房务部部门档案管理制度

PAGE房务部部门档案管理制度一、总则（一）目的为加强房务部档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，为部门工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于房务部全体员工在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：房务部档案由专人负责集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理职责（一）部门经理职责1.全面负责房务部档案管理工作，制定档案管理工作计划和目标。2.监督档案管理制度的执行情况，对档案管理工作进行指导和检查。3.审核重要档案的保管期限、密级等，确保档案管理符合规定要求。4.协调解决档案管理工作中的重大问题，保障档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理员职责1.负责房务部档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.按照档案管理规定，对档案进行分类、编号、编目等，建立健全档案检索体系。3.做好档案的安全保密工作，定期检查档案保管情况，防止档案损坏、丢失和泄密。4.负责档案的借阅、归还登记工作，按照规定办理档案借阅手续，及时催还逾期借阅的档案。5.协助部门领导和相关人员查阅档案资料，提供必要的档案信息服务。6.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进建议，不断提高档案管理水平。（三）各岗位员工职责1.负责本岗位工作中形成的各类文件资料的收集、整理，并及时移交档案管理员。2.严格遵守档案管理制度，妥善保管好个人手中的档案资料，不得擅自销毁、涂改或转借他人。3.在工作中需要查阅档案时，按照规定办理借阅手续，确保档案的安全和完整。三、档案的分类与编号（一）档案分类房务部档案分为以下几类：1.行政管理类：包括部门工作计划、总结、报告、会议记录、规章制度、人事档案等。2.客房业务类：包括客房预订记录、入住登记、退房记录、客房清洁检查表、维修记录等。3.服务质量类：包括客户投诉处理记录、服务质量评估报告、表扬信与投诉信等。4.物资管理类：包括客房物资采购计划、库存清单、物资领用记录等。5.培训资料类：包括员工培训计划、培训教材、培训考核记录等。6.其他类：不属于以上分类的其他档案资料。（二）档案编号1.档案编号采用“分类代码+年度+流水号”的方式编制。2.分类代码：按照档案分类类别，分别用一位大写字母表示，如“A”表示行政管理类，“B”表示客房业务类等。3.年度：用四位阿拉伯数字表示档案形成的年份，如“2023”。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，用三位阿拉伯数字依次编号，如“001”。5.例如，一份2023年形成的行政管理类档案，编号为“A2023001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围及要求1.各岗位员工应及时将工作中形成的具有保存价值的文件资料收集齐全，包括纸质文件、电子文件、照片、录像等。2.收集的文件资料应内容完整、字迹清晰、签署齐全，确保文件的真实性和有效性。3.对于重要文件的初稿、修改稿、定稿等应一并收集，以便全面反映文件的形成过程。（二）整理原则与方法1.档案整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案分类标准，对收集到的文件资料进行分类整理。3.每份文件应进行编号、编目，填写文件题名、日期、来源（作者）、保管期限等信息。4.对于纸质文件，应去除金属物，破损文件应进行修补或复制，字迹模糊的文件应进行字迹清晰处理。5.电子文件应按照存储格式和内容进行分类整理，建立电子文件目录，并确保电子文件的可读性和可利用性。五、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理员应定期对整理好的档案进行归档，确保档案及时归入相应的档案类别和年度。2.归档的档案应编制档案目录，一式两份，一份随档案装订成册放在档案盒内，一份单独保存作为档案检索工具。3.档案盒应标明档案类别、年度、起止编号等信息，便于查找和管理。（二）保管期限1.房务部档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：反映部门主要职能活动和历史面貌的，对部门工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案资料。3.长期保管的档案：保管期限为16年至50年的档案资料，主要是在较长时间内对部门工作有查考利用价值的文件。4.短期保管的档案：保管期限为1年至15年的档案资料，主要是在较短时间内对部门工作有参考价值的文件。5.具体档案保管期限参照国家有关档案保管期限规定及部门实际情况确定。（三）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和年度顺序排列，确保档案存放整齐、有序。2.档案柜应保持清洁、干燥，避免档案受潮、发霉、虫蛀等。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，定期进行备份，防止数据丢失。备份存储设备应异地存放，以确保数据安全。4.照片、录像等特殊载体档案应按照相关规定进行整理和保管，确保其完整性和可读性。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.部门内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经部门经理批准后，到档案管理员处查阅。2.查阅档案时，档案管理员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.外单位人员因工作需要借阅房务部档案时，须持有单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经部门经理审核，报公司主管领导批准后方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅档案时，档案管理员应向借阅人员详细说明档案的保管要求和注意事项，并办理借阅登记手续，明确借阅人员的责任。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复印、摘录、传播档案内容。4.借阅人员归还档案时,档案管理员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定档案价值的原则。2.根据档案保管期限表和实际情况，对已到保管期限的档案进行鉴定，确定其是否仍有保存价值。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定小组，由部门经理担任组长，档案管理员及相关业务骨干为成员。2.档案鉴定小组定期对到期档案进行鉴定，逐份审查档案内容，根据档案的价值和保管期限，提出鉴定意见。3.对确定无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，详细说明档案名称、数量、销毁原因及鉴定意见等，经部门经理审核，报公司主管领导批准后进行销毁。（三）销毁方式1.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，确保档案信息彻底销毁，防止档案内容泄露。2.对于纸质档案，一般采用焚烧或粉碎的方式进行销毁；对于电子档案，应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并对存储设备进行格式化处理。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人员应在销毁清单上签字确认，确保销毁工作的真实性和完整性。销毁清单应永久保存。八、档案管理的信息化建设（一）信息化管理目标1.建立房务部档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理工作的效率和准确性。2.通过信息化手段，实现档案的快速检索、借阅登记、统计分析等功能，为部门工作提供便捷的档案信息服务。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备和档案管理软件，确保档案信息化管理工作的顺利开展。2.档案管理员应熟练掌握档案管理软件的操作技能，并负责档案信息的录入、维护和更新工作。3.建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，并将备份数据存储在安全可靠的存储设备上，防止数据丢失。4.加强对档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限管理，防止未经授权的人员访问档案信息系统，确保档案信息的安全。九、档案管理的监督与考核（一）监督机制1.部门经理应定期对档案管理工作进行检查和监督，发现问题及时督促整改。2.公司相关部门应不定期对房务部档案管理工作进行抽查，对发现的问题提出整改