装修公司档案管理制度

PAGE装修公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司经营管理、业务拓展、客户服务等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理公司在经营管理活动中产生的各类档案，保证档案的齐全。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、客户隐私等重要档案进行保密管理。5.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、借阅和利用。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立档案信息管理系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理效率和利用水平。4.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训，提高员工的档案管理意识和业务能力。5.负责公司档案的对外查阅、借阅和利用服务工作，严格按照规定办理相关手续。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门档案的收集、整理和移交工作。2.各部门应指定专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时收集、分类整理和妥善保管，并按照公司规定定期向综合管理部移交档案。3.在日常工作中，各部门应严格遵守档案管理制度，规范档案的形成、积累和保管，防止档案的丢失、损坏和泄密。三、档案分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定，会议纪要、决议，工作计划、总结，行政公文、通知、通报等。2.人力资源类：员工招聘、录用、培训、考核、晋升、奖惩、离职等相关文件，劳动合同、社保资料，人事档案等。3.财务审计类：财务预算、决算、报表，会计凭证、账簿，审计报告、审计资料等。4.市场营销类：市场调研、分析报告，营销策划、方案，客户信息、合同，广告宣传资料等。5.工程管理类：装修项目立项、设计、施工、验收等相关文件，工程合同、协议，施工图纸、资料，工程变更记录等。6.采购管理类：采购计划、订单，供应商资料、合同，采购发票、验收报告等。7.质量管理类：质量管理制度、标准，质量检验报告、记录，质量事故处理资料等。8.安全管理类：安全管理制度、预案，安全检查记录、报告，安全事故处理资料等。9.客户服务类：客户投诉、建议记录，售后服务资料，客户满意度调查结果等。10.其他类：不属于以上分类的其他重要文件和资料。（二）档案编号档案编号采用“分类号+年度+流水号”的方式，具体如下：1.分类号：根据档案分类确定，用大写字母表示，如“A”代表行政管理类，“B”代表人力资源类等。2.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”代表2023年度。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位阿拉伯数字编号，从“0001”开始。例如，行政管理类2023年度的第10份文件编号为“A20230010”。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理制度的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类档案资料，并定期移交综合管理部。2.档案收集范围包括但不限于纸质文件、电子文件、图表、照片、录音、录像等各种载体形式的资料。3.对于重要会议、活动、项目等形成的档案资料，相关部门应在结束后及时整理并移交综合管理部，确保档案的完整性和及时性。（二）档案整理1.综合管理部收到各部门移交的档案后，应按照档案分类和编号规则进行整理。2.档案整理包括对文件资料的分类、排序、编目、装订等工作，确保档案资料的整齐、规范。3.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行整理存储，并建立相应的索引目录，便于查询和利用。4.在整理过程中，应剔除重复、无效的文件资料，对破损、褪色的文件进行修复或复制，确保档案的质量。五、档案归档与保管（一）档案归档1.整理好的档案应及时归档，按照档案分类顺序放入相应的档案柜或存储设备中，并建立档案目录索引。2.档案归档应做到分类准确、编号清晰、排列有序，便于查找和利用。3.对于重要档案和长期保存的档案，应进行备份存储，备份方式可采用光盘、硬盘、磁带等多种形式，并定期进行检查和更新。（二）档案保管1.综合管理部应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对档案应定期进行检查和清点，发现问题及时处理，如档案损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取补救措施，并做好记录。4.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确因工作需要进入的，应经综合管理部负责人批准，并进行登记。六、档案查阅与借阅（一）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。2.综合管理部档案管理人员应根据申请表提供的信息，迅速查找相关档案，并在指定地点提供查阅服务。查阅人员应在规定时间内完成查阅，并将档案归还档案管理人员。3.查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏档案内容。如需复印或摘录档案资料，应经综合管理部负责人批准，并按照规定办理相关手续。（二）档案借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称和编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人和综合管理部负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管所借档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播、泄露档案内容。如发现档案丢失、损坏或泄密等情况，应及时报告综合管理部，并承担相应的责任。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还所借档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。七、档案保密与安全（一）档案保密1.公司全体员工应严格遵守国家有关保密法律法规和公司档案保密制度，对涉及公司商业秘密、客户隐私等重要档案资料予以保密。2.档案管理人员应加强对档案保密工作的管理，严格控制档案的查阅和借阅范围，对涉及保密内容的档案应采取加密存储、专人保管等措施。3.在档案整理、归档、保管、利用等过程中，如发现档案内容涉及保密信息，应按照保密规定进行处理，防止泄密事件的发生。4.对违反档案保密制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，构成犯罪的，将依法追究刑事责任。（二）档案安全1.综合管理部应建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备设施的安全管理，确保档案的实体安全。2.档案管理人员应定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患，如防火、防盗、防潮、防虫等方面的问题。3.加强对档案信息系统的安全管理，设置用户权限，定期进行数据备份和维护，防止数据丢失、损坏或被非法篡改。4.如发生档案安全事故，应立即采取应急措施，保护现场，并及时报告公司领导和相关部门，配合有关部门进行调查处理。八、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.综合管理部应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。档案保管期限分为永久、长期和短期三种，具体划分标准按照国家有关规定执行。2.档案鉴定工作应成立鉴定小组，由综合管理部负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，对档案进行全面审查和评估，提出鉴定意见。3.鉴定结果应形成书面报告，经公司领导批准后存档。（二）档案销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，应按照公司规定进行销毁。档案销毁前，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，经鉴定小组审核、公司领导批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应指定专人