资料档案管理制度八防

PAGE资料档案管理制度八防一、总则（一）目的为了加强公司资料档案的管理，确保资料档案的安全与完整，提高资料档案的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在资料档案管理方面的活动。（三）基本原则1.真实性原则：资料档案应如实反映公司各项业务活动的实际情况。2.完整性原则：确保资料档案的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.准确性原则：资料档案的内容应准确无误，数据真实可靠。4.安全性原则：采取有效措施，防止资料档案的损坏、丢失、泄露等情况发生。5.规范性原则：资料档案的管理应符合国家法律法规、行业标准以及公司内部的相关规定。二、八防具体措施（一）防火1.档案库房建设档案库房应采用不燃或难燃材料进行装修，如防火墙、防火门、防火卷帘等。库房内的电气线路应采用防火电缆，并穿金属管保护，严禁私拉乱接电线。2.消防设施配备库房内应配备足够数量的灭火器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。安装火灾自动报警系统和自动喷水灭火系统，以便在火灾发生时能够及时发现并扑救。3.人员培训与应急演练对档案管理人员进行消防安全培训，使其熟悉火灾预防知识和灭火技能。定期组织消防应急演练，提高员工在火灾发生时的应急处置能力。（二）防潮1.库房环境控制档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。安装温湿度调节设备，如空调、除湿机等，确保库房内温湿度符合要求。2.档案存储方式档案应存放在专用的档案架或档案柜中，与地面和墙壁保持一定距离，以利于通风防潮。对于纸质档案，应采用密封包装或使用防潮材料进行包裹，防止受潮。3.定期检查与维护定期对档案进行检查，查看是否有受潮发霉的情况，如发现问题应及时采取措施处理。对库房内的通风设备、温湿度调节设备等进行定期维护，确保其正常运行。（三）防虫1.库房清洁与消毒保持档案库房的清洁卫生，定期打扫地面、擦拭档案架和档案柜，清除灰尘和杂物。定期对库房进行消毒，可采用物理消毒或化学消毒方法，但要注意消毒药剂对档案的影响。2.防虫措施在库房内放置防虫药品，如樟脑丸、驱虫剂等，但要注意避免与档案直接接触。对档案进行防虫处理，可采用防虫包装材料或在档案中添加防虫药剂。3.防虫检查与处理定期检查档案是否有虫害迹象，如发现害虫应及时采取措施进行杀灭，防止虫害扩散。对受虫害影响的档案进行单独存放，并进行处理，如熏蒸、冷冻等。（四）防盗1.库房安全设施档案库房应安装防盗门窗、防盗报警装置等安全设施，确保库房安全。库房门锁应采用防盗性能良好的锁具，并定期更换钥匙。2.人员出入管理严格控制档案库房的人员出入，非档案管理人员未经批准不得进入库房。档案管理人员进入库房时应进行登记，记录出入时间、人员姓名等信息。3.监控与巡查在库房内安装监控摄像头，对库房进行24小时监控，确保库房内情况随时可查。定期对库房进行巡查，查看安全设施是否正常运行，是否有异常情况发生。（五）防光1.库房照明设计档案库房的照明应采用无紫外线的灯具，避免光线对档案造成损害。合理设计照明布局，确保库房内光线均匀，避免局部光线过强。2.档案存储环境档案应存放在光线较暗的区域，避免阳光直射。对于需要查阅的档案，应在专门的查阅区域进行，查阅区域的照明应符合防光要求。3.防光措施在库房窗户上安装遮光窗帘，防止阳光进入库房。对档案进行防光包装，如使用避光材料进行包裹。（六）防尘1.库房清洁与密封保持档案库房的清洁卫生，定期打扫地面、擦拭档案架和档案柜，清除灰尘。库房应保持良好的密封性，防止灰尘进入。2.档案整理与存放对档案进行整理时，应在清洁的环境中进行，避免灰尘沾染档案。档案应存放在密封的档案盒或档案袋中，减少灰尘接触。3.防尘设备在库房入口处安装防尘垫，防止人员将灰尘带入库房。可在库房内安装空气过滤设备，过滤空气中的灰尘。（七）防鼠1.库房环境整治保持档案库房的清洁卫生，清除库房内的食物残渣和垃圾，减少老鼠的食物来源。封堵库房内的孔洞和缝隙，防止老鼠进入。2.防鼠设施在库房内放置鼠夹、鼠笼、粘鼠板等灭鼠工具，并定期检查和更换。安装防鼠板，防止老鼠爬上档案架和档案柜。3.防鼠检查与处理定期检查库房内是否有老鼠活动迹象，如发现老鼠应及时采取措施进行捕杀。对受老鼠破坏的档案进行清理和修复，确保档案的完整性。（八）防磁1.档案存储介质选择对于电子档案，应选择质量可靠、防磁性能良好的存储介质，如磁带、光盘、硬盘等。避免使用易受磁场影响的存储介质，如软盘等。2.防磁环境档案库房应远离强磁场源，如变压器、电机等。在库房内避免使用产生磁场的设备，如微波炉、电磁炉等。3.