会计凭证登记规范化制度

PAGE会计凭证登记规范化制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司会计凭证的登记工作，确保会计信息的真实性、准确性、完整性和及时性，提高财务管理水平，为公司的决策提供可靠依据，同时符合国家相关法律法规及行业标准要求。（二）适用范围本制度适用于公司各部门涉及会计凭证登记的所有活动，包括但不限于财务部门、业务部门以及其他与财务核算相关的部门。（三）依据本制度依据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》以及国家其他有关法律法规和财务规章制度制定。二、会计凭证的种类及基本要求（一）种类会计凭证包括原始凭证和记账凭证。原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证，如发票、收据、报销单、入库单、出库单等。记账凭证是根据审核无误的原始凭证编制的，用以确定会计分录，作为登记账簿依据的凭证。（二）基本要求1.原始凭证原始凭证必须具备以下基本内容：凭证的名称、填制凭证的日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名；经办人员的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额。从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。职工公出借款凭据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。2.记账凭证记账凭证必须具备以下基本内容：填制凭证的日期、凭证编号、经济业务摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数、填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章。收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。记账凭证应当连续编号。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号。记账凭证摘要应当准确、简明地概括经济业务内容。记账凭证的金额必须与原始凭证的金额相符，借贷方科目及金额必须正确，记账凭证的填制应当做到内容完整、书写清楚、符合规定。除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应当将其他单位负担的部分，开给对方原始凭证分割单，进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容：凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。三、会计凭证登记流程（一）原始凭证的收集与整理1.各部门在经济业务发生后，应及时取得或填制原始凭证，并按照规定的格式和内容进行填写。2.原始凭证取得后，经办人员应在规定时间内将其传递至财务部门。传递过程中应确保原始凭证的安全、完整，不得丢失、损坏或涂改。3.财务部门收到原始凭证后，应由专人负责对其进行初步审核。审核内容包括原始凭证的真实性、合法性、完整性和准确性。对于不符合要求的原始凭证，应及时退回经办部门，要求其补充、更正或重新取得。（二）记账凭证的编制（略）（三）会计凭证的审核1.记账凭证编制完成后，必须经过严格的审核。审核工作由财务部门的稽核人员负责，审核内容包括记账凭证的编制依据是否真实、合法，会计分录是否正确，摘要是否准确，金额计算是否无误，所附原始凭证是否齐全、合规等。2.稽核人员在审核过程中如发现问题，应及时与编制人员沟通，要求其进行更正。审核无误的记账凭证，应由稽核人员签字确认。（四）会计凭证的登记1.根据审核无误的记账凭证，由记账人员按照规定的会计科目和记账方向，及时登记各类账簿。登记账簿时应做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。2.账簿的登记应遵循平行登记原则，即对每一项经济业务，既要在有关的总账中进行登记，又要在其所属的明细账中进行登记，且登记的依据相同、方向一致、金额相等。3.对于涉及现金、银行存款收付业务的记账凭证，应在登记账簿后，及时由出纳人员进行现金日记账和银行存款日记账的登记，并做到日清月结。（五）会计凭证的装订与保管1.每月终了，财务部门应将本月的会计凭证进行整理、装订。装订时应确保记账凭证及其所附原始凭证的顺序正确、整齐，不得缺页、漏页。2.会计凭证装订成册后，应在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类（如收款凭证、付款凭证转账凭证）、起止日期、凭证张数等内容，并由装订人员和会计主管人员在封面上签字或盖章。3.装订好的会计凭证应妥善保管，按照国家档案管理的要求，存放于专门的档案柜中，并指定专人负责保管。会计凭证的保管期限应符合国家相关法律法规的规定，一般为15年。保管期满后，如需销毁，应按照规定的程序进行审批和处理。四、会计凭证登记的监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对会计凭证登记工作进行审计监督，检查会计凭证的登记是否符合本制度的规定，会计信息是否真实、准确、完整。2.财务部门应建立内部自查制度，定期对会计凭证登记工作进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）外部监督1.依法接受财政、税务、审计等有关部门的监督检查，如实提供会计凭证及相关资料，不得拒绝、隐匿、谎报。2.对于外部监督检查中提出的问题，应及时进行整改，并将整改情况报告相关部门。五、责任追究（一）对违反本制度规定的行为，应视情节轻重，追究相关人员的责任。1.对于在会计凭证登记过程中，因故意或重大过失导致会计信息失真、原始凭证丢失或损坏、记账凭证编制错误等问题的人员，公司将给予批评教育、警告、罚款等处罚；情节严重的，将依法解除劳动合同，并追究其法律责任。2.对于因工作疏忽或未严格执行本制度，导致会计凭证登记出现一般性错误的人员，