街道办事处档案室制度

PAGE街道办事处档案室制度一、总则（一）目的为加强街道办事处档案室的规范化管理，有效保护和利用档案资源，提高档案管理工作水平，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本街道实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于街道办事处机关各部门、各社区居委会以及所属事业单位在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则街道办事处档案室负责对全街道范围内的档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.依法管理原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.服务为本原则充分发挥档案的服务功能，为街道各项工作的决策、执行、监督提供有力支持，为社会公众提供优质的档案信息服务。二、档案管理机构与人员职责（一）档案室设置街道办事处设立档案室，配备必要的办公设备和档案保管设施，确保档案管理工作的正常开展。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护功能。（二）人员配备档案室配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程，并定期参加档案业务培训，不断提高业务水平。（三）职责分工1.档案室负责人职责全面负责档案室的管理工作，制定档案工作计划和规章制度，并组织实施。组织档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。负责档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理人员的业务素质。定期向上级主管部门汇报档案管理工作情况，及时解决档案管理工作中存在的问题。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等基础工作，确保档案的完整、准确、系统。做好档案的保管工作，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全。按照规定的程序和要求，为利用者提供档案查阅、借阅等服务，做好利用登记工作。负责档案信息化建设，将档案信息录入计算机系统，建立档案数据库，实现档案信息的便捷查询和利用。协助有关部门做好档案的鉴定、销毁等工作。三、档案收集（一）收集范围1.街道办事处机关各部门在履行职能过程中形成的文件材料，包括上级文件、本级文件、会议文件、工作计划、总结、统计报表、业务文件等。2.各社区居委会在社区建设、社区管理、社区服务等工作中形成的文件材料，如社区规划、居民会议记录、社区活动资料、居民档案等。3.所属事业单位在业务活动中形成的文件材料，如财务报表、业务合同、科研成果、人事档案等。4.其他具有保存价值的文件材料，如重大活动照片、录音、录像资料，荣誉证书、奖牌等实物档案。（二）收集要求1.各部门、各社区居委会及所属事业单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，符合档案整理要求。3.对电子文件应同时收集其元数据、背景信息等相关资料，并确保电子文件的可读性和完整性。（三）收集时间1.当年形成的档案材料，应在次年上半年完成收集整理工作，并移交档案室。2.重大活动、重要项目等形成的档案材料，应在活动结束或项目完成后及时收集整理，并移交档案室。四、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法档案按照年度机构（问题）保管期限进行分类。1.年度：按照文件材料形成的年度进行划分。2.机构（问题）：按照街道办事处的内设机构或问题性质进行分类。如党政办公室、经济发展办公室、社会事务办公室等，或分为综合类、业务类、人事类等。3.保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，将档案划分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种保管期限。（三）整理步骤1.装订：对纸质文件材料进行修整、去污、折叠，去除金属物，采用线装或缝纫机轧边等方式进行装订，确保文件整齐、牢固。2.分类：按照分类方法，将文件材料进行分类。3.编号：对每一类档案编制分类号，对每份文件编制件号。4.编目：填写卷内文件目录、备考表等，编制档案盒封面、盒脊项目。5.装盒：将整理好的文件材料装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。五、档案保管（一）保管环境档案室应保持适宜的温度、湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。应配备温湿度计，定期进行监测和记录。同时，要做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等工作。（二）档案装具档案应存放在符合标准的档案柜、档案架等装具中，排列整齐，便于查找。档案柜、档案架应坚固耐用，并定期进行检查和维护。（三）档案存放按照档案分类顺序，将档案存放于档案柜或档案架上，并在显著位置标注档案类别、年度、保管期限等信息，便于快速查找和利用。（四）档案清点与检查1.档案管理人员应定期对档案进行清点，核对档案数量、保管状况等，确保档案的完整和安全。2.每年应对档案进行全面检查，重点检查档案的保管环境、装具状况、档案实体等，发现问题及时采取措施进行处理。（五）档案修复与保护对破损、褪色、霉变等有问题的档案，应及时进行修复和保护。修复档案应采用适宜的方法和材料，确保档案的原貌和信息安全。六、档案利用（一）利用原则遵循保密、安全、便捷的原则，在确保档案安全和保密规定的前提下，为利用者提供优质、高效的档案利用服务。（二）利用范围1.街道办事处机关各部门因工作需要查阅档案。2.社区居委会、所属事业单位因业务工作需要查阅相关档案。3.公民因个人合法权益需要查阅与其相关的档案。4.其他经街道办事处批准的档案利用需求。（三）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅人姓名、单位等信息。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经街道办事处相关领导批准。3.档案一般不借出档案室，如有特殊情况需要借出，须经档案室负责人批准，并办理借阅手续，明确借阅期限，按时归还。归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性。（四）利用服务1.档案管理人员应根据利用者的需求，迅速、准确地提供档案资料，并做好利用登记工作。2.为利用者提供必要的查阅条件，如桌椅、照明设备等。3.对利用过程中发现的档案问题，应及时进行记录和反馈，以便及时处理。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、档案管理人员以及相关业务部门人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映街道办事处的主要职能活动，是否具有历史查考价值。2.档案的保存价值与保管期限是否相符。3.档案的完整性和准确性。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件逐页进行审查，分析其价值。2.历史分析法：结合街道办事处的发展历史，分析档案在不同历史时期的作用和价值。3.效益评估法：评估档案对街道各项工作的现实效益和潜在效益。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案题名、年度、保管期限、文号、责任者、密级等内容，并由档案鉴定工作小组负责人签字确认。3.档案销毁清册报街道办事处主管领导审批后，由档案管理人员和监销人员共同在指定地点对档案进行销毁。监销人员应对销毁过程进行监督，并在销毁清册上签字。4.销毁完毕后，销毁清册应永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标与规划制定档案信息化建设目标和规划，逐步实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）档案数字化1.对重要档案和利用率较高的档案进行数字化扫描，形成电子档案。2.数字化扫描应遵循相关标准和规范，确保扫描图像清晰、完整，色彩还原准确。3.对电子档案进行整理、著录，建立电子档案数据库，实现电子档案的分类存储和便捷检索。（三）档案管理系统应用采用先进的档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。档案管理人员应熟练掌握档案管理系统的操作，确保系统数据的准确、及时更新。