校本业务档案管理制度

PAGE校本业务档案管理制度一、总则（一）目的为加强我校校本业务档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校各部门、各学科组、各年级组以及全体教职工在校本业务活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则校本业务档案由学校档案管理部门集中统一管理，各部门、各学科组、各年级组应指定专人负责档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的规范化和制度化。2.真实性原则档案内容必须真实反映校本业务活动的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则全面收集校本业务活动中形成的各类文件、资料、数据等，保证档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及学校机密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门学校设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责全校校本业务档案的统筹管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本校档案管理制度和工作流程。2.负责全校校本业务档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。5.开展档案业务培训和指导工作，提高全校教职工的档案意识和业务水平。（二）各部门、各学科组、各年级组职责1.负责本部门、本学科组、本年级组校本业务档案的收集、整理和初步分类工作，并按照学校档案管理部门的要求及时移交档案。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和协调，确保档案工作的顺利开展。3.配合学校档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。（三）教职工职责1.严格遵守学校档案管理制度，在业务活动中及时形成、收集和整理各类文件、资料，并按照规定移交档案。2.积极配合学校档案管理部门的工作，提供真实、准确、完整的档案信息。3.不得擅自销毁档案或泄露档案机密。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.教学方面教学计划、教学大纲、教案、课件、教学总结等。学生成绩册、试卷、考试分析报告等。教学研究项目申报书、研究报告、成果鉴定材料等。教学观摩、公开课、示范课等活动的相关资料。2.科研方面科研项目申请书、立项通知书、研究计划、研究报告、论文发表、成果获奖等材料。学术讲座、学术交流活动的相关资料。3.师资队伍建设方面教师个人业务档案，包括学历、学位、职称、培训经历、教学成果、科研成果等。教师培训计划、培训记录、培训总结等。教师考核、评优、评先等材料。4.学生管理方面学生学籍档案，包括入学登记表、成绩单、奖惩记录、毕业登记表等。学生思想政治教育、心理健康教育等方面的材料。学生社团活动、社会实践活动等相关资料。5.行政管理方面学校工作计划、总结、规章制度等。会议记录、纪要、决议等。学校各类统计报表、财务报表等。学校与上级主管部门、其他单位的往来文件、信函等。（二）收集要求1.各部门、各学科组、各年级组应在业务活动结束后及时收集相关档案材料，并进行初步整理。2.档案材料应齐全、完整、真实，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.电子文件应同时收集，并确保其格式正确、内容完整、存储安全。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域和内容性质，将校本业务档案分为教学档案、科研档案、师资队伍建设档案、学生管理档案、行政管理档案等大类，每大类下再根据具体情况分为若干小类。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的管理和查询。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，目录应打印成册，并建立电子目录数据库。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。四、档案的保管与保护（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持通风良好、温度适宜。（二）保管期限校本业务档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案学校重要的规章制度、会议记录、决议等。学校的历史沿革、大事记等。学校与上级主管部门及其他单位签订的重要合同、协议等。学校获得的重大荣誉、奖励等材料。涉及学校机密和个人隐私的档案。2.长期保管的档案教学计划、教学大纲、教案、课件等教学档案。科研项目申请书、立项通知书、研究报告等科研档案。教师个人业务档案。学生学籍档案。学校年度工作计划、总结等行政管理档案。保管期限为1～50年。3.短期保管的档案临时性的教学、科研、管理等活动形成的档案。一般性的统计报表、财务报表等。保管期限为1～5年。（三）定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等。对发现的问题及时采取措施进行处理，确保档案的安全和完整。（四）保护措施1.对纸质档案应定期进行消毒、杀虫处理，防止档案霉变、虫蛀。2.对电子档案应定期进行备份，存储在安全可靠的介质上，并建立异地备份制度，防止数据丢失。3.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃～24℃之间，相对湿度应保持在45%～60%之间。4.档案库房应配备必要的消防器材设备，并定期进行检查和维护，确保消防设施完好有效。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.服务学校教学、科研、管理等各项工作的原则。2.方便利用、提高效率的原则。3.严格遵守保密制度的原则。（二）利用方式1.查阅学校教职工因工作需要可到档案管理部门查阅校本业务档案。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.借阅确因工作需要必须借出档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损，不得擅自复制档案。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用目的、查阅或借阅档案内容等信息。利用登记记录应妥善保存，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由学校分管领导担任组长，档案管理部门负责人及相关业务部门负责人为成员。鉴定工作领导小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织开展档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和现实利用价值，对档案进行鉴定。2.对保管期满且已失去利用价值的档案，经鉴定工作领导小组审核批准后，予以销毁。3.对涉及学校机密和个人隐私的档案，应按照保密规定进行处理，不得擅自销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门对拟销毁的档案进行造册登记，注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.将造册登记的档案清单提交档案鉴定工作领导小组审核。3.经