档案销毁管理制度

档案销毁管理制度一、档案销毁管理制度

（一）总则

档案销毁管理制度旨在规范档案销毁工作，确保档案信息的安全、合规销毁，防止档案信息泄露，维护组织信息安全。本制度适用于组织内部所有档案的销毁活动，包括纸质档案、电子档案及其他形式档案。所有涉及档案销毁工作的部门和人员均需遵守本制度。

（二）档案销毁范围

1.纸质档案销毁范围包括但不限于已过保存期限的档案、无保存价值的档案、涉及敏感信息的档案等。

2.电子档案销毁范围包括但不限于已过保存期限的电子文件、无保存价值的电子数据、涉及敏感信息的电子记录等。

3.其他形式档案销毁范围包括但不限于照片、录音、录像等形式的档案。

（三）档案销毁原则

1.依法合规原则：档案销毁工作必须符合国家相关法律法规及组织内部规章制度的要求。

2.安全保密原则：档案销毁过程中必须确保档案信息不被泄露，防止信息被非法获取。

3.完整彻底原则：档案销毁必须确保档案信息被彻底销毁，无法恢复。

4.可追溯原则：档案销毁工作必须留下完整记录，确保销毁过程可追溯。

（四）档案销毁流程

1.档案鉴定：由档案管理部门组织相关部门对档案进行鉴定，确定档案是否可以销毁。

2.销毁审批：档案鉴定完成后，由档案管理部门提出销毁申请，经组织领导审批后执行。

3.销毁实施：由档案管理部门或委托专业机构进行档案销毁，确保销毁过程符合安全保密要求。

4.销毁记录：销毁完成后，由档案管理部门记录销毁时间、销毁方式、销毁人员等信息，并存档备查。

（五）档案销毁方式

1.纸质档案销毁方式：采用粉碎机粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。

2.电子档案销毁方式：采用专业软件进行数据擦除、物理销毁等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。

3.其他形式档案销毁方式：根据档案具体形式选择相应的销毁方式，确保档案信息无法恢复。

（六）档案销毁监督

1.档案销毁过程必须由档案管理部门或委托专业机构进行监督，确保销毁过程符合安全保密要求。

2.监督人员必须对销毁过程进行全程监督，确保销毁过程不被干扰。

3.监督人员必须对销毁结果进行确认，确保档案信息被彻底销毁。

（七）档案销毁责任

1.档案管理部门负责档案销毁工作的组织、协调和监督。

2.档案销毁实施人员必须严格遵守本制度，确保销毁过程符合安全保密要求。

3.监督人员必须对销毁过程进行全程监督，确保销毁过程不被干扰。

4.对违反本制度的行为，将依法依规进行处罚。

（八）附则

本制度由档案管理部门负责解释，自发布之日起施行。

二、档案销毁申请与审批

（一）申请条件

档案销毁申请必须由具备相应权限的部门或人员提出。申请销毁的档案必须符合档案销毁范围的规定，即已超过法定或规定保存期限、无任何利用价值、涉及国家秘密或组织内部敏感信息且无特殊保存需求。提出申请时，申请人需明确说明档案的种类、数量、存放位置以及拟采取的销毁方式，并提交相关证明材料，如档案保管期限表、鉴定意见等。

（二）申请流程

1.初步审核：档案管理部门收到销毁申请后，首先对申请材料进行初步审核，确认申请内容是否符合档案销毁范围和原则。审核内容包括档案的种类、数量、存放位置、销毁原因等，确保申请材料完整、准确。

2.部门确认：对于涉及多个部门的档案销毁申请，档案管理部门需与相关department进行沟通，确认档案的归属和销毁必要性。各部门需在申请上签字或盖章，表明对销毁申请的认可。

3.档案检索与清点：档案管理部门根据申请内容，对相关档案进行检索和清点，确认档案的存在性和完整性。清点过程中，需详细记录档案的编号、标题、日期、存放位置等信息，并形成清点清单。

