文书档案管理工作制度

PAGE文书档案管理工作制度一、总则（一）目的为加强公司文书档案管理工作，确保文书档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的各类文书档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司文书档案由公司综合管理部门集中统一管理，各部门应指定专人负责本部门文书档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则文书档案应如实反映公司各项工作活动的真实情况，严禁伪造、篡改档案内容。3.完整性原则对公司各项工作活动中形成的具有保存价值的文书材料，应全面收集、整理，确保档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、敏感信息等的文书档案，应采取有效的保密措施，防止档案信息泄露。二、文书档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司文书档案管理制度。2.负责公司文书档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等日常管理工作。3.建立健全公司文书档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.定期对公司文书档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。5.负责公司文书档案的信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.组织开展公司文书档案管理工作的培训和宣传，提高员工的档案意识和业务水平。7.负责与上级主管部门、档案行政管理部门等相关单位的沟通协调，及时报送公司档案工作情况。（二）各部门职责1.负责本部门文书材料的形成、积累和整理工作，确保文书材料的齐全、完整。2.按照公司文书档案管理制度的要求，定期将本部门的文书档案移交至综合管理部门，并办理交接手续。3.配合综合管理部门做好本部门文书档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。4.负责对本部门兼职档案员进行业务指导和培训，督促其做好文书档案管理工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等具体工作，确保档案的安全和完整。3.熟悉档案内容，掌握档案检索方法，积极为公司各部门提供档案查阅服务，提高档案利用率。4.定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并采取措施解决。5.参与档案鉴定工作，提出档案保管期限的初步意见。6.负责档案信息化管理系统的操作和维护，及时录入、更新档案信息。三、文书材料的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与公司有关的文件、指示、通知、通报等。2.公司制定的各类规章制度、工作计划、工作总结、报告、请示、批复、会议纪要、合同协议、统计报表等。3.公司内部各部门之间的来往文件、函件、报表等。4.公司对外签订的合同、协议、意向书、招投标文件等。5.公司各类会议形成的文件、记录、纪要等。6.公司员工的人事档案、培训档案、考核档案等。7.公司的财务档案、审计档案、税务档案等。8.公司的科技档案、工程档案、设备档案等。9.公司获得的荣誉证书、奖状、奖杯等。10.其他具有保存价值的文书材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文书材料的收集工作，确保文书材料的及时、完整收集。2.收集的文书材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并按照规定进行备份存储。4.收集的文书材料应按照类别进行分类整理，便于后续的整理和归档。（三）整理方法1.分类文书档案按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类。年度分类以文件形成的自然年度为依据；机构（问题）分类根据公司内部机构设置或文件内容所涉及的问题进行分类；保管期限分类根据文件的重要程度和保存价值，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.编号按照分类方案对每份文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号格式为：年度+机构（问题）代码+保管期限代码+流水号。例如：20230101001，表示2023年度公司综合管理部门形成的永久保管的第1份文件。3.编目编制档案目录，目录应包括文件编号、文号、责任者、题名、日期、页码、保管期限等内容。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独保存。4.装订将每份文件按照一定顺序排列整齐，左侧装订，做到不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。装订应使用统一规格的档案装订线，装订厚度以不超过20mm为宜。5.装盒将装订好的文件装入档案盒，档案盒应按照分类顺序排列存放。在档案盒封面应填写全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、起止件号、盒号等信息。四、文书档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的文书档案移交至综合管理部门。2.对于一些重要的、紧急的文件，应及时移交归档，确保档案的时效性。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对本部门整理好的文书档案进行初步审核，确保档案的质量符合要求。2.填写档案移交清单，清单应包括档案的编号、文号、题名、日期、保管期限等详细信息。移交清单一式两份，双方签字确认后各执一份。3.将档案移交至综合管理部门，综合管理部门档案管理人员对移交的档案进行再次审核，审核无误后办理接收手续。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等设施设备，确保档案的安全。3.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，方便快速定位档案。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.对电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，确保数据的安全性。同时，应定期对电子档案进行维护和更新，保证其可读性和完整性。五、文书档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到综合管理部门查阅档案。2.涉及公司商业秘密、敏感信息等重要档案的查阅，需经公司分管领导批准。3.外部单位查阅公司档案，需持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等信息，经公司综合管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后，方可查阅档案。查阅过程中，应安排专人陪同，不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，按照权限审批后提交至综合管理部门。2.综合管理部门档案管理人员根据查阅申请表，查找并提供相应的档案。3.查阅人员在指定地点查阅档案，查阅过程中应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用方式1.档案管理人员应积极为查阅人员提供档案查阅服务，根据查阅需求，可提供档案原件、复印件、电子文档等。2.对于需要复制档案的，查阅人员应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、复制份数等信息，经审批后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制的档案应加盖“档案复制专用章”，并注明复制日期。3.公司内部各部门因工作需要，可根据档案内容编写档案利用材料，但不得擅自更改档案内容。编写的档案利用材料应经综合管理部门审核后，方可使用。六、文书档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和公司档案管理制度为依据，对档案的保存价值进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，综合考虑档案的形成背景、内容、形式等因素，准确判断档案的价值。3.鉴定工作应遵循保密原则，防止档案信息泄露。（二）鉴定组织成立公司档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，各部门负责人及档案管理人员为成员。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其保存价值。2.分析比较法将档案与同类档案进行比较分析，判断其在内容、形式、价值等方面的异同，从而确定其保存价值。3.效益评估法从公司的经济效益、社会效益等方面评估档案的利用价值，对于利用率较低、保存价值不大的档案，可考虑进行销毁处理。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一鉴定，提出销毁意见，并填写《档案销毁清册》。《档案销毁清册》应包括档案编号、文号、题名、日期、保管期限、销毁原因等详细信息。2.将《档案