承装修技术档案管理制度

PAGE承装修技术档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司承装修技术档案管理，确保技术档案的完整性、准确性和系统性，为公司的生产经营、技术创新、质量管理等提供有力支持，依据相关法律法规和行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及承装修工程技术活动形成的档案资料管理，包括工程规划、设计、施工、验收等全过程产生的各类文件、图纸、记录等。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司设立专门的技术档案管理部门，对承装修技术档案进行集中统一管理，确保档案资料的完整性和一致性。2.真实准确原则技术档案应如实反映工程实际情况，数据准确、内容完整，严禁弄虚作假。3.及时归档原则各类技术文件和资料应在规定的时间内及时归档，确保档案的时效性。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保技术档案的安全，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）技术档案管理部门职责1.负责制定和完善公司承装修技术档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司承装修技术档案，包括档案的收集、整理、分类、编目、存储、保管和利用等工作。3.指导和监督各部门做好技术文件和资料的形成、积累、整理和归档工作。4.定期对技术档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。5.负责技术档案的安全保密工作，制定安全保密措施，防止档案损坏、丢失和泄密。6.按照规定向有关部门和单位提供技术档案的查阅、借阅服务。（二）各部门职责1.负责本部门承装修工程技术文件和资料的形成、积累和整理工作，并按照规定的时间和要求移交技术档案管理部门。2.明确专人负责本部门技术文件和资料的管理，确保文件资料的完整、准确和及时归档。3.配合技术档案管理部门做好档案的清查、核对等工作，提供必要的协助。4.在利用技术档案时，应遵守公司的档案管理制度，不得擅自涂改、转借、复印或销毁档案。（三）档案管理人员职责1.认真学习和掌握国家有关档案管理的法律法规和行业标准，熟悉公司承装修技术档案管理制度。2.负责技术档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、存储、保管和利用等，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.对接收的档案进行认真审核，确保档案的质量符合要求。4.定期对档案进行清查、核对，及时发现和解决档案管理中存在的问题。5.做好档案的安全保密工作，严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案信息泄露。6.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.工程规划阶段：项目立项文件、可行性研究报告、环境影响评价报告、规划设计方案等。2.工程设计阶段：初步设计文件、施工图设计文件、设计变更通知等。3.工程施工阶段：施工组织设计、施工方案、技术交底记录、施工日志、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。4.工程验收阶段：竣工验收报告、质量检验评定报告、工程竣工图等。5.其他与承装修工程技术相关的文件和资料，如技术总结、科研成果、获奖证书等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责技术文件和资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。2.收集的文件资料应真实、准确、完整，签字盖章手续齐全。3.对收集到的文件资料应进行初步整理，剔除重复、无效的文件，确保文件资料的质量。（三）整理方法1.分类按照承装修工程的不同阶段、不同专业和不同类别，对技术档案进行分类。一般可分为工程前期文件、设计文件、施工文件、验收文件等类别。2.编号为便于档案的管理和查找，对每一份档案应进行编号。编号应具有唯一性和系统性，可采用分类编号或流水编号等方式。3.编目对整理好的档案应进行编目，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，确保目录清晰、准确。4.装订对纸张较大或较厚的文件资料，应进行装订，使其整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得损坏文件内容。四、档案的分类与编号（一）分类标准1.工程前期文件包括项目立项、可行性研究、环境影响评价、规划设计等方面的文件。2.设计文件包括初步设计、施工图设计、设计变更等文件。3.施工文件包括施工组织设计、施工方案、技术交底、施工日志、材料检验、隐蔽工程验收、分项分部工程质量验收等文件。4.验收文件包括竣工验收报告、质量检验评定报告、工程竣工图等文件。5.其他文件包括技术总结、科研成果、获奖证书等与承装修工程技术相关的文件。（二）编号规则1.档案编号采用“分类号+流水号”的方式。2.分类号按照上述分类标准进行编制，用大写字母表示不同的类别，如“GQ”表示工程前期文件，“SJ”表示设计文件，“SG”表示施工文件，“YS”表示验收文件，“QT”表示其他文件。3.流水号为每一类档案的顺序号，用阿拉伯数字表示，从001开始依次编号。4.例如，一份工程前期文件的编号为“GQ001”，一份设计变更文件的编号为“SJ002”。五、档案的存储与保管（一）存储方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式。2.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照分类顺序排列，便于查找和管理。3.电子档案应存储在服务器或光盘等存储介质上，并进行备份，确保数据的安全性和完整性。（二）保管期限1.工程前期文件、设计文件、施工文件、验收文件等档案的保管期限应根据国家有关规定和公司实际情况确定，一般分为长期、中期和短期。2.长期保管期限为50年以上，中期保管期限为10年至50年，短期保管期限为10年以下。3.其他文件的保管期限可根据实际情况确定。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案柜应定期进行检查和维护，确保档案的安全存放。3.对电子档案应定期进行备份，并进行病毒查杀，防止数据丢失和损坏。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失和泄密。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅技术档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容和查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，到技术档案管理部门查阅。2.技术档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的档案资料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人、查阅内容、归还日期等。3.查阅档案时，应在指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经技术档案管理部门负责人同意，并办理相关手续。4.查阅人员应爱护档案资料，不得涂改、损坏、转借或丢失档案。查阅完毕后应及时归还档案。（二）借阅规定1.公司外部单位或个人因工作需要借阅技术档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容和借阅时间等，经公司主管领导签字同意后，到技术档案管理部门办理借阅手续。2.技术档案管理部门应根据借阅申请表，与借阅单位或个人签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务，并收取一定的押金。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理延期手续。4.借阅人员应妥善保管档案资料，不得擅自转借、复印或泄露档案内容。借阅完毕后应及时归还档案，并办理归还手续。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告技术档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由技术档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。档案鉴定小组负责对档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、价值、保管期限等进行全面审查和分析。2.查阅档案的利用情况，了解档案的实际利用价值。3.参考国家有关档案鉴定的标准和规定，结合公司实际情况，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经档案鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、销毁原因等，经公司主管领导签字同意后进行销毁。2.档案