4.鉴定评估：档案管理部门组织相关部门对拟销毁档案进行鉴定评估，确定档案是否可以销毁。鉴定评估需依据国家相关法律法规和组织内部规章制度进行，确保鉴定结果的客观性和公正性。

5.申请提交：鉴定评估完成后，档案管理部门将鉴定意见与申请材料一并提交给组织领导审批。审批内容包括档案销毁的必要性、安全性、合规性等，确保销毁工作符合组织利益和信息安全的需要。

（三）审批权限

档案销毁申请的审批权限根据档案的重要程度和敏感级别进行划分。一般档案销毁申请由部门负责人审批；重要档案销毁申请需经分管领导审批；涉及国家秘密或高度敏感信息的档案销毁申请，必须经组织主要领导审批。审批过程中，组织领导需认真审查申请材料，确保销毁工作的必要性和安全性。审批结果需正式记录，并存档备查。

（四）审批时限

档案销毁申请的审批时限根据审批权限进行规定。一般档案销毁申请应在收到申请后五个工作日内完成审批；重要档案销毁申请应在收到申请后十个工作日内完成审批；涉及国家秘密或高度敏感信息的档案销毁申请，应在收到申请后十五个工作日内完成审批。如遇特殊情况需延长审批时限，应经组织主要领导批准。审批时限的遵守有助于确保档案销毁工作的及时性和高效性，避免档案因长期保管而增加安全风险。

（五）审批结果处理

审批完成后，档案管理部门根据审批结果进行相应处理。批准销毁的申请，档案管理部门将形成销毁通知，明确销毁时间、地点、方式、责任人等信息，并通知相关部门和人员做好准备。不批准销毁的申请，档案管理部门将通知申请人，并说明原因。对于需特殊处理的档案，如需转为永久保存或移交其他部门保管，档案管理部门将按照组织规定进行处理。审批结果的正式记录和存档，有助于确保销毁工作的可追溯性和责任明确性，为后续监督和检查提供依据。

（六）特殊情况处理

在档案销毁申请与审批过程中，可能遇到一些特殊情况，如档案涉及法律诉讼、审计调查等。针对这些情况，档案管理部门需采取相应措施进行处理。对于涉及法律诉讼的档案，档案管理部门应暂缓销毁，直至诉讼结束或法院出具相关法律文书。对于涉及审计调查的档案，档案管理部门应配合审计部门工作，提供必要的档案支持，并在审计结束后按照规定进行处理。特殊情况的处理需确保档案信息的完整性和安全性，避免因特殊原因导致档案信息泄露或丢失。档案管理部门应与相关部门保持密切沟通，及时了解特殊情况的处理进展，确保档案销毁工作的顺利进行。

（七）电子档案申请与审批

电子档案销毁申请与审批流程与纸质档案基本一致，但需增加电子数据的特殊处理环节。电子档案销毁申请时，申请人需提供电子数据的存储介质、存储位置、数据格式等信息，并说明拟采取的销毁方式。档案管理部门在审核申请材料时，需特别关注电子数据的敏感性和安全性，确保销毁方式能够彻底清除数据，防止数据恢复或泄露。电子档案销毁的审批权限根据电子数据的重要程度和敏感级别进行划分，审批时限也相应调整。电子档案销毁结果的处理需确保电子数据被彻底销毁，并形成相应的销毁记录，以备后续监督和检查。电子档案销毁的特殊性在于其非实体性，销毁过程中需特别注意防止数据恢复或泄露，确保销毁工作的彻底性和安全性。

（八）申请与审批记录管理

档案销毁申请与审批过程中形成的所有记录，包括申请表、审核意见、鉴定评估报告、审批结果等，均需由档案管理部门统一管理。记录管理需确保记录的完整性、准确性和安全性，便于后续查阅和监督。记录的保存期限根据组织内部规定执行，一般应保存至档案销毁工作完成后的三年。记录管理过程中，需定期对记录进行检查和整理，确保记录的可用性和可追溯性。记录的正式存档，有助于确保档案销毁工作的合规性和责任明确性，为后续审计和检查提供依据。档案管理部门应建立完善的记录管理制度，确保记录的妥善保管和有效利用，为档案销毁工作的顺利开展提供保障。

