怎样建立档案管理制度

PAGE怎样建立档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作活动的实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集公司/组织在各个方面形成的档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，应严格保密，防止档案信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责公司/组织档案管理工作的具体实施。（二）档案管理部门职责1.制定档案管理制度：根据国家有关法律法规和公司/组织实际情况，制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.档案收集与整理：负责收集、整理公司/组织各部门形成的各类档案，确保档案的齐全、完整。3.档案保管：建立档案库房，配备必要的保管设备，对档案进行安全保管，防止档案损坏、丢失和泄密。4.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.档案统计与分析：对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计和分析，为公司/组织决策提供依据。6.档案查阅与利用：为公司/组织内部各部门及员工提供档案查阅服务，根据规定办理档案借阅手续，确保档案的合理利用。7.档案信息化建设：推进档案信息化管理，建立档案信息数据库，实现档案信息的快速检索和共享。三、档案的分类与编号（一）档案分类根据公司/组织档案的形成领域和内容特点，将档案分为以下几类：1.行政管理类：包括公司/组织的各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理等方面的档案。2.业务管理类：涵盖公司/组织各业务部门在业务活动中形成的合同协议、项目文档、市场调研、客户资料等档案。3.财务审计类：包含财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等档案。4.基本建设类：涉及公司/组织基本建设项目的立项、设计、施工、竣工验收等过程中形成的档案。5.设备仪器类：包括公司/组织的设备仪器采购、安装、调试、维护、报废等方面的档案。6.声像电子类：如照片、录音、录像、电子文档等档案。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用分类号加流水号的方式，分类号按照档案分类设置，流水号为每类档案内的顺序号。例如，行政管理类档案编号为XZGL001，其中XZGL为行政管理类档案的分类号，001为该类档案的流水号。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.收集范围：明确各部门应收集的档案种类和内容，包括纸质文件、电子文件、实物等。2.收集时间：规定各部门定期向档案管理部门移交档案，一般为每年[X]月底前移交上一年度形成的档案。3.收集要求：各部门应对收集的档案进行初步整理，确保档案的齐全、完整，字迹清晰，签署完备。（二）档案整理1.分类整理：档案管理部门按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.装订编目：对纸质档案进行装订，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。3.数字化处理：对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案的数字化存储和管理。五、档案的保管（一）档案库房建设1.选址要求：档案库房应选择地势较高、干燥通风、防火防盗的地点。2.库房设施：配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度控制设备、消防设备、防虫防鼠设备等。（二）档案保管要求1.上架存放：按照档案编号顺序，将档案上架存放，便于查找和管理。2.温湿度控制：保持档案库房的温度在[X]℃[X]℃之间，相对湿度在[X]%[X]%之间。3.安全防护：加强档案库房的安全管理，设置门禁系统，安装监控设备，定期进行安全检查，防止档案被盗、被抢、被篡改等情况发生。4.定期盘点：每年对档案进行一次全面盘点，核对档案数量、编号、保管期限等信息，确保档案账实相符。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.鉴定组织：成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定标准：根据国家有关规定和公司/组织实际情况，制定档案鉴定标准，明确档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（[X]年）和短期（[X]年）。3.鉴定程序：档案鉴定小组定期对档案进行鉴定，逐卷审查档案内容，确定档案的保管期限。对保管期限已满或失去保存价值的档案，提出鉴定意见。（二）档案销毁1.销毁审批：经鉴定小组鉴定后，编制档案销毁清册，报公司/组织领导审批。2.销毁实施：档案销毁清册经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应在指定地点进行，并由两人以上监销。3.销毁记录：对档案销毁过程进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，并将销毁记录存档。七、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅：公司/组织内部各部门及员工因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外部查阅：因特殊情况需要外部单位或个人查阅公司/组织档案的，须经公司/组织主管领导批准，并办理相关手续。（二）查阅手续1.登记备案：查阅档案时，档案管理人员应详细登记查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅内容等信息。2.查阅限制：查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理手续。3.归还档案：查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（三）利用服务1.提供咨询：档案管理部门应积极为公司/组织内部各部门及员工提供档案利用咨询服务，帮助其了解档案信息，合理利用档案。2.专题编研：根据公司/组织工作需要，档案管理部门可开展专题档案编研工作，为公司/组织决策提供参考依据。八、档案的统计与移交（一）档案统计1.统计内容：档案管理部门应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。统计内容包括档案数量、种类、保管期限、查阅利用人次等。2.统计报表：定期编制档案统计报表，向上级主管部门和公司/组织领导报送，为档案管理决策提供数据支持。（二）档案移交1.移交范围：公司/组织因机构调整、撤销、合并等原因导致档案管理主体发生变化时，应按照规定进行档案移交。2.移交手续：档案移交时，移交方应编制档案移交清册，详细记录移交档案的名称、数量