档案管理权限制度

PAGE档案管理权限制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的安全与完整，规范档案管理权限，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的权限设定、操作流程及相关责任界定。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：强化档案安全保密意识，采取有效措施保障档案信息不被泄露、篡改或丢失。3.分级管理原则：根据档案的重要性、机密程度及使用频率等因素，实行分级分类管理，明确不同层级人员的管理权限。4.高效利用原则：在确保档案安全保密的前提下，优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责统筹规划、组织协调和监督指导公司档案管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善公司档案管理规章制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。4.对公司各部门档案管理工作进行定期检查和考核，提出改进意见和建议。5.组织开展档案鉴定、销毁等工作，确保档案的真实性、完整性和有效性。6.负责档案的查阅、借阅、利用等服务工作，为公司各项工作提供档案支持。（二）各部门档案管理员各部门设立档案管理员，负责本部门档案的日常收集、整理、保管和移交等工作。其主要职责包括：1.按照公司档案管理要求，及时收集本部门形成的各类文件材料，并进行初步整理。2.定期对本部门档案进行清查核对，确保档案的齐全完整。3.负责本部门档案的分类存放，做好档案的日常保管工作，防止档案损坏、丢失。4.根据档案管理部门的要求，按时将本部门应归档的档案移交至档案管理部门。5.协助档案管理部门做好本部门档案的查阅、借阅等服务工作。（三）档案管理人员职责分工档案管理部门应根据工作需要，对档案管理人员进行明确的职责分工，包括档案收集整理、档案保管、档案信息化管理、档案利用服务等岗位，确保各项工作有序开展。各岗位人员应严格履行其职责，相互协作配合，共同做好公司档案管理工作。三、档案分类及编号（一）档案分类公司档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、会议纪要、工作计划与总结、领导讲话、行政公文等。2.人力资源类：员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同、人事档案等相关文件。3.财务审计类：财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表、审计报告等相关文件。4.市场营销类：市场调研、营销策划、客户资料、销售合同、广告宣传等相关文件。5.技术研发类：研发项目立项、研发过程记录、技术文档、专利申请等相关文件。6.生产管理类：生产计划、生产流程、质量控制、设备管理、物资采购等相关文件。7.合同协议类：公司对外签订的各类合同、协议、意向书等。8.资质证照类：公司营业执照、资质证书、荣誉证书等相关文件。9.其他类：不属于以上各类的其他档案。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每类档案进行编号。编号采用数字编码方式，具体规则如下：1.一级编号：代表档案类别，用一位数字表示，如1代表行政管理类，2代表人力资源类等。2.二级编号：代表该类别下的二级分类，用两位数字表示，如01代表公司文件，02代表会议纪要等。3.三级编号：代表具体的档案案卷号，用三位数字表示，从001开始依次编号。例如，行政管理类下的公司文件，其编号为101，其中某一份具体文件的编号为101001。四、档案管理权限（一）档案查阅权限1.公司高层管理人员：可查阅公司各类档案，但涉及机密的档案需经档案管理部门负责人审批。2.部门负责人：可查阅本部门及相关业务部门的档案，查阅涉及其他部门的档案需经档案管理部门负责人审批。3.普通员工：因工作需要查阅本人所在部门的档案，由部门档案管理员协助办理；查阅其他部门档案需经所在部门负责人及档案管理部门负责人审批。（二）档案借阅权限1.公司高层管理人员：因工作需要借阅公司各类档案，经档案管理部门负责人审批后，可办理借阅手续。借阅期限根据实际需要确定，但最长不超过[X]个工作日。2.部门负责人：借阅本部门及相关业务部门的档案，经档案管理部门负责人审批后，可办理借阅手续。借阅期限最长不超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，需提前向档案管理部门申请。3.普通员工：一般情况下不允许借阅公司档案。如因特殊工作需要借阅本人所在部门档案，经所在部门负责人审批后，由部门档案管理员协助办理借阅手续，借阅期限最长不超过[X]个工作日。借阅涉及其他部门档案，需经所在部门负责人及档案管理部门负责人审批，借阅期限最长不超过[X]个工作日。（三）档案复制权限1.公司高层管理人员：根据工作需要，可复制公司各类档案，但涉及机密的档案需经档案管理部门负责人审批。2.部门负责人：可复制本部门及相关业务部门的档案，复制涉及其他部门的档案需经档案管理部门负责人审批。3.普通员工：因工作需要复制本人所在部门的档案，由部门档案管理员协助办理；复制其他部门档案需经所在部门负责人及档案管理部门负责人审批。复制档案应注明用途，并按照档案管理部门的要求进行登记。