电子档案存储管理制度

PAGE电子档案存储管理制度一、总则（一）目的为了加强公司电子档案的存储管理，确保电子档案的安全、完整、有效和可利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的各类电子档案的存储管理。（三）基本原则1.真实性原则：电子档案应真实反映公司各项业务活动的实际情况，不得篡改、伪造。2.完整性原则：确保电子档案的内容、结构和背景信息完整，维持其原始状态。3.安全性原则：采取有效措施保障电子档案的存储安全，防止信息泄露、丢失、损坏等情况发生。4.可利用性原则：建立科学合理的存储体系，便于电子档案的检索、查询和利用，满足公司各项工作的需要。二、电子档案的定义与分类（一）定义电子档案是指公司在各项业务活动中形成的，具有保存价值的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件、数据、图表、图像等不同形式的信息记录。（二）分类1.行政类：包括公司各类行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。2.业务类：涵盖公司业务活动中产生的合同协议、项目文档、业务报表、客户资料等。3.财务类：包含会计凭证、财务报表、审计报告、税务资料等。4.人事类：涉及员工档案、招聘记录、培训资料、绩效考核文件等。5.技术类：如研发项目文档、技术方案、技术图纸、软件程序等。三、电子档案的形成与收集（一）形成要求1.在业务活动中，各部门及员工应按照规范的格式和流程生成电子文件，确保文件内容准确、清晰、完整。2.电子文件应采用通用的、标准的格式进行存储，以便于长期保存和共享利用。（二）收集职责1.各部门负责本部门电子文件的收集、整理和初步审核，确保文件齐全、完整，并符合归档要求。2.兼职档案员协助部门负责人做好电子文件的收集工作，对收集到的电子文件进行初步分类和编号。（三）收集时间1.对于日常业务活动中形成的电子文件，应在业务完成后的[X]个工作日内收集归档。2.对于重大项目或专项工作形成的电子文件，应在项目结束或工作完成后的[X]个工作日内完成收集归档。四、电子档案的整理与归档（一）整理要求1.兼职档案员对收集到的电子文件进行进一步整理，按照分类方案进行分类，去除重复文件，确保每份文件的唯一性。2.对电子文件的元数据进行完善，包括文件的题名、日期、作者、来源、格式等信息，以便于检索和利用。（二）归档流程1.兼职档案员将整理好的电子文件按照年度、类别、保管期限等进行排列，编制电子档案目录，并将电子文件及其目录存储到指定的存储设备中。2.在存储设备上建立清晰的文件夹结构，按照分类方案进行命名，便于查找和管理。3.对归档后的电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，如异地存储或云存储，以防止数据丢失。（三）保管期限1.电子档案的保管期限分为永久、定期[X]年、定期[X]年三种。2.永久保管的电子档案主要包括公司的重要规章制度、年度财务报告、重大项目文档等。3.定期保管的电子档案根据其重要性和使用频率确定具体的保管期限，到期后按照规定进行鉴定和处置。五、电子档案的存储设备与环境（一）存储设备选择1.应选用质量可靠、性能稳定的存储设备，如磁带库、磁盘阵列、光盘库等，确保电子档案的长期存储安全。2.存储设备应具备冗余设计和数据备份功能，以防止硬件故障导致的数据丢失。（二）存储环境要求1.存储设备应放置在干燥、通风、温度和湿度适宜的环境中，温度保持在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。2.存储场所应具备防火、防盗、防虫、防鼠等安全措施，配备必要的消防设备和监控系统。（三）存储设备维护1.定期对存储设备进行检查、维护和清洁，确保设备正常运行。2.按照存储设备的使用说明和维护计划，及时进行硬件升级、软件更新和数据备份等操作。3.对存储设备的运行状态进行实时监测，发现异常情况及时处理，并做好记录。六、电子档案的检索与利用（一）检索工具1.建立电子档案检索系统，提供多种检索方式，如按关键词、题名、日期、类别等进行检索，方便用户快速查找所需电子档案。2.定期更新电子档案检索系统的索引数据，确保检索结果的准确性和及时性。（二）利用权限1.根据电子档案的密级和使用范围，设定不同的利用权限。对于机密级以上的电子档案，严格限制访问权限，只有经过授权的人员才能查阅和使用。2.员工因工作需要查阅电子档案时，应填写《电子档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门进行查阅。3.档案管理部门应做好电子档案查阅记录，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。（三）利用方式1.提供电子档案在线查阅、下载、打印等服务，满足员工的不同利用需求。2.对于需要长期保存和利用的电子档案，可提供光盘刻录等方式，方便员工带走使用，但应做好登记和归还手续。七、电子档案的安全管理（一）安全策略制定1.制定电子档案安全管理制度，明确安全管理目标、安全管理措施和安全责任。2.根据电子档案的风险评估结果，制定相应的安全策略，如访问控制策略、数据加密策略、安全审计策略等。（二）访问控制1.采用身份认证、授权管理等技术手段，对电子档案的访问进行严格控制，确保只有授权人员才能访问相应的电子档案。2.定期对用户的访问权限进行审核和调整，及时删除离职人员或不再需要访问权限人员的账号。（三）数据加密1.对重要的电子档案进行加密存储，采用先进的加密算法，确保数据在存储和传输过程中的安全性。2.在电子档案的访问和使用过程中，根据需要进行解密操作，解密过程应进行严格的记录和审计。（四）安全审计1.建立电子档案安全审计系统，对电子档案的访问、操作、修改等行为进行实时监测和审计。2.定期对安全审计数据进行分析，发现安全隐患及时采取措施进行处理，并向上级主管部门报告。（五）应急处理1.制定电子档案安全应急预案，明确应急处理流程和责任分工。2.定期对应急预案进行演练，提高应对突发事件的能力，确保在电子档案存储系统出现故障或遭受攻击时，能够迅速恢复数据，减少损失。八、电子档案的鉴定与处置（一）鉴定原则1.根据电子档案的保管期限和实际利用价值，定期进行鉴定，确保存储的电子档案都是具有保存意义的。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、注重效益的原则。（二）鉴定组织1.成立电子档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门专家、信息技术人员等组成。2.鉴定小组负责制定鉴定标准和流程，组织实施电子档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.对电子档案的内容、背景、来源等进行综合分析，判断其是否仍具有保存价值。2.参考同类电子档案的利用情况和行业标准，确定电子档案的鉴定结论。（四）处置方式1.对于鉴定后确定仍需保存的电子档案，应继续按照本制度进行管理和维护。2.对于鉴定后确定已无保存价值的电子档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁前应进行备份，以备必要时查阅。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、销毁方式、销毁人等信息。九、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门的电子档案存储管理情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.公司内部审计部门不定期对电子档案存储管理工作进行审计，检查制度执行情况和安全管理措施落实情况。（二）考核机制1.将电子档案存储管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门及兼职档案员的工作进行考核评价。2.考核内容包括电子档案的收集、整理、归档、存储、检索、利用、安全管理等方面的工作质量和效率。3.对在电子档