成本部档案管理制度

PAGE成本部档案管理制度一、总则（一）目的为加强成本部档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司成本部在项目成本核算、成本控制、成本分析等各项工作中形成的各类档案资料的管理。（三）档案定义成本部档案是指在成本管理活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：成本部档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映成本管理活动的实际情况，数据准确可靠。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询和利用。二、档案分类与编号（一）分类1.成本预算档案：包括项目成本预算编制文件、预算调整记录等。2.成本核算档案：涵盖成本核算凭证、成本报表、成本分析报告等。3.成本控制档案：如成本控制措施文件、成本控制指标完成情况记录等。4.合同档案：与成本相关的各类合同文本、合同变更记录等。5.供应商档案：供应商资质文件、报价记录、合作协议等。6.其他档案：不属于以上分类的其他成本部相关档案。（二）编号1.档案编号采用“年份+类别代码+顺序号”的格式。2.年份：用四位数字表示，如“2023”。3.类别代码：根据档案分类设置，如“CBY”表示成本预算档案，“CBH”表示成本核算档案等。4.顺序号：按照档案形成的先后顺序依次编号，从“001”开始。例如，2023年形成的第5份成本预算档案编号为“2023CBY005”。三、档案收集与整理（一）收集1.成本部各岗位人员应及时将工作中形成的档案资料移交档案管理人员。2.对于外来文件涉及成本管理的，由相关人员负责收集后交档案管理人员统一管理。3.档案管理人员应定期对档案收集情况进行检查，确保档案资料无遗漏。（二）整理1.档案管理人员收到档案资料后，应按照分类标准进行分类。2.对每份档案进行编号，并编制档案目录。3.对档案资料进行装订、编页，确保档案的整齐和牢固。4.去除档案资料中的金属物，并对破损的档案进行修复。四、档案归档与保管（一）归档1.整理好的档案应及时归档，按照档案编号顺序排列存放。2.归档时应填写档案归档登记表，注明档案名称、编号、日期、归档人等信息。（二）保管1.档案应存放在专门的档案柜中，保持通风、干燥，防止档案受潮、发霉、虫蛀。2.对重要的电子档案应进行备份，存储在安全的存储介质上，并定期进行检查和维护。3.档案管理人员应定期对档案进行清查，核对档案数量和完整性，发现问题及时处理。4.严格限制非档案管理人员进入档案保管区域，确需查阅档案的，应办理相关手续。五、档案查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅成本部档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等。2.申请表经部门负责人批准后，交档案管理人员办理查阅手续。3.档案管理人员应在指定地点提供档案查阅服务，并对查阅过程进行监督，确保档案安全。4.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换档案材料。（二）借阅1.因工作需要借阅成本部档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经部门负责人和公司分管领导批准后，交档案管理人员办理借阅手续。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。5.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时追究借阅人员的责任。六、档案保密与安全（一）保密1.成本部档案涉及公司商业机密和财务信息，档案管理人员和查阅、借阅人员应严格遵守保密规定。2.未经公司批准，任何人不得擅自对外披露档案内容。3.在档案管理过程中，应采取必要的保密措施，如对档案进行加密存储、限制访问权限等。（二）安全1.加强档案保管场所的安全防范措施，配备必要的消防、防盗设备。2.定期对档案保管场所进行安全检查，及时消除安全隐患。3.如发生档案丢失、损坏、泄密等安全事故，应立即采取措施进行处理，并及时向上级报告。七、档案销毁（一）销毁条件1.已超过保管期限且确无保存价值的档案。2.因保管不善导致档案损坏无法修复且无利用价值的。（二）销毁程序1.档案管理人员定期对档案进行清查，提出销毁档案清单。2.销毁清单经部门负责人审核后，报公司分管领导批准。3.批准后的销毁清单交档案管理人员组织实施销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。5.销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。八、档案信息化管理（一）建立档案信息系统1.利用信息技术建立成本部档案信息系统，实现档案的电子化管理。2.档案信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计等功能，提高档案管理效率。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将档案信息录入档案信息系统，确保数据的准确性和完整性。2.定期对档案信息系统中的数据进行维护，更新档案状态、借阅记录等信息。（三）数据安全1.采取数据备份、加密存储等措施，保障档案信息系统的数据安全。2.限制对档案信息系统的访问权限，防止数据泄露和非法篡改。九、档案管理人员职责（一）档案管理负责人职责1.全面负责成本部档案管理工作，制定和完善档案管理制度。2.组织档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等工作，确保档案管理工作的规范运行。3.定期对档案管理工作进行检查和总结，发现问题及时整改。4.协调与公司其他部门的档案管理工作，促进档案资源的共享和利用。（二）档案管理人员职责1.负责档案的具体收集、整理、装订、编目等工作，确保档案资料的整齐和规范。2.按照档案管理制度的要求，做好档案的归档、保管、查阅、借阅等日常管理工作。3.维护档案信息系