三、档案销毁实施与监督

（一）销毁准备

档案销毁实施前，档案管理部门需做好充分准备。首先，根据已批准的销毁申请和审批结果，制定详细的销毁实施方案。方案中应明确销毁时间、地点、参与人员、销毁方式、安全措施、应急预案等关键信息。其次，组织销毁实施人员接受相关培训，确保其了解销毁流程、安全要求和工作职责。培训内容包括档案销毁的重要性、销毁方式的选择、安全操作规程、应急处理方法等，确保实施人员具备必要的知识和技能。再次，准备销毁所需的设备和材料，如粉碎机、焚烧炉、数据擦除软件、防护用品等，并确保设备和材料处于良好状态，能够满足销毁工作的需求。最后，通知相关部门和人员，明确销毁时间、地点和注意事项，确保销毁工作顺利进行。销毁准备工作的充分性，直接关系到销毁工作的效率和安全性，是确保销毁工作成功的关键环节。

（二）纸质档案销毁实施

纸质档案销毁实施过程中，需严格按照实施方案进行操作。首先，由档案管理部门或委托的专业机构负责具体实施，确保销毁过程符合安全保密要求。其次，销毁方式应根据档案的性质和重要程度选择，一般档案可采用粉碎机粉碎或焚烧等方式进行销毁。粉碎机粉碎适用于一般纸质档案，确保档案信息无法通过任何手段恢复。焚烧适用于无保存价值的档案，确保档案信息被彻底销毁。销毁过程中，应确保销毁设备的正常运行，并配备必要的防护用品，如手套、口罩等，防止有害物质对人员造成伤害。销毁现场应设置警戒线，禁止无关人员进入，确保销毁过程的安全性和保密性。销毁过程中，应安排专人进行监督，确保销毁工作按照计划进行，并防止档案信息泄露。

（三）电子档案销毁实施

电子档案销毁实施过程中，需特别注意数据的安全性和彻底性。首先，电子档案销毁可采用数据擦除或物理销毁等方式进行。数据擦除适用于存储在计算机、服务器等设备中的电子档案，采用专业数据擦除软件对数据进行多次覆盖，确保数据无法通过任何手段恢复。物理销毁适用于存储介质如硬盘、U盘等，应采用专业设备对存储介质进行物理破坏，如粉碎、焚烧等，确保数据被彻底销毁。销毁过程中，应确保销毁设备的正常运行，并配备必要的防护用品，如手套、口罩等，防止有害物质对人员造成伤害。销毁现场应设置警戒线，禁止无关人员进入，确保销毁过程的安全性和保密性。销毁过程中，应安排专人进行监督，确保销毁工作按照计划进行，并防止数据泄露。电子档案销毁的复杂性在于其非实体性，销毁过程中需特别注意防止数据恢复或泄露，确保销毁工作的彻底性和安全性。

（四）销毁过程监督

档案销毁过程中，必须安排专人进行监督，确保销毁工作符合安全保密要求。监督人员应具备相应的资质和经验，能够对销毁过程进行有效监督。监督人员需全程参与销毁过程，确认销毁方式、销毁设备、销毁效果等是否符合要求。监督人员应记录销毁过程中的关键信息，如销毁时间、销毁方式、销毁数量、销毁效果等，并形成监督记录。监督过程中，如发现任何异常情况，应立即停止销毁工作，并采取相应措施进行处理。监督人员的职责是确保销毁工作的合规性和安全性，防止档案信息泄露或销毁不彻底。监督记录的正式存档，有助于确保销毁工作的可追溯性和责任明确性，为后续审计和检查提供依据。

