档案室固定资产管理制度

PAGE档案室固定资产管理制度一、总则（一）目的为加强本公司档案室固定资产的管理，确保固定资产的安全与完整，提高固定资产的使用效益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司档案室所有固定资产的管理，包括但不限于档案存储设备、办公设备、计算机及相关软件等。（三）管理原则1.统一领导，分级管理。公司档案室固定资产管理工作在公司统一领导下，实行分级负责、归口管理。2.责任到人，物尽其用。明确固定资产使用部门和个人的管理责任，确保固定资产合理配置、高效使用。3.规范流程，严格监督。建立健全固定资产管理流程，加强对固定资产购置、验收、使用、维护、处置等环节的监督检查。二、固定资产的范围与分类（一）固定资产的范围1.使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。2.不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用期限超过两年的，也应当作为固定资产。（二）固定资产的分类1.档案存储设备：包括档案柜、密集架、光盘存储库等。2.办公设备：如办公桌、办公椅、打印机、复印机、传真机等。3.计算机设备：计算机、服务器、存储设备、网络设备等。4.其他设备：如监控设备、消防设备、空调设备等与档案室运行相关的设备。三、固定资产的购置（一）需求申请各部门根据工作需要，填写《固定资产购置申请表》，详细说明购置固定资产的名称、规格型号、数量、用途、预算等内容，并提交至档案室负责人审核。（二）审核与审批档案室负责人对申请进行审核，评估其必要性和合理性。审核通过后，申请表依次提交至公司财务部门、分管领导、总经理进行审批。（三）采购实施经审批同意后，由公司采购部门按照相关规定进行采购。采购过程中应遵循公开、公平、公正的原则，选择合格的供应商，确保所购固定资产的质量和性能符合要求。（四）验收固定资产到货后，采购部门应及时通知档案室、使用部门及相关人员进行验收。验收内容包括数量、规格型号、外观质量、技术性能等。验收合格后，填写《固定资产验收单》，相关人员签字确认。四、固定资产的入账与登记（一）入账财务部门根据《固定资产验收单》及相关发票，及时进行固定资产入账处理，准确记录固定资产的名称、规格型号、数量、购置日期、购置金额、使用部门等信息。（二）登记档案室负责建立固定资产台账，对固定资产进行详细登记。台账内容包括固定资产编号、名称、规格型号、购置日期、原值、折旧情况、使用部门、存放地点、维修记录等。同时，在固定资产上粘贴固定资产标识牌，注明资产编号、名称等信息。五、固定资产的使用与保管（一）使用部门职责1.负责本部门固定资产的日常使用和保管，确保固定资产的安全与完整。2.按照操作规程正确使用固定资产，定期对固定资产进行维护保养，延长其使用寿命。3.发现固定资产损坏、丢失等情况，应及时报告档案室，并协助查明原因。（二）使用人员职责1.严格按照规定使用固定资产，不得擅自转借、出租、变卖或挪作他用。2.做好固定资产的日常清洁和保养工作，保持固定资产的良好状态。3.在使用过程中发现问题，应及时向部门负责人报告。（三）保管要求1.固定资产应存放在指定的地点，摆放整齐，便于管理和使用。2.对于贵重设备和精密仪器，应指定专人负责保管，并制定专门的保管措施。3.定期对固定资产进行清查盘点，确保账实相符。六、固定资产的维修与保养（一）维修计划使用部门应定期对固定资产进行检查，发现问题及时填写《固定资产维修申请表》，提交至档案室。档案室根据申请情况，制定年度固定资产维修计划，并报公司领导审批。（二）维修实施维修计划批准后，由档案室组织实施维修工作。维修工作可委托专业维修单位进行，也可由公司内部技术人员自行维修。维修过程中应做好记录，包括维修时间、维修内容、维修费用等。（三）保养措施1.制定固定资产保养制度，并严格执行。保养内容包括清洁、润滑、紧固、调整等。2.对于重要设备，应按照设备厂家要求进行定期保养，并做好保养记录。3.根据固定资产的使用情况和磨损程度，合理安排保养周期，确保固定资产始终处于良好的运行状态。七、固定资产的折旧与减值（一）折旧政策公司按照国家相关会计准则和规定，制定固定资产折旧政策。固定资产折旧方法采用年限平均法，折旧年限根据固定资产的性质和使用情况确定。（二）折旧计算财务部门每月按照规定的折旧方法和折旧年限，计算固定资产折旧额，并进行账务处理。折旧额计算公式为：年折旧额=固定资产原值×（1预计净残值率）÷折旧年限；月折旧额=年折旧额÷12。（三）减值准备定期对固定资产进行减值测试，如发现固定资产存在减值迹象，应按照相关规定计提减值准备。减值准备的计提和转回应符合会计准则的要求，并经公司财务部门和管理层审批。八、固定资产的清查盘点（一）清查盘点计划档案室每年制定固定资产清查盘点计划，明确清查盘点的范围、时间、人员、方法等内容。清查盘点计划报公司领导批准后组织实施。（二）清查盘点实施1.成立清查盘点小组，由档案室、财务部门及相关使用部门人员组成。2.清查盘点小组按照计划对固定资产进行逐一清查，核对固定资产的数量、规格型号、使用状况、存放地点等信息，并与固定资产台账及财务账进行核对。3.对于盘盈、盘亏的固定资产，应查明原因，填写《固定资产清查盘点报告表》，详细说明情况，并提出处理意见。（三）清查盘点结果处理1.清查盘点结束后，清查盘点小组应及时将清查盘点结果上报公司领导。2.对于盘盈的固定资产，经批准后按照同类或类似固定资产的市场价格入账；对于盘亏的固定资产，应查明责任，按照规定进行处理。3.根据清查盘点结果，对固定资产台账和财务账进行调整，确保账实相符。九、固定资产的处置（一）处置原因固定资产处置包括报废、出售、转让、捐赠等。固定资产处置的原因主要有：已达到使用年限且无法继续使用；技术进步导致原有设备性能落后，无法满足工作需要；因自然灾害、意外事故等原因造成固定资产损坏无法修复等。（二）处置审批1.使用部门填写《固定资产处置申请表》，详细说明处置固定资产的名称、规格型号、数量、购置日期、原值、已提折旧、处置原因、处置方式等内容，并提交至档案室。2.档案室对申请进行审核，审核通过后，申请表依次提交至公司财务部门、分管领导、总经理进行审批。（三）处置实施1.经审批同意后，由档案室组织实施固定资产处置工作。对于报废的固定资产，应按照环保要求进行妥善处理；对于出售、转让的固定资产，应按照相关规定进行评估和交易，确保处置价格合理、程序合规。2.处置过程中应做好记录，包括处置时间、处置方式、处置价格、收款情况等。（四）账务处理与资产核销财务部门根据固定资产处置审批文件及相关凭证，及时进行账务处理，核销固定资产账面价值。同时，档案室应在固定资产台账中注销相应资产信息。十、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对档案室固定资产管理情况进行审计监督，检查固定资产管理制度的执行情况、账务处理的准确性、资产的安全与完整等。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）日常检