公司档案室保密管理制度

PAGE公司档案室保密管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案室的保密管理，确保公司档案信息的安全与机密性，防止档案信息的泄露、篡改或丢失，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司档案室及所有涉及档案管理、查阅、使用的部门和人员。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案管理活动合法合规。2.保密原则：对档案信息严格保密，采取有效措施防止信息泄露。3.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，实行分级分类管理。4.规范操作原则：明确档案管理各环节的操作流程和要求，确保管理工作规范有序。二、档案的分类与分级（一）档案分类1.行政档案：包括公司各类行政文件、会议记录、工作计划与总结等。2.人事档案：员工个人基本信息、履历、薪资待遇、考核记录等。3.财务档案：会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等。4.业务档案：与公司业务活动相关的合同、协议、项目文档、市场调研报告等。5.技术档案：公司技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件等。（二）档案分级根据档案的重要性、敏感性和影响范围，将档案分为绝密级、机密级、秘密级三个级别。1.绝密级档案定义：关系到公司核心利益，泄露后会给公司带来重大损失或严重影响的档案。范围：如公司重大战略决策文件、尚未公开的重大商业机密、关键技术资料等。2.机密级档案定义：重要性较高，泄露后可能对公司业务开展、声誉等造成较大影响的档案。范围：包括重要合同协议、核心客户信息、财务关键数据等。3.秘密级档案定义：涉及公司一般业务信息，泄露后可能对公司造成一定不利影响的档案。范围：如一般性的行政文件、普通员工人事资料等。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保本部门产生的各类文件、资料及时、完整地移交档案室。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于外来文件，如上级部门下发的文件、合作单位提供的资料等，应及时进行登记并移交档案室。（二）整理规范1.档案室工作人员按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.每份档案应编制清晰、准确的编号，编号应具有唯一性，便于查询和管理。3.对档案进行编目，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，并建立相应的目录索引。4.档案应按照一定的顺序排列，如年度、类别、时间等，便于查找和存放。四、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案室，档案室应具备安全、保密、防潮、防火、防虫、防盗等条件。2.档案室应安装必要的安全监控设备和消防设施，并定期进行检查和维护。3.档案架应坚固耐用，分类标识清晰，便于档案的存放和查找。（二）保管期限1.根据档案的性质和重要程度，确定不同档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）。2.具体保管期限参照国家相关法律法规和行业标准执行，同时结合公司实际情况进行确定。3.档案室应建立档案保管期限表，明确各类档案的保管期限，并定期进行核对和调整。（三）档案存储1.不同级别的档案应分开存放，绝密级档案应存放在专门的保险柜或保密柜中，并采取加密存储措施。2.电子档案应存储在安全的服务器或存储设备上，进行备份存储，并设置访问权限和加密保护。3.档案存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（四）档案清查1.档案室应定期对档案进行清查，确保档案的完整性和准确性。清查周期为[X]年。2.在清查过程中，如发现档案有丢失、损坏、涂改等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.清查结果应形成报告，上报公司领导，并对存在的问题进行整改。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.绝密级档案未经公司最高管理层批准，任何人不得查阅。2.机密级档案查阅需经部门负责人批准，并在档案室进行查阅登记。3.秘密级档案查阅由档案管理人员进行登记后，可在档案室或指定地点查阅。（二）查阅登记1.查阅档案时，查阅人员应填写《档案查阅登记表》，详细记录查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称、查阅目的等信息。2.查阅登记表应妥善保存，以备查询。（三）借阅规定1.原则上档案不予借阅，确因工作需要借阅的，应按照以下程序办理：借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、借阅期限、借阅用途等。申请表经部门负责人审核，机密级以上档案还需经公司领导批准。档案管理人员根据审批意见办理借阅手续，填写《档案借阅登记簿》，记录借阅人信息、档案名称、借阅日期、归还日期等。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、涂改或泄露档案内容。4.借阅期满后，借阅人应按时归还档案，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现问题及时查明原因并追究责任。六、档案的传递与交接（一）传递方式1.档案传递应采用安全、可靠的方式，如专人送达、机要通信、加密电子传输等。2.传递过程中应确保档案的安全，防止丢失、损坏或泄露。（二）交接手续1.档案在部门之间传递或与外部单位交接时，双方应办理交接手续，填写《档案交接清单》。2.交接清单应详细记录档案名称、数量、交接日期、交接双方人员等信息，并由双方签字确认。3.交接过程中如发现档案有问题，应及时查明原因并进行处理。七、档案的保密措施（一）人员管理1.档案室工作人员应具备良好的保密意识和职业道德，签订保密协议。2.对涉及档案管理的人员进行定期保密培训，提高其保密技能和意识。3.严格控制档案管理人员的数量，减少不必要的人员接触档案信息。（二）环境管理1.档案室应设置门禁系统，限制无关人员进入。2.档案室内部应保持安静、整洁，避免无关人员在档案室附近逗留或交谈。3.对档案室的门窗、通风口等进行防护，防止外部窃密。（三）技术措施1.采用加密技术对电子档案进行加密存储和传输，防止信息被窃取或篡改。2.安装防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，防范网络攻击和恶意软件入侵。3.定期对档案室的安全系统进行检测和维护，确保其正常运行。（四）保密监督1.公司设立保密监督机构，定期对档案保密管理工作进行检查和监督。2.对违反保密制度的行为进行调查和处理，追究相关人员的责任。3.鼓励员工对违反保密制度的行为进行举报，对举报属实的给予奖励。八、档案的销毁（一）销毁条件1.档案已超过保管期限，且无需继续保存。2.档案因各种原因失去保存价值，如内容错误、重复无用等。3.档案涉及的事项已结束，且无后续利用价值。（二）销毁程序1.档案管理人员提出销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.申请表经部门负责人审核，机密级以上档案还需经公司领导批准。3.批准后，由档案管理人员会同相关人员对拟销毁档案进行清点、核对，确保销毁档案的准确性和完整性。4.销毁档案可采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。5.销毁