工地档案制度管理制度

PAGE工地档案制度管理制度一、总则（一）目的为加强工地档案管理，确保档案资料的完整、准确、系统和有效利用，为工程建设、竣工验收、后期维护及管理提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所承接的各类工地项目，包括但不限于建筑工程、市政工程、水利工程等。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映工程建设的实际情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖工程建设全过程的各类文件、资料，保证档案的全面性。3.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和整理，使其具有内在逻辑性和系统性。4.及时性原则：各项文件资料应随工程进度同步收集、整理和归档，不得积压延误。5.保密性原则：对涉及工程机密、商业秘密等敏感信息的档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善工地档案管理制度，并监督执行。2.统筹规划工地档案管理工作，指导各部门做好档案资料的收集、整理和归档工作。3.集中管理工地各类档案，建立档案数据库，实现档案信息的电子化存储和检索。4.定期对档案进行检查、鉴定和销毁，确保档案的质量和安全。5.为工程建设、竣工验收及其他需要提供档案查阅、借阅服务。（二）项目负责人职责1.负责本项目档案管理工作的组织和协调，确保档案管理工作与工程建设同步推进。2.督促项目各部门及时收集、整理各自工作中形成的档案资料，并按要求移交档案管理部门。3.审核项目档案资料的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的及时整改。4.配合档案管理部门做好档案的验收、移交等工作。（三）各部门资料员职责1.负责本部门档案资料的收集、整理、分类和保管工作，确保资料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将整理好的档案资料移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅登记等工作。三、档案的分类与编号（一）分类1.工程前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。2.施工技术文件：施工组织设计、施工方案、技术交底、图纸会审记录、工程变更通知、施工日志等。3.工程质量控制文件：原材料及构配件质量证明文件、检验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。4.工程安全与文明施工文件：安全生产许可证、安全专项方案、安全检查记录、文明施工措施费使用记录等。5.工程进度文件：工程进度计划、进度报表、工程进度照片等。6.工程造价文件：工程预算、结算书、工程款支付凭证等。7.竣工验收文件：单位工程竣工验收报告、工程质量保修书、竣工图等。8.其他文件：与工程建设相关的会议纪要、来往信函、合同协议等。（二）编号档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。编号采用“工程名称分类代码流水号”的格式，例如：[工程名称][QT][001]，其中“QT”为其他文件的分类代码，流水号按顺序依次编排。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门资料员应及时收集本部门在工程建设过程中形成的各类文件资料，确保资料的真实、完整。2.对于外来文件，如上级主管部门的文件、设计单位的图纸、监理单位的通知等，应进行签收登记，并及时传递给相关部门。3.工程建设过程中的各类会议，应安排专人做好会议记录，会后及时整理成会议纪要，并归档保存。（二）整理要求1.档案资料应按照分类标准进行分类整理，同一类别的资料应集中存放。2.每份文件资料应进行编号、编目，填写文件题名、日期、来源、保管期限等信息。3.对纸质档案资料，应去除金属物，采用A4纸规格进行折叠或粘贴，使其整齐规范。4.电子档案资料应按照规定的格式和命名规则进行存储，确保文件名准确反映文件内容，便于查找和管理。五、档案的归档与保管（一）归档程序1.各部门资料员在完成档案资料的整理后，应填写档案移交清单，将档案资料移交至档案管理部门。2.档案管理部门收到移交的档案资料后，应进行认真核对，对不符合要求的档案资料，应及时退回原部门进行补充或整改。3.核对无误后，档案管理部门对档案资料进行登记、编号，并按照档案库房的布局进行存放。（二）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和管理。同时，应建立档案索引目录，方便快速检索。3.定期对档案进行检查和清点，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。4.对电子档案，应定期进行备份，防止数据丢失。备份介质应妥善保管，异地存放。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅档案的人员，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请表进行审核，符合查阅条件的，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、归还日期等信息。3.查阅档案时，应在指定的查阅地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行复印。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅档案的人员，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、污损、抽取、撤换档案内容。如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应的责任。4.借阅人归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，如无问题，在借阅申请表上注明归还日期，并办理注销手续。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则，根据档案的保存价值和保管期限，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人及相关专业技术人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保存的档案主要是反映工程建设全过程、具有重要历史价值和法律凭证作用的文件；长期保存的档案一般是保存[X]年以上，对工程建设有一定参考价值的文件；短期保存的档案是保存[X]年以下的一般性文件。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写档案销毁清单。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人、公司/组织分管领导签字批准后，方可实施销毁。3.销毁