派出所档案室管理制度上墙

PAGE派出所档案室管理制度上墙一、总则（一）目的为加强派出所档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本派出所全体民警、辅警及相关工作人员在档案管理工作中的行为规范。（三）管理原则1.集中统一管理原则：派出所档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容应真实反映派出所各项工作的实际情况，不得篡改、伪造档案信息。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、警务工作秘密及个人隐私的档案信息予以保密，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，应充分考虑档案利用的便利性，提高档案服务质量，满足工作需要。二、档案管理机构与职责（一）档案室设置派出所设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案存放安全。（二）档案管理人员职责1.档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管和查阅利用等日常工作。对各类档案进行分类、编号、编目，建立健全档案检索工具，便于快速查找档案。定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整与安全，发现问题及时报告并处理。做好档案库房的日常管理工作，保持库房整洁卫生，控制库房温湿度，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。按照规定向有关部门和人员提供档案查阅服务，办理档案借阅、归还手续，登记档案利用情况。2.档案分管领导职责负责监督、指导档案管理工作，确保档案管理工作符合法律法规和本制度要求。协调解决档案管理工作中出现的重大问题，保障档案管理工作的顺利开展。审核重要档案的保管期限、密级确定等事项，对档案管理工作进行宏观管理和决策。3.各部门兼职档案员职责负责本部门文件材料的收集、整理和初步立卷工作，定期向档案室移交。协助档案室做好档案的查阅利用工作，提供本部门相关档案信息。配合档案室开展档案清查、统计等工作，及时反馈本部门档案管理工作情况。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案：反映派出所各项工作活动的收文、发文、内部文件、会议文件、工作计划、总结、统计报表等。2.业务档案：包括治安管理、刑事案件侦查、户籍管理、出入境管理等业务工作中形成的各类档案材料。3.人事档案：民警、辅警的个人档案，包括履历、考核、任免、奖惩、工资、党团关系等材料。4.声像档案：反映派出所工作活动的照片、录音、录像等资料。5.电子档案：以电子数据形式存在的各类档案，如电子文件、数据库等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保应归档的文件材料齐全、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备，严禁使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料。3.对重要的会议、活动等应及时收集相关材料，确保档案信息的时效性。（三）整理原则与方法1.整理原则遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。便于保管和检索，提高档案管理工作效率。2.整理方法文书档案：按照年度保管期限机构（问题）分类法进行整理。先将文件按年度分开，再按保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年），然后在每个保管期限内按机构（问题）进行分类排列，编制卷内文件目录，装订成册，填写案卷封面和脊背，编立案卷号。业务档案：根据不同业务类型，按照相应的业务规范和流程进行整理。例如，刑事案件档案按照案件侦查过程的顺序排列，包括立案、破案、侦查终结等各个环节的材料；户籍档案按照户籍类别、人员姓名等进行分类整理。人事档案：按照干部人事档案管理规定进行整理，分为履历材料、自传材料、考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资待遇材料、出国（境）材料、任免材料等十大类，每类再细分小类，按顺序排列，编制目录，装订成册。声像档案：对照片、录音、录像等资料进行分类编号，注明拍摄（录制）时间、地点、内容、人物等信息，同时配以文字说明，按照一定顺序整理存放，并建立相应的检索目录。电子档案：按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类存储，建立电子档案数据库，确保电子档案的可读性和可利用性。同时，对电子档案进行备份，防止数据丢失。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.业务档案应在案件办结或相关业务工作结束后及时归档。3.人事档案应按照规定定期进行整理归档，新形成的档案材料应及时归入个人档案。4.声像档案应在活动结束后或相关资料形成后及时整理归档。5.电子档案应随纸质档案同步归档，确保电子与纸质档案内容一致。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对本部门整理好的文件材料进行初步审核，确保归档材料符合要求。2.将审核后的档案材料移交档案室，档案管理员进行再次审核，核对档案的完整性、准确性和规范性。3.档案管理员按照档案分类方案对档案进行分类、编号、编目，将档案装入档案盒或档案袋，填写相关标识，上架存放。（三）保管期限划分1.永久保管：反映派出所主要职能活动和历史面貌且对本派出所、国家和社会具有长远利用价值的档案，如重大案件的侦查档案、重要人事任免文件等。2.长期保管：在较长时间内对本派出所工作有查考利用价值的档案，保管期限为30年左右，如一般刑事案件档案、常规业务工作的重要文件等。3.短期保管：在较短时间内对本派出所工作有参考价值的档案，保管期限为10年左右，如一般性的文件材料、临时性业务工作记录等。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫，防止灰尘、杂物对档案造成损害。2.控制档案库房的温湿度，温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。可配备温湿度调节设备，如空调、除湿机等，确保档案存放环境适宜。3.做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。库房内应配备防火器材，如灭火器、消防栓等，并定期检查维护；采取防潮措施，如放置干燥剂、密封档案柜等；定期投放防虫药品，防止虫害侵蚀档案；安装防盗门窗、监控设备等，确保档案安全。4.对磁性载体档案，应定期进行检查、复制，防止信息丢失。5.档案管理人员应定期对档案进行清查核对，做到账物相符，发现问题及时查明原因并采取措施解决。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本派出所民警、辅警因工作需要查阅档案的，凭本人工作证件到档案室办理查阅手续。2.外单位因工作需要查阅本派出所档案的，须持有单位介绍信，注明查阅目的、内容和范围，经派出所分管领导批准后，方可查阅。涉及国家机密、警务工作秘密的档案，须经上级主管部门批准，并严格按照保密规定查阅。3.律师因承办案件需要查阅相关档案的，应按照法律规定办理相关手续，经派出所同意后，在档案室工作人员的陪同下查阅。查阅内容仅限于与案件直接相关的档案材料，不得摘抄、复制与案件无关的信息。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、查阅目的等信息。2.档案管理员根据查阅权限和查阅内容，查找并提供相应档案。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。3.如需摘抄、复制档案内容，应经档案管理员同意，并在规定范围内进行。摘抄、复制的档案材料应注明出处，并由档案管理员核对无误后加盖档案室印章。对于涉及国家机密、警务工作秘密的档案，查阅人员必须严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。查阅结束后，档案管理员应及时收回档案，检查档案是否完整无损，如有损坏或丢失，应查明原因并追究相关人员责任。（三）利用反馈档案利用结束后，利用部门或人员应及时将档案利用情况反馈给档案室。如发现档案在利用过程中存在问题或对档案管理工作有改进建议，应及时向档案室提出，以便不断完善档案管理工作。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由派出所分管领导担任组长，档案室负责人及相关业务部门负责人为成员。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表，对超过保管期限的档案进行鉴定。2.审查档案的现实利用价值，对虽未达到保管期限，但已失去利用价值的档案进行鉴定。3.考虑档案的完整性和准确性，对残缺不全、内容失真的档案进行鉴定。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐卷、逐件审查，提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，注明档案名称、年度、保管期限、卷号、数量等信息。2.《档案销毁清册》经派出所分管领导审批后，报上级档案管理部门备案。3.档案销毁应在指定地点进行，由两名以上档案管理人员负责监销。监销人员应认真核对销毁档案的内容与《档案销毁清册》一致，确保销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理员应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行汇总分析，形成档案统计报表，向上级档案管理部门和本派出所领导报告档案管理工作情况。3.档案统计数据应真实、准确、完整，统计报表应按时报送，不得迟报