进出口档案管理制度

PAGE进出口档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司进出口档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保存，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及进出口业务的部门及相关人员所形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司进出口档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和提供利用。2.完整准确原则确保进出口档案的内容完整、准确，如实反映公司进出口业务的全过程。3.安全保密原则采取有效措施，确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.便于利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责进出口档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和公司实际情况制定和完善进出口档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理负责收集、整理公司进出口业务活动中形成的各类档案，包括合同、发票、提单、报关单、报检单等，并按照规定进行分类、编号、编目等工作。3.档案保管提供安全、适宜的档案保管环境，确保档案的实体安全，定期对档案进行检查、清点，及时发现并处理档案保管中存在的问题。4.档案利用服务建立档案查阅、借阅登记制度，为公司内部各部门及相关人员提供档案查阅、借阅服务，根据需要编制档案检索工具，提高档案利用效率。5.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，提出档案销毁意见，经公司领导批准后，按照规定程序进行档案销毁。6.档案信息化管理推进进出口档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作的信息化水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类进出口档案按照业务类型、文件性质等进行分类，主要分为以下几类：1.合同类包括进出口贸易合同、代理合同、加工贸易合同等。2.单据类如发票、装箱单、提单、运单、报关单、报检单等。3.许可证类进出口许可证、配额证、原产地证书等。4.商务文件类商务信函、传真、电子邮件、会议纪要等。5.财务文件类进出口业务的财务报表、结算凭证、税务文件等。6.其他类与进出口业务相关的其他文件、资料，如产品说明书、技术文件等。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用“年份+类别代码+流水号”的方式，例如：2A001，其中“2”代表年份，“A”代表合同类，“001”代表该类档案的流水号。具体编号规则如下：1.年份：取公元纪年的最后两位数字，如2023年表示为“23”。2.类别代码：根据档案分类设置相应的类别代码，具体如下：合同类：A单据类：B许可证类：C商务文件类：D财务文件类：E其他类：F3.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编排，从“001”开始。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门职责公司各涉及进出口业务的部门负责本部门业务活动中形成档案的收集工作，并按照规定定期移交档案管理部门。2.收集要求档案内容应真实、完整、有效，字迹清晰，载体符合要求。对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。收集的档案应齐全，包括文件的正本、副本、附件等。（二）档案整理1.整理原则遵循档案形成的规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法分类：按照档案分类标准对收集到的档案进行分类。编号：根据档案编号规则对每一份档案进行编号。编目：编制档案目录，包括档号（编号）、题名（文件标题）、日期、责任者（发文单位或个人）、保管期限等内容。装订：对纸张规格不一致、破损的档案进行修整、裱糊和装订，保持档案的整齐美观。五、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。（二）档案存放方式1.纸质档案按照档案类别和编号顺序排列上架存放，便于查找和管理。2.电子档案存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放，确保数据的安全性。（三）档案保管期限根据国家有关规定及公司实际情况，确定进出口档案的保管期限，主要分为永久、长期和短期三种：1.永久保管反映公司进出口业务重大历史事件、重要决策、核心业务等具有长远利用价值的档案，如公司成立以来的重要进出口贸易合同、涉及重大项目的相关文件等。2.长期保管保管期限为10年以上（含10年）的档案，如一般进出口贸易合同、常规业务的财务文件等。3.短期保管保管期限为19年的档案，如一般性的商务信函、日常业务单据等。（四）档案定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等。对发现的问题及时进行处理，并做好检查记录。1.月度检查档案管理人员每月对档案库房进行一次巡查，检查档案的存放是否整齐、有无损坏等情况。2.年度全面检查每年年底对档案进行一次全面检查，包括档案的数量核对、质量检查、保管期限审查等，对检查结果进行详细记录，并形成年度检查报告。六、档案的利用（一）查阅与借阅1.内部查阅公司内部各部门因工作需要查阅进出口档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理人员应根据申请提供相应的档案，并做好查阅登记工作。2.借阅因特殊情况需要借阅进出口档案的，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人、档案管理部门负责人和公司分管领导签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。档案管理人员应对借阅情况进行跟踪，确保档案按时归还。（二）利用限制1.涉及公司商业秘密、国家机密的进出口档案，未经公司授权，不得对外提供查阅、借阅，不得泄露档案内容。2.查阅、借阅档案时，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。3.如需复印档案，应经档案管理部门负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行，复印件应与原件核对无误后加盖档案管理部门印章。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定档案管理部门定期对已到保管期限的进出口档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、财务部门代表等组成。鉴定小组根据档案的保存价值、历史意义、现实利用情况等，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细列出档案的档号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人、公司分管领导签字批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，销毁过程应进行现场监督，并在《档案销毁清