档案质量制度包括哪些

PAGE档案质量制度包括哪些一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性、系统性和安全性，提高档案利用价值，特制定本档案质量制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司各项业务活动的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖公司各类业务活动所形成的各种载体的档案，保证档案的齐全。3.系统性原则：按照档案的形成规律和内在联系，进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系。4.安全性原则：采取有效措施确保档案实体和信息的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、档案质量要求（一）文件材料的收集1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保在业务活动过程中形成的各类文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应包括纸质文件、电子文件、图表、声像等各种载体形式。3.文件材料应内容完整、字迹清晰、签署齐全，如有修改应注明修改日期及修改人。（二）文件材料的整理1.分类根据公司业务特点和档案内容，将档案分为行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人力资源类、党群工作类等类别。每一大类下可进一步细分若干二级类目，如行政管理类可分为公文管理、会议管理、机要保密等。2.编号对每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查找和管理。编号可采用数字与字母相结合的方式，如“XZGL001”，其中“XZGL”表示行政管理类，“001”为该类下的顺序号。3.装订纸质文件应进行整齐装订，去除金属物，破损文件应进行修补或复制。装订应牢固、整齐，便于翻阅和保存。4.编目编制档案目录，目录应包括档号、文号、题名、日期、责任者、页数等项目。电子文件应同时编制电子目录，目录信息应与纸质目录一致，并确保电子目录的准确性和可读性。（三）档案的归档1.各部门应定期将整理好的档案移交至公司档案管理部门进行归档。2.归档时应填写档案移交清单，注明档案的类别、数量、移交日期等信息，双方签字确认。3.档案管理部门应对归档的档案进行认真核对，确保档案质量符合要求，对不符合要求的档案应退回原部门重新整理。（四）档案的保管1.库房环境档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案安全。2.存放方式档案应按照类别、年度、保管期限等进行有序存放，便于查找和管理。电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，备份介质应异地存放。3.保管期限根据国家有关规定和公司实际情况，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。定期对档案进行鉴定，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。（五）档案的利用1.借阅制度公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅档案名称及数量等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门应对借阅申请进行审核，对符合借阅条件的，予以办理借阅手续，并限定借阅期限。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容，借阅期满后应及时归还档案。2.查阅制度外单位人员查阅公司档案，应持单位介绍信，注明查阅目的、查阅范围等，经公司分管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容，确需摘抄、复制的，应经档案管理部门同意。3.利用登记对档案的借阅、查阅等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用时间、利用人姓名、利用目的、利用档案名称及数量等。三、档案质量监督与检查（一）监督检查机构公司成立档案质量监督检查小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员代表。监督检查小组负责对公司档案质量制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查。（二）检查内容1.文件材料的收集是否齐全、完整。2.文件材料的整理是否符合分类、编号、装订、编目等要求。3.档案的归档是否及时、规范。4.档案的保管是否安全、有序。5.档案的利用是否符合借阅、查阅制度规定。（三）检查方式1.定期检查：每年至少进行一次全面的档案质量检查，检查范围涵盖公司各部门。2.不定期抽查：根据工作需要，随时对部分部门的档案质量进行抽查。（四）问题整改1.监督检查小组对检查中发现的问题应及时下达整改通知书，明确整改要求和整改期限。2.被检查部门应针对存在的问题制定整改措施，认真进行整改，并在规定期限内将整改情况书面报告档案管理部门。3.档案管理部门对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。四、档案质量责任追究（一）责任界定1.因工作失误导致文件材料收集不齐全、整理不规范、归档不及时等问题，由相关部门负责人和直接责任人承担责任。2.因保管不善造成档案损坏、丢失等安全事故，由档案保管人员承担责任。3.因违规利用档案，造成档案信息泄露或其他不良后果，由利用人员承担责任。（二）责任追究方式1.批评教育：对情节较轻的责任人，给予批评教育，责令其限期改正。2.经济处罚：对造成一定损失的责任人，视情节轻重给予相应的经济处罚。3.行政处分：对情节严重、造成重大损失或不良影响的责任人，给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等行政处分。4.法律责任：对违反法律法规