卫生计生委档案保管制度

PAGE卫生计生委档案保管制度一、总则（一）目的为加强卫生计生委档案的科学管理，确保档案的完整与安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在卫生计生事业发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生计生委机关各科室、直属事业单位及下属相关机构形成的各类档案的保管工作。（三）档案定义本制度所指档案是指在卫生计生工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）保管原则档案保管应遵循集中统一、安全保密、方便利用的原则，确保档案的真实性、完整性和系统性。二、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括委机关的各类文件、会议记录、工作计划与总结、人事任免、规章制度等。2.业务工作类：涵盖医疗卫生业务、计划生育管理、公共卫生服务、疾病防控等方面的文件、报告、统计报表等。3.财务审计类：包含财务预决算、经费收支、审计报告等档案。4.基本建设类：涉及卫生计生基础设施建设项目的立项、规划、施工、验收等相关资料。5.科研教学类：有关医学科研项目、学术交流、教育培训等方面的档案。6.声像档案类：以照片、录音、录像等形式记录卫生计生工作活动的资料。（二）编号规则1.采用年度类别流水号的编号方式。例如：2023XZGL001，表示2023年行政管理类的第1份档案。2.年度以公元纪年全称表示，如“2023”。3.类别用大写字母缩写表示，如行政管理类为“XZGL”，业务工作类为“YWGZ”等。4.流水号为三位数字，从“001”开始依次递增。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各科室及相关单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地移交。2.对办理完毕的文件材料，应按照档案管理要求进行整理、分类，定期移交档案管理部门。3.对于重要活动、突发事件等形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集归档。（二）整理方法1.按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类整理。2.每份档案应保持其内在联系和完整性，去除不必要的附件，对破损或褪色的文件进行修复。3.编写档案页码，确保页码准确、连续，便于查阅和管理。4.填写档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限等信息，做到清晰、准确。四、档案保管期限划分（一）永久保管1.涉及卫生计生委重大决策、方针政策制定的文件。2.机构设立、撤销、合并等重要文件。3.具有重要历史价值或对社会有重大影响的档案。（二）定期保管1.30年保管期限：一般性业务文件、报告、统计报表等。财务预决算、经费收支等财务档案。基本建设项目中一般性技术文件。2.10年保管期限：临时性工作文件、一般性会议记录等。短期科研项目资料。日常工作中形成的一般性声像档案。五、档案保管场所与设施（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应远离易燃、易爆物品存放地，与食堂、卫生间等易产生污染的区域保持一定距离。（二）保管设施1.配备档案密集架，用于存放档案，密集架应排列整齐、牢固，便于档案的存取和管理。2.安装防火、防盗报警装置，配备灭火器、消防栓等消防设备，并定期进行检查和维护。3.配备温湿度调节设备，如空调、除湿机等，确保库房温湿度符合要求。4.购置防虫、防霉药品，如樟脑丸、防霉剂等，定期投放，防止档案虫害和霉变。5.配备档案整理工作台、电脑、打印机、复印机等办公设备，便于档案的整理、查阅和利用。六、档案保管人员职责（一）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等日常管理工作。2.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整与安全。3.严格执行档案查阅、借阅制度，做好档案查阅、借阅登记工作。4.负责档案库房的管理，保持库房整洁，维护档案保管设施设备。5.按照规定的保管期限，对档案进行鉴定和销毁工作。（二）各科室兼职档案员职责1.负责本科室文件材料的收集、整理和初步分类工作。2.按照档案管理部门的要求，定期将本科室整理好的档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门做好档案查阅、借阅等相关工作。七、档案查阅与借阅（一）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息。2.申请表经所在科室负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门根据查阅申请，在档案库房内查找相关档案，并将档案提供给查阅人员在指定地点查阅。4.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意。（二）借阅程序1.因工作需要借阅档案的，借阅人员填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的用途、归还时间等。2.申请表经所在科室负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅档案。3.借阅人员应按照规定的时间归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。4.借阅人员应对所借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得在档案上圈划、涂改、污损，不得擅自复制、拍照、录像。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，成员包括档案管理人员、相关业务科室人员及分管领导。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应逐卷、逐件进行登记，编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。（二）销毁程序1.《档案销毁清册》经档案鉴定小组组长签字确认后，报分管领导审批。2.经批准销毁的档案，应在指定地点由两人以上监销，确保档案销毁彻底。3.监销人员在档案销毁完毕后，在《档案销毁清册》上签字注明销毁情况，并将《档案销毁清册》归档保存。九、档案信息化管理（一）数字化建设1.逐步推进档案数字化工作，将重要档案进行扫描录入，建立电子档案数据库。2.数字化档案应与纸质档案内容一致，确保电子档案的真实性、完整性和可用性。3.加强电子档案的安全管理，采取加密存储、访问控制、数据备份等措施，防止电子档案信息泄露和丢失。（二）信息化利用1.建立档案信息管理系统，实现档案的在线查阅、借阅、检索等功能，提高档案利用效率。2.利用信息化手段对档案进行统计分析，为卫生计生工作决策提供数据支持。3.定期对档案信息管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。十、档案保密与安全管理（一）保密制度1.档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取特殊的保密措施。3.查阅、借阅涉密档案应严格按照保密规定办理审批手续，在指定地点查阅，严禁复制、传播。（二）安全管理1.加强档案库房的安全保