（五）销毁效果确认

档案销毁完成后，需对销毁效果进行确认，确保档案信息被彻底销毁，无法通过任何手段恢复。对于纸质档案，可通过检查销毁后的残留物进行确认，确保档案信息被完全破坏。对于电子档案，可通过专业软件进行数据恢复测试，确认数据已被彻底擦除或物理破坏。销毁效果确认过程中，应安排专人进行操作，并记录确认结果。确认结果需正式记录，并存档备查。销毁效果确认的目的是确保销毁工作的彻底性和安全性，防止档案信息泄露或被非法获取。销毁效果确认的正式记录，有助于确保销毁工作的合规性和责任明确性，为后续审计和检查提供依据。

（六）销毁记录管理

档案销毁过程中形成的所有记录，包括销毁实施方案、销毁过程监督记录、销毁效果确认记录等，均需由档案管理部门统一管理。记录管理需确保记录的完整性、准确性和安全性，便于后续查阅和监督。记录的保存期限根据组织内部规定执行，一般应保存至档案销毁工作完成后的三年。记录管理过程中，需定期对记录进行检查和整理，确保记录的可用性和可追溯性。记录的正式存档，有助于确保档案销毁工作的合规性和责任明确性，为后续审计和检查提供依据。档案管理部门应建立完善的记录管理制度，确保记录的妥善保管和有效利用，为档案销毁工作的顺利开展提供保障。

四、档案销毁记录与档案处置

（一）销毁记录的详细内容

档案销毁记录是销毁工作的重要凭证，必须详细、准确地反映销毁的整个过程。记录内容应包括销毁档案的详细信息，如档案的名称、编号、类别、数量、保管期限、存放位置等。这些信息有助于确认销毁档案的合法性和必要性。此外，记录还应包括销毁的时间、地点、参与人员、销毁方式、使用的设备、监督人员等。销毁时间应具体到日期和时间，地点应明确到具体场所，参与人员应列出姓名和职务，销毁方式应详细描述，使用的设备应注明型号和状态，监督人员应记录其姓名和监督内容。这些信息有助于确认销毁工作的合规性和有效性。销毁过程中的特殊情况，如遇到无法销毁的档案、销毁设备故障等，也应详细记录，并说明处理方式和结果。销毁效果的确认结果，如监督人员签字、销毁样品照片等，也应作为记录的一部分。这些记录的详细内容，有助于确保销毁工作的可追溯性和责任明确性，为后续审计和检查提供依据。

（二）销毁记录的格式与要求

档案销毁记录的格式应规范、统一，便于查阅和管理。记录应采用书面形式，可以使用表格、文书等形式记录。记录的标题应明确为“档案销毁记录”，并注明记录的日期和编号。记录的内容应按照销毁档案的详细信息、销毁时间、地点、参与人员、销毁方式、使用的设备、监督人员、特殊情况、销毁效果等顺序进行排列。记录的文字应清晰、准确，避免使用模糊或歧义的词语。记录的签名应明确，包括销毁实施人员、监督人员、档案管理部门负责人等的签名和日期。记录的盖章应清晰，包括组织公章、档案管理部门章等。记录的保存应规范，应将记录装订成册，并注明页码和册数。记录的格式和要求的规范性，有助于确保销毁记录的完整性和有效性，便于后续查阅和监督。

（三）销毁记录的审核与归档

档案销毁记录完成后，需经过审核才能归档。审核应由档案管理部门负责人或其指定的专人进行，审核内容包括记录的完整性、准确性、规范性等。审核人员应检查记录的内容是否齐全，信息是否准确，格式是否规范，签名和盖章是否齐全。审核过程中，如发现记录不完整或存在错误，应要求相关人员补充或修正。审核通过后，记录应进行归档，归档时应将记录按照日期或编号进行排序，并注明归档日期和保管期限。归档的记录应存放在安全的环境中，如档案室、保险柜等，并做好防潮、防火、防盗等措施。销毁记录的审核与归档，有助于确保销毁记录的安全性和可用性，便于后续查阅和监督。审核与归档的过程，是确保销毁工作合规性和责任明确性的重要环节，需要严格把关。

