工程档案管理制度

工程档案管理制度第一章总则第一条为规范本单位工程档案管理工作，确保工程档案的真实、完整、准确、系统和安全，充分发挥工程档案在工程建设、运营管理、维护改造及历史查考中的重要作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，特制定本制度。第二条本制度所称工程档案，是指在工程项目策划、决策、勘察、设计、招投标、施工、监理、竣工验收及试运行等全过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。第三条工程档案管理是工程项目管理的重要组成部分，应贯穿于工程项目建设的全过程。各相关部门和人员必须高度重视，认真执行本制度规定。第四条工程档案管理工作遵循统一领导、分级负责、全程管理、规范整理、安全保密、有效利用的原则。第二章管理机构与职责第五条本单位档案管理部门是工程档案工作的归口管理部门，负责统筹、指导、监督和检查本单位各项工程档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用和移交工作。其主要职责包括：（一）贯彻执行国家及行业有关档案管理的法律法规和方针政策；（二）制定和完善本单位工程档案管理规章制度及工作细则；（三）组织工程档案管理人员的业务培训和学习交流；（四）对各工程项目的档案工作进行业务指导和监督检查；（五）接收、审核、整理、保管和提供利用本单位形成的永久和长期保管的工程档案；（六）按规定向有关城建档案馆或上级主管部门移交工程档案。第六条各工程项目部（或项目管理部门）是工程项目档案形成和收集的直接责任单位，应指定专人（档案员或兼职档案员）负责本项目工程档案的日常管理工作。其主要职责包括：（一）在项目负责人领导下，具体执行本制度及相关档案管理规定；（二）负责工程项目从立项到竣工验收各阶段文件材料的形成、积累、收集、整理和预归档工作；（三）督促、检查项目各参与方（勘察、设计、施工、监理等单位）及时整理、移交工程档案；（四）组织工程项目竣工档案的自查、验收，并按规定向单位档案管理部门移交。第七条工程建设相关部门（如设计、施工、监理、造价、物资等）应指定专人负责本部门业务范围内形成的工程文件材料的积累、整理，并按时向项目部或档案管理部门移交。第八条项目经理是工程项目档案工作的第一责任人，对本项目工程档案的完整性、准确性和及时性负总责。第三章档案的形成与收集第九条工程文件材料的形成应与工程建设同步进行，确保其真实性、准确性、系统性和规范性。各项活动的记录必须及时、完整，手续齐全。第十条归档文件材料的范围包括但不限于：（一）项目前期文件：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、规划许可、用地许可、环境影响评价、初步设计及审批等；（二）勘察设计文件：勘察报告、设计图纸、设计说明、设计变更、洽商记录等；（三）招投标及合同文件：招标文件、投标文件、中标通知书、合同协议等；（四）施工技术文件：施工组织设计、施工方案、技术交底、开工报告、隐蔽工程验收记录、分部分项工程验收记录、工程测量记录、施工日志、质量评定资料、安全检查记录、事故处理报告等；（五）监理文件：监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录、监理验收记录等；（六）设备材料文件：设备及材料的出厂合格证、质保书、说明书、检验报告、安装调试记录等；（七）竣工验收文件：竣工验收申请、验收方案、验收报告、竣工图、工程总结等；（八）财务文件：工程概预算、工程款支付凭证、竣工结算报告及审计结论等；（九）声像及电子文件：反映工程建设过程的照片、录音、录像、电子图纸、电子文档等；（十）其他具有保存价值的文件材料。第十一条归档的文件材料应为原件。因故无原件的，应在复印件或抄件上注明原件保管单位或出处，并加盖公章。外文文件应附有中文译本。第十二条文件材料的形成应符合以下要求：（一）字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；（二）使用符合归档要求的书写材料和纸张，不得使用易褪色的书写材料；（三）电子文件的形成应符合相关技术标准，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第十三条各部门及相关人员在各项业务活动中形成的文件材料，应及时整理，定期向本部门档案员或项目部档案员移交，任何人不得私自留存或据为己有。第十四条工程项目竣工验收前，项目部应组织对所有应归档文件材料进行全面清理、收集，确保无遗漏。第四章档案的整理与编目第十五条工程档案的整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于查阅和利用。整理工作应符合国家及行业有关档案著录、标引、编目等规则。第十六条档案整理应包括分类、组卷、排列、编号、编目、填写备考表、装订等环节。（一）分类：按照工程项目的专业性质、阶段或文件内容特征进行分类。可参照国家或行业推荐的分类方案，并结合本单位实际情况确定。（二）组卷：将具有内在联系的文件材料组合成案卷。组卷应遵循“一案一卷”或“一案多卷”的原则，卷内文件应齐全完整。（三）排列：卷内文件材料应按照其形成时间顺序或逻辑关系进行系统排列。（四）编号：包括案卷编号和卷内文件页号。编号应规范、唯一，便于检索。（五）编目：填写案卷封面、卷内目录。