机关单位档案管理与利用规范

机关单位档案管理与利用规范一、总则（一）目的依据为规范本单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，为单位各项工作服务，根据国家有关档案法律法规及相关规定，结合本单位实际，制定本规范。（二）适用范围本规范适用于本单位及所属机构的档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、保密和数字化等管理工作。（三）工作原则档案工作遵循统一领导、分级负责，真实准确、完整系统，安全保密、依法利用的原则。二、档案收集与归档（一）归档范围本单位在各项工作中形成的，具有查考、利用和保存价值的各种门类和载体的文件材料，均属归档范围。主要包括：1.本单位制定的各类文件、会议材料、工作计划、总结、报告等；2.业务工作中形成的各类记录、报表、合同、协议、审批材料等；3.人事、财务、基建、设备等专项工作形成的材料；4.上级单位及相关单位发来的需本单位贯彻执行或查考的重要文件材料；5.其他具有保存价值的文件材料、声像资料、实物等。（二）归档要求1.材料质量：归档的文件材料应齐全完整、字迹清楚、符合归档载体要求。手写材料应使用蓝黑墨水、碳素墨水书写，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等易褪色材料。2.整理规范：归档文件材料应按照其自然形成规律和内在联系，进行系统整理、分类、排列、编号、编目、装订。3.载体要求：纸质文件应质地优良，规格统一；电子文件应确保信息的真实性、完整性、可用性和安全性，并符合相关格式标准。（三）归档时限各项工作中形成的文件材料，应在办理完毕后及时整理归档。年度性文件材料应在次年上半年内完成归档；专项工作文件材料应在工作结束后三个月内完成归档；基建项目文件材料应在项目竣工验收后六个月内完成归档。三、档案日常管理（一）档案整理1.分类：按照档案形成的领域、内容、形式等特征，结合本单位实际情况，确定统一的分类方案，并保持分类体系的稳定性。2.编号：依据分类方案，对档案进行科学编号，便于识别和管理。3.排列：按照档案的形成时间、重要程度或逻辑关系进行有序排列。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，确保检索便捷。（二）库房管理1.设施要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。2.日常维护：库房应保持整洁、通风，定期检查温湿度并做好记录，及时处理异常情况。档案装具应符合国家标准，摆放整齐。3.出入库管理：严格执行档案出入库登记制度。档案管理人员在档案出入库时，应认真核对、清点，确保无误。（三）档案保管期限根据档案的价值确定保管期限，一般分为永久、长期和短期三种。永久保管档案是指具有长远利用价值的档案；长期保管档案是指在较长时间内具有利用价值的档案；短期保管档案是指在一定时期内具有利用价值的档案。档案保管期限表应根据国家有关规定结合本单位实际制定。（四）档案鉴定与销毁1.定期鉴定：对于已到保管期限的档案，应按照规定组织鉴定小组进行鉴定。2.销毁程序：经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序报经批准后进行销毁。销毁档案时，必须有两人以上监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案。（五）档案数字化1.基本原则：档案数字化应遵循真实性、完整性、可用性和安全性原则。2.工作要求：数字化扫描应符合相关技术标准，确保图像清晰、不失真。数字化成果应进行著录、存储、备份和管理，并与纸质档案建立准确的对应关系。3.安全保密：档案数字化过程中应严格遵守保密规定，确保档案信息安全。四、档案利用（一）利用范围与权限1.本单位工作人员因工作需要，可以查阅本单位形成的非涉密档案。查阅涉密档案，须经单位分管领导批准。2.外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经本单位档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅涉密档案，须经单位主要领导批准。3.涉及党和国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案，严格按照保密规定执行，限制利用范围。（二）利用程序1.申请：利用者应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案内容、查阅范围等。2.审批：档案管理部门负责人或单位领导根据权限对查阅申请进行审批。3.查阅：档案管理人员根据审批意见，提供相应档案。利用者应在指定地点查阅，遵守档案管理规定。4.登记：档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者、利用时间、利用内容、利用目的等。（三）利用要求1.查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。2.不得擅自复制、拍摄、摘录涉密档案内容。确因工作需要复制非涉密档案，须经档案管理部门负责人批准，并在指定地点进行。3.档案一般不得带出阅档室。确因特殊情况需要借出，须经单位分管领导批准，严格履行借阅手续，并限期归还。档案借出期间，借阅者对档案的安全、保密负全部责任。4.利用档案所获得的信息，不得用于非法目的或损害国家、集体和他人利益。（四）档案编研档案管理部门应根据工作需要和档案资源情况，积极开展档案编研工作，编纂档案资料汇编、大事记、组织沿革、专题史料等，为单位决策和各项工作提供参考。五、安全保密（一）保密制度严格执行国家保密法律法规，建立健全档案保密制度。档案管理人员和利用者应自觉遵守保密纪律，严守国家秘密。（二）涉密档案管理涉密档案应单独存放，专人管理。其收发、登记、传递、使用、复制、保存和销毁，必须符合国家有关保密规定。（三）安全检查定期对档案管理工作进行安全保密检查，及时发现和消除安全隐患，确保档案实体和信息安全。（四）责任追究对违反档案管理和保密规定，造成档案损坏、丢失或泄密的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、组织处理或纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。六、责任与保障（一）组织领导单位应加强对档案工作的领导，将档案工作纳入单位整体发展规划和年度工作计划，明确分管领导，定期研究档案工作。（二）机构与人员设立或明确档案管理部门，配备专职或兼职档案管理人员。档案管理人员应具备良好的政治素质和专业技能，忠于职守，廉洁奉公，并保持相对稳定。档案管理人员应定期参加业务培训，不断提高业务水平。（三）经费保障单位应保障档案工作所需经费，用于档案库房建设与维护、档案装具购置、档案数字化、档案保护、人员培训等。（四）考核与奖惩档案工作纳入单位年度考核内容。对在档案工作中做出突出贡献的单位和个人