（四）档案销毁后的处置

档案销毁完成后，销毁的档案材料需进行妥善处置，防止被非法回收或利用。对于纸质档案销毁后，销毁的残留物应作为废品处理，可以委托有资质的机构进行回收利用，或按照环保要求进行焚烧处理。处理过程中，应确保废品或废弃物不被非法回收或利用。对于电子档案销毁后，存储介质如硬盘、U盘等应进行物理销毁，如粉碎、焚烧等，确保存储介质无法被恢复数据。销毁后的存储介质应作为废品处理，可以委托有资质的机构进行回收利用，或按照环保要求进行销毁处理。档案销毁后的处置，需要严格按照环保和废物处理的相关规定进行，确保销毁的档案材料不被非法回收或利用，防止信息泄露或被非法获取。处置过程中，应做好相关记录，并存档备查。

（五）销毁记录的查阅与利用

档案销毁记录是销毁工作的重要凭证，应按规定进行查阅和利用。查阅销毁记录需经过档案管理部门的批准，并注明查阅目的和范围。查阅人员应严格遵守查阅规定，不得泄露销毁记录的内容，不得对记录进行涂改或损坏。销毁记录的查阅，主要用于审计、检查、责任认定等目的。在审计和检查过程中，销毁记录可以作为重要证据，帮助审计和检查人员了解销毁工作的合规性和有效性。在责任认定过程中，销毁记录可以作为重要依据，帮助组织认定销毁工作中的责任。销毁记录的查阅与利用，需要严格按照组织内部规定进行，确保销毁记录的安全性和有效性，防止信息泄露或被非法利用。查阅与利用的过程，是确保销毁工作合规性和责任明确性的重要环节，需要严格把关。

（六）销毁记录的保密管理

档案销毁记录涉及组织内部信息和敏感信息，必须进行严格的保密管理。销毁记录的保管应存放在安全的环境中，如档案室、保险柜等，并做好防潮、防火、防盗等措施。保管过程中，应限制无关人员的接触，并做好出入记录。销毁记录的查阅需经过档案管理部门的批准，并注明查阅目的和范围。查阅人员应严格遵守查阅规定，不得泄露销毁记录的内容，不得对记录进行涂改或损坏。销毁记录的复制需经过档案管理部门的批准，并注明复制目的和范围。复制过程中，应确保复制件的安全性和保密性，防止复制件被非法利用。销毁记录的销毁需经过档案管理部门的批准，并注明销毁目的和范围。销毁过程中，应确保销毁的彻底性，防止销毁记录被非法恢复或利用。销毁记录的保密管理，需要严格按照组织内部规定和保密要求进行，确保销毁记录的安全性和有效性，防止信息泄露或被非法利用。保密管理的过程，是确保销毁工作合规性和责任明确性的重要环节，需要严格把关。

五、档案销毁责任与监督审计

（一）责任主体界定

档案销毁工作的责任主体包括档案管理部门、销毁实施人员、监督人员以及相关领导。档案管理部门作为档案销毁工作的归口部门，对整个销毁过程负总责，包括销毁申请的审核、销毁方案的制定、销毁过程的监督以及销毁记录的管理等。销毁实施人员直接参与销毁工作，对销毁操作的合规性、安全性负直接责任，需严格按照销毁方案和操作规程进行工作。监督人员对销毁过程进行全程监督，对销毁方式的合规性、销毁效果的彻底性负监督责任，需认真履行监督职责，确保销毁工作符合要求。相关领导对重大档案销毁工作负领导责任，需审批销毁申请、批准销毁方案，并对销毁工作的最终结果负责。责任主体的明确界定，有助于确保销毁工作的合规性和有效性，防止责任不清或推诿扯皮现象的发生。

（二）责任追究机制

为确保档案销毁工作的顺利进行，必须建立完善的责任追究机制。对于在销毁工作中违反规定、失职渎职的行为，应依法依规进行追究。责任追究的范围包括但不限于：未按规定程序进行销毁申请、未按规定方式销毁档案、销毁过程中造成档案信息泄露、销毁效果不彻底、销毁记录不完整或不真实等。责任追究的方式包括但不限于：通报批评、经济处罚、行政处分等。对于情节严重的，如构成犯罪的，应移交司法机关处理。责任追究的实施需依据相关规定和程序进行，确保公平、公正、公开。责任追究的目的是为了警示和教育，防止类似事件再次发生，确保销毁工作的合规性和有效性。责任追究机制的实施，需要严格按照组织内部规定和法律法规进行，确保责任追究的严肃性和权威性。