案卷封面应标明工程名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级等。卷内目录应依次列出卷内文件的序号、文号、责任者、文件题名、日期、页号等。（六）备考表：置于案卷末页，注明卷内文件材料的件数、页数，以及在形成、收集、整理、保管过程中需要说明的问题。（七）装订：案卷应采用线装或符合档案保护要求的其他装订方式，做到整齐、牢固，便于翻阅。第十七条竣工图是工程档案的重要组成部分，必须做到图物相符，加盖竣工图章，并有编制人、审核人、技术负责人签字。凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应重新绘制竣工图。一般性变更可在原图上修改，并注明变更依据。第十八条声像档案的整理应符合相关标准，照片应附有文字说明（事由、时间、地点、人物、背景、摄影者），并按顺序编号、组卷。录音录像带（光盘）应注明内容、时间、地点、责任者等。第十九条电子档案的整理应符合电子文件归档与管理的相关规定，确保其真实性、完整性、有效性和可识别性。电子文件应与其元数据一并归档，并存储在符合要求的载体上。第五章档案的保管第二十条档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。第二十一条档案库房应保持整洁，严禁存放易燃易爆物品和其他无关物品。档案管理人员应定期检查库房环境及档案保存状况，做好记录。第二十二条档案装具（如档案柜、档案盒、卷皮等）应符合国家标准，材质优良，有利于档案的长期保存。第二十三条档案实行集中统一管理，专人负责。建立档案接收、移出登记制度，定期对库存档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。第二十四条严格执行档案保密制度，确保档案安全。涉密档案的管理应按照国家有关保密规定执行，划定密级，专人保管，专柜存放。第二十五条电子档案的保管应注意以下事项：（一）选用质量可靠的存储介质，定期检查、复制，防止数据丢失或损坏；（二）重要电子档案应进行异地备份；（三）对存储介质进行编号、登记，妥善保管；（四）注意防止计算机病毒感染，确保电子档案的安全。第二十六条档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案应长期保存，直至向国家档案馆移交；长期保管的档案保管期限为工程使用寿命或更长时间；短期保管的档案保管期限根据实际需要确定。具体划分标准参照国家相关规定执行。第六章档案的利用第二十七条档案管理部门应建立健全档案利用制度，积极为工程建设、生产运营、维护检修、技术改造、科研教育、审计监察等工作提供服务。第二十八条本单位内部人员因工作需要查阅档案，须持所在部门介绍信或经部门负责人批准，方可查阅。查阅涉密档案，须经单位分管领导批准。第二十九条外单位查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位档案管理部门负责人或分管领导批准。查阅涉密档案，须报请单位主要领导批准。第三十条查阅档案时，应在指定的阅档室进行。档案原件一般不得带出阅档室。确因特殊情况需要借出档案的，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅登记手续，限期归还。档案借出期间，借阅者对档案的安全、保密负全部责任。第三十一条查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。如发现档案有破损、缺页等情况，应立即向档案管理人员报告。第三十二条查阅档案时，严禁拍照、复制涉密档案。非涉密档案的复制、摘录，须经档案管理人员同意，并由档案管理人员负责操作或监督。复制件须加盖档案证明章。第三十三条利用档案所获得的信息，不得用于危害国家利益、集体利益和他人合法权益的活动。第三十四条档案管理部门应建立档案利用效果反馈机制，记录档案利用情况，总结利用经验。第七章档案的鉴定与移交第三十五条对于保管期限已满的短期档案，由档案管理部门会同有关业务部门进行鉴定。经鉴定确无继续保存价值的档案，应编造销毁清册，报单位分管领导批准后，由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案材料。第三十六条工程项目竣工验收后，项目部应在规定期限内（一般为三个月内），将经过整理、编目、验收合格的工程档案向单位档案管理部门移交。移交时应办理交接手续，填写《档案移交目录》，双方签字盖章，各执一份。第三十七条按规定应向城建档案馆或上级主管部门移交的工程档案，由单位档案管理部门负责在工程竣工验收后三个月内，依照有关规定和要求整理、编目后办理移交手续。第三十八条单位因机构变动、撤销、合并等原因，其工程档案应按国家有关规定办理移交手续，确保档案的完整与安全。第八章责任与奖惩第三十九条对在工程档案管理工作中认真负责、成绩显著，或在档案收集、整理、保护、利用等方面做出突出贡献的部门和个人，本单位将给予表彰和奖励。第四十条对违反本制度规定，有下列行为之一的，将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济处罚直至行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）不按规定形成、收集、整理、归档工程文件材料，造成档案材料残缺不全或丢失的；（二）涂改、伪造、损毁、丢失、擅自销毁或窃取档案材料的；（三）在档案