防磁措施对电子档案进行防磁包装，如使用防磁袋、防磁盒等。定期对电子档案进行检查，查看存储介质是否有磁性变化，如有问题应及时处理。三、资料档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各类业务活动中形成的文件、合同、报表、报告等纸质资料。2.公司的电子文档，包括办公软件文档、数据库文件、图片、音频、视频等。3.公司的财务档案，如会计凭证、账簿、报表等。4.公司的人事档案，如员工简历、入职离职手续、培训记录等。5.公司的项目档案，如项目立项文件、项目进度报告、项目验收文件等。（二）收集要求1.各部门应按照规定的时间和要求，及时将本部门产生的资料档案收集整理后移交至档案管理部门。2.资料档案应真实、完整、准确，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。3.对于电子档案，应确保其格式规范、内容清晰，便于长期保存和查阅。（三）整理方法1.分类：按照资料档案的类别、年度、保管期限等进行分类。2.编号：为每一份资料档案编制唯一的编号，以便于管理和查找。3.编目：编制资料档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。4.装订：对于纸质档案，应进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、资料档案的保管（一）保管期限划分1.永久保管：涉及公司核心机密、重要历史资料、法律法规规定需永久保存的档案。2.长期保管：保管期限为10年以上（含10年）的档案，如公司重要业务合同、财务报表等。3.短期保管：保管期限为110年的档案，如一般性业务文件、日常办公资料等。（二）保管方式1.纸质档案：存放在专用的档案库房中，按照分类和编号顺序排列存放。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。3.特殊档案：对于一些特殊的资料档案，如珍贵文物、机密文件等，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、专人保管等。（三）保管期限管理1.档案管理部门应定期对资料档案的保管期限进行检查和核对，确保档案的保管期限符合规定。2.对于已到保管期限的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。五、资料档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅资料档案，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的资料档案，查阅人员应经过公司保密委员会批准，并在档案管理部门的监督下查阅。3.外部单位查阅公司资料档案，应提前提交查阅申请，经公司相关领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（二）查阅登记1.档案管理部门应对查阅资料档案的人员进行登记，记录查阅时间、人员姓名、查阅内容等信息。2.查阅人员应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。（三）利用方式1.资料档案的利用方式包括查阅、借阅、复制等。2.借阅资料档案应填写借阅申请表，经批准后办理借阅手续，借阅期限不得超过规定时间。3.复制资料档案应经过档案管理部门同意，并按照规定的程序进行复制。六、资料档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立资料档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、财务人员、法务人员等组成。（二）鉴定标准1.根据资料档案的保管期限、重要性、完整性等因素进行鉴定。2.对于已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，确定销毁清单。2.档案管理部门按照销毁清单对档案进行销毁，销毁过程应进行记录。3.销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由销毁人员签字确认。七、资料档案管理的监督与检查（一）监督部门公司设立资料档案管理监督小组，由公司办公室、审计部门等组成，负责对资料档案管理工作进行监督检查。（二）检查内容1.资料档案管理制度的执行情况。2.资料档案的收集、整理、保管、查阅、利用、鉴定、销毁等环节的工作质量。3.资料档案管理设施设备的运行情况。（三）检查频率定期对资料档案管理工作进行检查，每年至少进行一次全面检查。（四