（三）内部监督机制

档案销毁工作的内部监督机制是确保销毁工作合规性和有效性的重要保障。内部监督包括档案管理部门的日常监督、内部审计部门的定期审计等。档案管理部门在日常工作中，应加强对销毁工作的监督，及时发现和纠正销毁过程中存在的问题。内部审计部门定期对销毁工作进行审计，审计内容包括销毁申请的合规性、销毁方案的合理性、销毁过程的规范性、销毁效果的彻底性等。内部监督需形成闭环管理，即发现问题、分析原因、提出整改意见、督促整改、再次监督等，确保销毁工作持续改进。内部监督机制的实施，需要建立完善的监督制度和程序，确保监督工作的有效性和权威性。内部监督的过程，是确保销毁工作合规性和责任明确性的重要环节，需要严格把关。

（四）外部监督机制

档案销毁工作除接受内部监督外，还需接受外部监督。外部监督包括国家档案行政管理部门的监督检查、保密行政管理部门的监督指导等。国家档案行政管理部门定期对组织的档案销毁工作进行监督检查，监督检查的内容包括销毁申请的合规性、销毁方案的合理性、销毁过程的规范性、销毁效果的彻底性等。保密行政管理部门对涉及国家秘密的档案销毁工作进行监督指导，确保销毁工作的保密性。外部监督需形成有效的监督机制，即发现问题、提出整改意见、督促整改、再次监督等，确保销毁工作符合国家法律法规和保密要求。外部监督机制的实施，需要建立良好的沟通机制，确保外部监督部门能够及时了解组织的销毁工作情况，并能够有效监督组织的销毁工作。外部监督的过程，是确保销毁工作合规性和责任明确性的重要环节，需要积极配合。

（五）审计程序与方法

档案销毁工作的审计需遵循一定的程序和方法，确保审计工作的有效性和权威性。审计程序包括审计准备、审计实施、审计报告、审计整改等阶段。审计准备阶段，审计部门需制定审计计划，明确审计目的、范围、内容、方法等。审计实施阶段，审计人员需根据审计计划，对销毁工作进行现场检查，查阅销毁记录，访谈相关人员等。审计报告阶段，审计人员需根据审计结果，形成审计报告，提出整改意见。审计整改阶段，被审计部门需根据审计报告，制定整改方案，并落实整改措施。审计方法包括查阅文件、现场检查、访谈相关人员、数据分析等。审计过程中，需确保审计证据的充分性和有效性，确保审计结论的客观性和公正性。审计程序与方法的规范化，有助于确保审计工作的质量，为销毁工作的改进提供依据。审计的过程，是确保销毁工作合规性和责任明确性的重要环节，需要严格把关。

（六）审计结果运用

档案销毁工作的审计结果需得到有效运用，才能发挥审计工作的作用。审计结果的应用包括对审计发现问题的整改、对销毁工作的改进、对责任人的追究等。对于审计发现的问题，被审计部门需制定整改方案，明确整改措施、责任人、完成时限等，并认真落实整改措施。整改完成后，需向审计部门报告整改结果，审计部门需对整改结果进行确认。对于销毁工作的改进，审计部门需根据审计结果，提出改进建议，帮助被审计部门改进销毁工作。对于责任人的追究，审计部门需根据审计结果，提出追究建议，由相关部门对责任人进行追究。审计结果的有效运用，需要建立完善的制度机制，确保审计结果得到有效落实。审计结果的应用过程，是确保销毁工作合规性和责任明确性的重要环节，需要积极推动。

六、制度修订与附则

（一）制度修订程序

档案销毁管理制度需根据实际情况进行定期或不