北京公房承租制度

北京公房承租制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国招标投标法》《企业内部控制基本规范》及集团母公司关于不动产资产管理的相关规定制定，同时结合公司实际情况，旨在规范北京公房承租业务流程，防控租赁风险，提升资产使用效益，确保业务合规运营。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖北京公房承租的申请、审批、签约、履约、退出等全流程管理，以及相关合同履约、风险防控、监督检查等环节。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）XX专项管理：指针对北京公房承租业务建立的全流程、全要素、全风险的系统性管控机制，包括业务操作规范、风险识别、合规审查、责任追究等管理措施。（二）XX风险：指因政策变化、合同违约、操作失误、市场波动等可能导致资产损失、法律责任或声誉受损的潜在威胁。（三）XX合规：指承租业务活动严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部制度，确保业务合法、合规、高效运行的状态。第四条北京公房承租专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保承租业务各环节纳入制度管控范围，不留管理死角。（二）责任到人：明确各层级、各岗位的职责权限，实现责任闭环。（三）风险导向：聚焦重点风险领域，实施差异化管控策略。（四）持续改进：根据内外部环境变化及时优化制度流程，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为北京公房承租管理的第一责任人，对公司承租业务的合规性、安全性负总责；分管领导为直接责任人，负责具体组织、协调和监督。第六条设立北京公房承租管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括牵头部门、专责部门及关键业务部门负责人。领导小组负责统筹协调承租业务重大事项，审批重大风险处置方案，监督评价制度执行效果。第七条领导小组主要职能包括：（一）审议承租管理制度及重大调整方案；（二）统筹协调跨部门承租业务协同；（三）决策重大风险事件的处置意见；（四）定期听取专项管理工作报告。第八条牵头部门（如资产管理部）职责：（一）统筹制定承租管理制度，组织业务培训；（二）牵头开展承租需求测算、资产评估；（三）监督合同履约情况，协调争议处理；（四）建立承租业务档案，实行动态管理。第九条专责部门（如法务部、内控部）职责：（一）审核承租合同的合规性、法律风险；（二）优化承租业务流程，推动制度落地；（三）开展专项风险评估，提出管控建议；（四）处置重大风险事件，组织合规检查。第十条业务部门/下属单位职责：（一）落实承租业务申请、使用、退出等环节要求；（二）建立内部承租台账，定期报送使用情况；（三）配合开展风险评估，及时上报异常问题；（四）加强员工教育，杜绝违规行为。第十一条基层执行岗责任：（一）签署岗位合规承诺书，明确个人义务；（二）严格执行业务操作规范，拒绝违规指令；（三）主动上报潜在风险隐患，参与风险处置；（四）配合完成制度培训，提升风险意识。第三章专项管理重点内容与要求第十二条需求论证环节：业务部门应结合部门职能、使用年限、面积需求等科学论证承租必要性，严禁无实质需求或重复申请。需提交专项说明，经专责部门审核后纳入计划。第十三条产权核实环节：承租前需由牵头部门联合第三方机构核实公房产权、用途、限制等关键信息，确保产权清晰、合法可用。对存在抵押、查封等情况的，需制定专项解决方案。第十四条招标采购环节：租赁面积超过XX平方米或金额超过XX万元的，必须采用公开招标方式，严格按照集团采购管理规定执行，严禁直接委托或私下谈判。第十五条合同签订环节：租赁合同必须包含租赁期限、租金标准、违约责任、退出机制等核心条款，由专责部门审核后签署，并建立电子存档。第十六条租金管理环节：按月预缴租金，每年审计一次，超额收取部分须退回。对欠租行为，应提前XX天发出催告，逾期仍未支付的，可解除合同。第十七条担保管理环节：金额超过XX万元的租赁业务，需要求第三方提供履约担保，担保人资质须经专责部门评估。第十八条维修责任环节：公房日常维护由出租方负责，承租方仅承担约定范围内的改造及损坏修复，具体范围须在合同中明确约定。第十九条监督检查环节：每年至少开展两次承租资产现场核查，重点检查使用用途、设施状况、合同履行情况，问题清单需限期整改。第四章专项管理运行机制第十二条制度动态更新机制：牵头部门每年对照法规变化、业务调整情况评估制度有效性，每季度至少收集一次内外部反馈，重大调整须报领导小组审议。第十三条风险识别预警机制：每年X月开展承租业务专项风险排查，对政策调整、合同违约、资产闲置等风险进行分级（低/中/高），发布预警报告至相关单位。第十四条合规审查机制：将承租审查嵌入业务流程，合同签订前必须经专责部门审核，未经审查的，财务部门不得支付款项，采购部门不得履行采购程序。第十五条风险应对机制：（一）一般风险：由业务部门制定整改方案，专责部门跟踪落实；（二）重大风险：由领导小组成立专项小组，制定应急预案，及时上报管理层；（三）责任协同：风险处置涉及跨部门时，牵头部门统筹协调，明确各方分工。第十六条责任追究机制：违规情形及处罚标准如下：（一）提供虚假需求：通报批评，责任人年度考核扣分；（二）擅自转租：解除合同，责任人承担直接损失XX%赔偿责任；（三）重大违约：列入黑名单，3年内禁止参与同类业务。第十七条评估改进机制：每年X月组织对制度运行效果评估，通过问卷调研、案例分析等方式收集反馈，形成改进报告，纳入次年工作计划。第五章专项管理保障措施第十八条组织保障：各层级领导应签署责任书，明确“一岗双责”，定期听取承租业务汇报，对未履职的，按管理权限进行处理。第十九条考核激励机制：将承租合规情况纳入部门年度考核，得分占绩效XX%，评优名额向制度执行突出的单位倾斜，对违规行为实行一票否决。第二十条培训宣传机制：（一）管理层：每季度开展合规履职培训，重点学习政策法规；（二）业务人员：每年X月组织操作规范培训，考核合格后方可上岗；（三）全员：通过内网、宣传栏普及制度要点，增强红线意识。第二十一条信息化支撑：依托OA系统实现承租业务线上管理，自动触发审批节点，实时监控合同履行进度、租金收缴情况。第二十二条文化建设：编制《承租业务合规手册》，要求新员工入职时签署承诺书，定期组织案例分享会，营造“人人合规”氛围。第二十三条报告制度：（一）风险事件报告：重大风险须在X小时内上报领导小组，48小时内提交处置方案；（二）年度报告：每年X月底前报送承租业务整体情况，包括合同数量、面积