项目信息档案管理制度

PAGE项目信息档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目信息档案管理，确保项目信息的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提高项目管理效率和决策科学性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目的信息档案管理，包括但不限于项目策划、项目实施、项目验收等全过程产生的各类文件、资料、数据等。（三）基本原则1.真实性原则：项目信息档案应如实反映项目实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集项目各阶段产生的信息，保证档案资料的完整性。3.准确性原则：对项目信息进行准确记录和整理，避免错误和歧义。4.安全性原则：采取有效措施确保项目信息档案的安全，防止信息泄露、丢失和损坏。5.规范性原则：按照统一的标准和规范对项目信息档案进行管理，保证档案的规范性和一致性。（四）职责分工1.项目管理部门负责项目信息档案管理工作的组织、协调和指导。制定项目信息档案管理计划，并监督实施。对项目信息档案进行定期检查和评估，确保档案管理工作符合要求。2.项目团队成员负责及时收集、整理和提交项目过程中产生的各类信息档案。确保所提交的信息档案真实、准确、完整，并按照规定的格式和要求进行整理。3.档案管理部门负责项目信息档案的集中保管和维护。建立项目信息档案管理系统，实现档案的电子化管理和便捷查询。对项目信息档案进行分类、编号、装订等整理工作，确保档案的规范化。4.其他相关部门在各自职责范围内，配合项目管理部门做好项目信息档案管理工作。按照规定提供与项目相关的信息和资料。二、项目信息档案的分类与编号（一）分类标准1.项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.项目策划文件：如项目计划书、项目目标设定、项目进度计划等。3.项目实施文件：涵盖项目过程中的各类会议纪要、工作汇报、技术文件、合同协议、变更记录等。4.项目验收文件：包括验收申请、验收报告、验收证书等。5.项目成果文件：如项目总结报告、项目成果展示资料、知识产权文件等。6.其他文件：与项目相关的其他各类文件，如往来信函、通知、备忘录等。（二）编号规则1.编号结构：采用“项目代码分类代码顺序号”的结构。2.项目代码：由公司统一制定的项目唯一标识符组成，用于区分不同项目。3.分类代码：根据上述分类标准，分别用不同的字母或数字表示各类文件。例如，项目前期文件用“QP”表示，项目策划文件用“CP”表示等。4.顺序号：按照文件产生的时间顺序或重要程度依次编号，确保同一类文件编号的唯一性。三、项目信息档案的收集与整理（一）收集要求1.及时性：项目团队成员应在文件产生后的规定时间内，将相关信息档案提交给项目管理部门。2.完整性：确保收集到项目各阶段的所有重要信息档案，不得遗漏。3.准确性：对收集的信息档案进行初步审核，保证内容准确无误。（二）整理方法1.分类整理：按照分类标准对收集到的信息档案进行分类，同类文件集中存放。2.编号标注：在每份文件上标注相应的编号，以便于识别和管理。3.编目建册：编制项目信息档案目录，建立档案册，记录每份文件的名称、编号、日期、来源等信息。四、项目信息档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：对重要的纸质文件进行分类装订，存放在专门的档案柜中，并做好防潮、防虫、防火等措施。2.电子档案：将项目信息档案电子化存储在公司的档案管理系统中，建立电子档案库。同时，定期对电子档案进行备份，存储在不同的介质上，如光盘、移动硬盘等，并异地存放。（二）保管期限1.短期档案：保管期限为15年，主要包括项目实施过程中的一般性文件和资料。2.中期档案：保管期限为510年，如项目合同协议、重要会议纪要等。3.长期档案：保管期限为10年以上，包括项目立项批复、可行性研究报告、项目成果文件等具有重要历史价值和参考意义的文件。（三）保管环境1.纸质档案保管环境：档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%六0%之间。2.电子档案保管环境：确保存储电子档案的服务器、存储设备等运行环境稳定可靠，具备防火、防潮、防雷、防静电等设施。五、项目信息档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.项目团队成员：可查阅与其工作相关的项目信息档案。2.项目管理部门负责人：有权查阅项目全过程的信息档案。3.公司内部其他部门因工作需要查阅：需填写查阅申请表，经项目管理部门负责人批准后方可查阅。4.外部单位查阅：必须经过公司相关领导审批，并签订保密协议后，方可查阅指定的项目信息档案。（二）查阅流程1.提出申请：查阅人填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.审批：申请表提交给相应的审批人进行审批，审批通过后，申请表交档案管理部门。3.查阅：档案管理部门根据申请表提供查阅服务，并做好查阅记录。查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或复制。（三）借阅权限1.借阅范围：原则上不允许借阅项目信息档案，但因特殊情况确需借阅的，需经公司高层领导批准。2.借阅流程：借阅人填写借阅申请表，经审批后到档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门应在借阅申请表上注明借阅期限、归还时间等信息，并要求借阅人签字确认。借阅人应按时归还档案，如遇特殊情况需要延期归还，应提前办理续借手续。六、项目信息档案的保密与安全（一）保密措施1.人员管理：对涉及项目信息档案管理的人员进行保密培训，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.物理隔离：档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。对电子档案设置不同级别的访问权限，防止信息泄露。3.信息加密：对重要的电子档案进行加密存储，确保信息在传输和存储过程中的安全性。4.保密标识：在项目信息档案上标注保密标识，提醒查阅和使用人员注意保密。（二）安全管理1.防火防盗：档案库房配备必要的消防设备，安装防盗报警装置，确保档案安全。2.数据备份与恢复：定期对电子档案进行备份，并制定数据恢复计划，以应对可能出现的数据丢失情况。3.应急处理：制定项目信息档案安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、网络攻击等紧急情况下的应急处理措施，确保档案能够及时得到保护和恢复。七、项目信息档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定：每年对项目信息档案进行一次全面鉴定，确定档案的保管价值。2.价值评估：根据档案的内容、历史意义、现实用途等因素，综合评估档案的价值。（二）鉴定流程1.成立鉴定小组：由项目管理部门、档案管理部门等相关人员组成鉴定小组，负责对项目信息档案进行鉴定。2.初步筛选：鉴定小组对档案进行逐一审查，初步筛选出无保存价值的档案。3.详细评估：对初步筛选出的档案进行详细评估，确定其是否真的无保存价值。4.形成鉴定报告：鉴定小组根据评估结果形成鉴定报告，提出销毁意见和保留档案清单。（三）销毁程序1.审批：鉴定报告经公司领导审批后，方可进行档案销毁。2.销毁实施：由档案管理部门负责组织实施档案销毁工作，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地