（四）档案销毁权限1.档案鉴定小组：由档案管理部门牵头，会同相关业务部门组成档案鉴定小组，负责对拟销毁的档案进行鉴定。鉴定小组应根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行逐一审查，提出销毁意见。2.销毁审批：经鉴定小组鉴定确需销毁的档案，应填写《档案销毁审批表》，详细注明档案名称、数量、销毁原因等信息，经公司分管领导审批后，方可进行销毁。3.销毁实施：档案销毁工作应在档案管理部门的监督下，由专人负责实施。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。销毁记录应长期保存。五、档案管理流程（一）档案收集1.各部门档案管理员应定期收集本部门形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.对于重要文件材料或涉及多个部门的文件材料，应及时与相关部门沟通协调，共同做好收集工作。3.档案收集过程中，应注意对文件材料的真实性、完整性和有效性进行审核，剔除重复、无效或不符合归档要求的文件材料，并对收集到的文件材料进行初步分类整理。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，应按照档案分类及编号规则，对档案进行进一步整理。2.整理过程中，应对档案进行分类、编号、编目、装订等工作，确保档案的整齐规范。3.对于破损、褪色或字迹模糊的档案，应进行修复或复制，以保证档案的可读性。4.建立档案目录数据库，将档案的基本信息录入数据库，便于查询和管理。（三）档案归档1.整理好的档案应及时归档，按照档案分类存放于相应的档案柜或库房中。2.档案归档时，应填写档案归档登记表，详细记录档案名称、编号、归档日期、保管期限等信息。3.定期对档案进行清查核对，确保档案的存放位置准确无误，账实相符。（四）档案保管1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.根据档案的保管期限和重要程度，对档案进行分类存放，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。对于易损档案，应采取特殊的保管措施，如进行数字化备份等。4.做好档案库房的环境卫生工作，保持库房整洁干燥，防止档案受到污染和损坏。（五）档案利用1.公司员工因工作需要查阅、借阅或复制档案时，应填写相应的申请表，注明查阅、借阅或复制的档案名称、用途、期限等信息，并按照档案管理权限规定进行审批。2.档案管理部门收到申请表后，应及时进行审核，对符合条件的申请予以批准，并办理相关手续。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。如需复印档案，应按照规定进行登记，并注明用途。4.借阅档案时，借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自带出公司。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.档案利用完毕后，借阅人员应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，确保档案的完整无损。六、档案信息化管理（一）信息化系统建设1.公司应建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.档案信息化管理系统应具备档案分类管理、权限控制、数据备份、安全审计等功能，确保档案信息的安全可靠。3.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，保证系统的正常运行和功能的不断完善。（二）档案数字化1.对公司重要档案和利用率较高的档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案数字化过程中，应严格按照相关标准和规范进行操作，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。3.对数字化档案进行分类存储，建立索引目录，便于快速检索和利用。（三）信息化安全管理1.加强档案信息化系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。2.对档案信息化系统的用户进行权限管理，严格控制用户的操作权限，确保只有授权人员才能访问和操作档案信息。3.定期对档案信息化系统进行安全审计，及时发现和处理安全隐患。4.做好档案数据的备份工作，定期将档案数据备份至磁带、光盘等存储介质，并异地存放，防止数据丢失。七、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对公司各部门档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的工作情况。2.监督检查可采取定期检查、不定期抽查等方式进行，对发现的问题应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.各部门应积极配合档案管理部门的监督检查工作，如实提供相关档案资料和工作情况。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，对公司各部门档案管理工作进行量化考核。2.考核评价指标