档案室应该张贴哪些制度

PAGE档案室应该张贴哪些制度档案室管理制度一、总则1.目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。3.基本原则档案管理应遵循集中统一管理、真实准确、完整安全、方便利用的原则。二、档案管理职责1.档案室职责负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。制定和完善档案管理制度，指导各部门档案管理工作。定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。负责档案信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。2.各部门职责负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并定期移交档案室。明确专人负责档案管理工作，确保档案管理工作的顺利开展。配合档案室做好档案的清查、核对等工作。三、档案收集1.收集范围公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料均属收集范围。包括但不限于公司文件、会议记录、合同协议、财务报表、人事档案、技术资料、项目文档等。2.收集要求各部门应及时将本部门形成的文件材料进行整理，确保齐全、完整。对于重要文件和资料，应一式两份，一份留存本部门，一份移交档案室。声像档案应同时收集相关文字说明材料，确保内容准确、完整。四、档案整理1.分类标准档案按照年度机构保管期限分类法进行整理。年度：按照文件形成的年度进行划分。机构：按照公司内部的部门机构进行分类。保管期限：分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.整理方法遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。对每份文件进行编号、编目，填写卷内目录和备考表。按照分类标准，将整理好的文件材料装入档案盒，编制档案盒封面和脊背信息。五档案归档1.归档时间各部门应在次年上半年将上一年度形成的文件材料移交档案室归档。对于重大项目或紧急文件，应及时移交档案室归档。2.归档程序各部门档案管理人员按照整理要求，对本部门文件材料进行初步整理，填写《档案移交清单》。将整理好的档案连同《档案移交清单》一并移交档案室。档案室接收人员对移交档案进行核对、检查，确认无误后办理签收手续。六、档案保管1.保管环境档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。2.档案存放按照分类标准，将档案有序存放在档案柜中，并在档案柜上标明档案类别、年度、保管期限等信息。对于电子档案，应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。3.档案清查档案室应定期对档案进行清查，每年至少一次。清查内容包括档案数量、保管状况、利用情况等，发现问题及时处理。对清查结果进行记录，形成《档案清查报告》。七、档案利用1.利用范围公司员工因工作需要，可查阅、借阅档案室档案。外单位因工作需要查阅公司档案，须经公司领导批准，并办理相关手续。2.利用手续公司员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、原因、期限等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案室审批。档案室根据审批结果，为查阅或借阅人员提供档案，并办理登记手续。3.利用要求查阅档案应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。借阅档案应妥善保管，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。如需复印档案，应经档案室同意，并按照规定进行登记。查阅或借阅档案完毕后，应及时归还档案室，办理归还手续。八、档案鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定价值的原则。根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判定档案的保存价值。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。3.销毁程序经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，编制《档案销毁清单》。《档案销毁清单》经公司领导批准后，由档案室组织实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认。九、档案信息化管理1.信息化建设目标建立公司档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。提高档案管理工作效率和服务水平，为公司决策提供有力支持。2.数据录入与维护档案室应及时将纸质档案数字化，录入档案信息管理系统。对档案信息进行定期维护，确保数据的准确性和完整性。3.系统安全管理加强档案信息管