建立工作档案管理制度

PAGE建立工作档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司工作档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高工作效率，为公司各项决策提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一原则：公司工作档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和利用。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映工作实际情况，数据准确无误，手续完备。3.分类科学原则：按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找。4.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善公司工作档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类工作档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立档案信息管理系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。4.定期对档案进行鉴定，按照规定进行销毁处理。5.负责向公司内部各部门提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用登记工作。6.对公司各部门的档案管理工作进行指导和监督，定期组织档案管理培训。（二）各部门档案管理职责1.负责本部门工作档案的收集、整理和初步归档工作，并定期移交公司档案管理部门。2.明确本部门兼职档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作。3.严格按照公司档案管理制度的要求，做好本部门档案的保管和安全保密工作。4.根据工作需要，向公司档案管理部门提出档案查阅、借阅申请，并配合做好相关工作。（三）员工个人职责1.员工在工作过程中应及时将形成的各类档案资料整理好，移交本部门兼职档案管理人员。2.严格遵守公司档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。3.积极配合公司档案管理部门的工作，提供真实、准确的档案信息。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、证照等。2.人事档案：员工个人基本信息、劳动合同、薪酬福利、培训记录、考核评价等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务档案：与公司业务相关的合同协议、项目资料、市场调研、客户信息等。5.技术档案：公司技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件、技术标准等。6.其他档案：不属于以上分类的其他各类档案。（二）编号规则1.档案编号采用“分类代码+年度+流水号”的形式。2.分类代码：按照上述档案分类，分别用一位大写字母表示，如“A”代表行政档案，“P”代表人事档案，“F”代表财务档案，“B”代表业务档案，“T”代表技术档案，“O”代表其他档案。3.年度：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如，一份2023年形成的行政档案，编号为“A2023001”；一份2022年的人事档案，编号为“P2022005”。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门兼职档案管理人员应定期收集本部门的工作档案，确保档案的及时归档。2.对于重要的、紧急的档案资料，应及时收集并移交公司档案管理部门。3.员工在离职时，应将个人保管的公司档案资料全部移交本部门兼职档案管理人员。（二）整理方法1.档案管理人员对收集到的档案资料进行分类整理，按照档案编号规则进行编号。2.对每份档案资料进行编目，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.去除档案资料中的金属物，如订书钉、回形针等，确保档案的整洁。4.对于破损、褪色的档案资料，应进行修复或复制，保证档案的完整性。五、档案的归档与保管（一）归档程序1.各部门兼职档案管理人员将整理好的档案资料定期移交公司档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，核对档案的完整性、准确性和编号的规范性。3.审核无误后，将档案存入档案库房，并在档案管理系统中进行登记。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案：涉及公司重大权益、核心机密、重要历史资料等，如公司章程、股东会议记录、重大合同协议等。3.长期保管的档案：保管期限为10年以上（含10年），主要包括公司重要业务文件、财务报表、人事档案等。4.短期保管的档案：保管期限为110年，如一般性的行政文件、业务往来信函等。（三）保管方式1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息。4.定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时处理，并做好记录。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案资料，并安排专人陪同查阅，确保档案的安全。3.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案资料，如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门负责人同意。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自带出公司。如因特殊情况需要带出公司，应经档案管理部门负责人批准，并办理相关手续。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。（三）保密要求1.查阅和借阅档案的人员应严格遵守公司保密制度，不得泄露档案内容。2.对于涉及公司机密的档案，档案管理部门应采取特殊的保密措施，如限制查阅范围、加密存储等。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和公司分管领导组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》。（二）销毁程序1.《档案销毁清单》经公司分管领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁情况报告档案管理部门负责人。八、档案信息化管理（一）建立档案信息管理系统1.公司应建立档案信息管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用等功能。2.档案信息管理系统应具备用户权限管理、数据备份与恢复、安全审计等功能，确保档案信息的安全。（二）档案数字化1.对重要的、利用率高的档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，便于长期保存和利用。2.档案数字化应按照相关标准和规范进行操作，确保数字化档案的质量。（三）电子档案管理1.电子档案