收购合同档案管理制度

PAGE收购合同档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司收购合同档案的管理，确保收购合同档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及收购业务的合同档案管理，包括但不限于股权收购合同、资产收购合同等各类收购相关合同。（三）管理原则1.集中统一管理原则：收购合同档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和规范性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映收购合同的签订、履行等实际情况。3.保密性原则：严格遵守国家法律法规和公司保密制度，对涉及商业秘密、敏感信息的档案进行保密管理。4.方便利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，提供便捷的档案查阅、利用服务，满足公司经营管理和决策的需要。二、收购合同档案的收集与整理（一）收集范围1.收购项目前期的可行性研究报告、尽职调查报告、谈判记录等相关文件。2.收购合同文本及其附件，包括合同正本、副本、补充协议、变更协议等。3.合同履行过程中的各类文件，如付款凭证、交付记录、验收报告、争议处理文件等。4.与收购合同相关的其他文件，如股东会决议、董事会决议、授权委托书等。（二）收集要求1.各部门在收购合同签订、履行过程中应及时将相关文件资料移交档案管理部门，确保档案收集的及时性和完整性。2.移交的文件资料应齐全、完整、真实，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应按照公司电子档案管理规定进行整理和移交，确保电子文件的可读性和可追溯性。（三）整理方法1.按照收购合同的类别、时间顺序进行分类整理，同一收购项目的合同文件应集中在一起。2.对每份合同文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编制合同档案目录，目录应包括合同编号、合同名称、签订日期、当事人、合同主要内容等信息，确保目录清晰、准确。4.对合同附件进行整理，附件应与合同正文相对应，注明附件名称和顺序号，并在目录中体现。三、收购合同档案的归档与保管（一）归档要求1.整理好的收购合同档案应及时归档，归档时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理人员应按照档案分类方案对归档的合同档案进行上架存放，确保档案存放有序，便于查找。3.对于重要的收购合同档案，应进行备份，备份方式可采用纸质备份、电子备份等多种形式，备份存储介质应妥善保管。（二）保管期限1.收购合同档案的保管期限根据国家法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为[X]年，适用于一般性的收购合同档案；中期保管期限为[X]年，适用于重要的收购合同档案；长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司重大利益、具有长期法律效力的收购合同档案。3.具体保管期限在档案归档时由档案管理人员根据合同性质和重要程度进行标注，并报档案管理部门负责人审核确定。（三）保管环境1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准范围。3.对存放档案的货架、箱柜等设施应定期进行检查和维护，确保其完好无损。四、收购合同档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅收购合同档案应按照公司规定的审批流程进行申请，经相关领导批准后方可查阅。2.查阅涉及商业秘密、敏感信息的档案，应严格控制查阅范围和人员，并签署保密承诺书。3.外部单位或个人查阅收购合同档案，必须经公司总经理批准，并按照公司对外提供档案的规定办理相关手续。（二）查阅程序1.查阅申请人应填写《收购合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人审核后，报档案管理部门负责人审批。3.档案管理部门根据审批意见，为查阅申请人提供相应的档案，并做好查阅登记工作。查阅登记应包括查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、查阅期限等信息。4.查阅人员应在指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或进行拍照、复印、扫描等操作。如需复制档案，应按照公司规定办理相关手续。（三）利用规定1.公司内部人员利用收购合同档案应仅限于公司经营管理、决策等工作需要，不得用于其他非公司业务目的。2.外部单位或个人利用收购合同档案，必须严格遵守公司的保密规定，不得泄露档案内容。如因利用档案给公司造成损失的，应依法承担赔偿责任。3.档案管理部门应定期对收购合同档案的利用情况进行统计和分析，为公司经营管理提供参考依据。五、收购合同档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.收购合同档案的鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格把关的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.鉴定工作应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素进行综合评估。（二）鉴定组织与程序1.公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、法务部门人员、相关业务部门负责人等组成。2.档案鉴定小组定期对已到保管期限的收购合同档案进行鉴定，逐份审查档案的保存价值。3.鉴定小组根据审查结果，提出档案的存毁意见，并填写《收购合同档案鉴定意见书》。4.《收购合同档案鉴定意见书》经档案管理部门负责人审核后，报公司分管领导审批。（三）销毁程序1.经批准销毁的收购合同档案，由档案管理部门按照规定的程序进行销毁。2.销毁档案时，应填写《收购合同档案销毁清单》，详细记录销毁档案的名称、数量、销毁日期等信息。3.销毁清单应一式两份，一份由档案管理部门留存，一份报公司档案管理部门负责人备案。4.档案销毁可采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程应有专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。六、收购合同档案管理的监督与检查（一）监督职责1.公司档案管理部门负责对收购合同档案管理工作进行日常监督检查，确保档案管理工作符合本制度的要求。2.公司内部审计部门定期对收购合同档案管理情况进行审计监督，检查档案管理的合规性和有效性。（二）检查内容1.档案的收集、整理、归档、保管等工作是否符合规定的程序和要求。2.档案查阅、利用手续是否齐全，是否存在违规查阅、利用档案的情况。3.档案鉴定、销毁工作是否按照规定的程序进行，销毁档案是否彻底、安全。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.对违反本制度规定的部门和个人，公司将视情