模具厂邮件管理工作规范

模具厂邮件管理工作规范模具厂邮件管理工作规范

第一章总则

邮件管理工作是模具厂信息传递与沟通的关键环节，直接影响生产效率、质量控制和风险管理。本规范旨在规范邮件收发、传递、存储及处置流程，确保信息传递的准确性、及时性和安全性，符合ISO9001质量管理体系要求（GB/T19001-2016），并融入PDCA循环管理思想，实现持续改进。各部门及人员应严格遵守本规范，落实主体责任，提升管理效能。

邮件管理工作应遵循以下原则：（1）计划先行，制定邮件处理流程与应急预案；（2）执行标准，明确各环节操作要求；（3）检查闭环，定期审核邮件处理效果；（4）改进迭代，根据数据分析优化流程。

第二章组织架构与职责

邮件管理工作由综合管理部牵头，各部门协同执行，形成三级责任体系。

1.综合管理部：负责邮件管理制度的制定、修订与监督执行，承担总协调职责。

-部长：审批重大邮件事项，监督制度落实情况。

-主管：制定邮件处理流程，组织培训与考核。

-专员：执行邮件收发、分拣、记录等具体操作。

2.生产部：负责生产相关邮件的传递与反馈，确保生产指令与问题报告的准确性。

-部长：审核生产类邮件的合规性，监督执行情况。

-主管：分配邮件处理任务，跟踪响应时间。

3.技术部：负责技术图纸、工艺文件等邮件的保密与版本管理。

-部长：监督技术类邮件的保密措施，审批涉密邮件传递。

-工程师：核对技术邮件内容，确保数据完整性。

第三章邮件收发管理

邮件收发流程采用"输入-过程-输出"模式，确保信息闭环管理。

1.输入：接收外部或内部邮件时，记录邮件来源、日期、内容概要及附件清单。

2.过程：

-分拣：按部门或主题分拣邮件，重要邮件需双验证。

-传递：紧急邮件需在[2小时内]送达收件人，普通邮件在[24小时内]完成传递。

-签收：收件人签收后，记录签收时间及签收人信息。

3.输出：完成传递后，生成邮件处理记录，存档于电子台账或纸质档案。

风险管控：

-技术风险：邮件系统故障可能导致信息丢失，需定期维护（频率：每月一次）。

-操作风险：误传敏感邮件，需建立邮件密级分类制度（如：技术图纸为绝密级）。

-管理风险：审批流程延误，需设置分级授权（如：金额超过[10万元]的采购邮件需部门主管双重审批）。

第四章电子邮件管理

为适应数字化趋势，优先采用电子邮件传递非涉密文件。

1.账户管理：综合管理部统一管理企业邮箱，密码强度不低于12位，每[90天]更换一次。

2.附件处理：发送涉密附件前，需加密（如：使用PGP加密算法），并附加密说明。

3.归档管理：邮件归档需符合电子文件管理要求（如：每年备份一次，保留期限为[5年]）。

典型管控要点：

-电子邮件标题需标准化（如："生产部→技术部：模具图纸变更通知"）。

-附件命名需包含版本号（如："模具A3版图纸.zip"）。

第五章邮件存储与处置

邮件存储需遵循安全、可追溯原则，废弃邮件需合规处置。

1.存储要求：纸质邮件需存放在防火防盗档案柜中，电子邮件需定期备份至独立服务器。

2.处置流程：

-销毁：废弃邮件需经部门主管审批，由综合管理部专员销毁，并记录销毁时间、数量及监督人。

-移交：涉密邮件需移交保密室，按档案管理规定处理。

风险识别：

-环境风险：档案柜防火措施不足，需定期检查（频率：每季度一次）。

-管理风险：销毁记录不完整，需建立电子销毁台账。

第六章PDCA循环与持续改进

邮件管理工作需纳入PDCA管理循环，实现动态优化。

1.计划（Plan）：每年1月制定邮件管理计划，明确改进目标（如：邮件传递准时率达到[98%]）。

2.执行（Do）：执行邮件处理流程，记录异常事件。

3.检查（Check）：每月抽样检查邮件处理记录，分析延误或错误原因。

4.改进（Act）：根据检查结果优化流程（如：调整邮件分拣路线，缩短传递时间）。

数据驱动：通过邮件处理效率、错误率等指标，量化改进效果。

第七章特殊邮件管控

针对技术图纸、采购合同等特殊邮件，实施强化管控。

1.技术图纸：

-需双签收，并在邮件中注明版本号及签收人职责。

-传递路径需限定在授权人员范围内，非授权人员需记录访问原因。

2.采购合同：

-发送前需经财务部审核，确认金额与条款无误。

-签署后需扫描存档，并与纸质合同核对一致。

第八章附则

1.本规范由综合管理部负责解释，自发布之日起施行。

2.各部门需将本规范纳入新员工培训内容，确保全员知晓。

3.本规范与未来数字化管理系统对接时，需保持接口兼容性。

关键绩效指标（KPI）：

1.邮件传