采购报销考核制度

PAGE采购报销考核制度一、总则（一）目的为了加强公司采购报销管理，规范采购报销流程，提高资金使用效益，确保采购活动的合规性、合理性和有效性，特制定本考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及采购业务及采购报销的部门和人员。（三）基本原则1.合规性原则：采购报销行为必须符合国家法律法规、公司内部规章制度以及相关行业标准的要求。2.真实性原则：报销凭证必须真实、准确地反映采购业务的实际情况，不得虚假报销。3.合理性原则：采购活动应根据公司实际需求进行，确保采购物品和服务的合理性，避免浪费和不必要的开支。4.及时性原则：采购业务完成后，应及时办理报销手续，确保财务核算的及时性和准确性。二、采购流程规范（一）采购需求提出1.各部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算、用途等信息。2.《采购申请表》需经部门负责人审核签字，确保采购需求的合理性和必要性。（二）采购审批1.《采购申请表》提交至采购部门后，采购部门负责人对采购申请进行初步审核，重点审核采购需求是否符合公司规定、预算是否合理等。2.对于金额较大或重要的采购项目，需提交公司管理层进行审批。审批通过后方可进入采购环节。（三）采购实施1.采购部门根据审批后的《采购申请表》，选择合适的供应商进行采购。在采购过程中，应充分了解供应商的信誉、资质、产品质量等情况，确保采购的物品和服务符合要求。2.采购人员与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。（四）验收1.采购物品或服务到货后，采购部门应及时通知相关部门进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购物品或服务的数量、质量、规格等进行仔细核对。2.验收合格后，验收人员填写《验收单》，并签字确认。如发现采购物品或服务存在质量问题或与合同约定不符，应及时与供应商沟通协商解决，并在《验收单》上注明问题情况。（五）入库1.对于需要入库的采购物品，仓库管理人员根据《验收单》办理入库手续，填写《入库单》，记录采购物品的名称、规格、数量、入库时间等信息。2.入库后，仓库管理人员应妥善保管采购物品，确保物品的安全和完好。三、报销流程规范（一）报销申请1.采购人员在采购业务完成并取得合法有效的报销凭证后，填写《采购报销申请表》。申请表应包括采购日期、供应商名称、采购物品或服务名称、数量、金额、报销事由等详细信息，并附上相关的发票、合同、验收单、入库单等原始凭证。2.将填写完整的《采购报销申请表》及原始凭证提交至部门负责人进行初审。（二）部门初审1.部门负责人对采购报销申请进行初审，重点审核采购业务是否真实发生、报销凭证是否齐全合规、采购费用是否符合公司预算等。2.如初审通过，部门负责人在《采购报销申请表》上签字确认；如发现问题，应及时与采购人员沟通，要求其补充或更正相关信息。（三）财务审核1.部门初审通过后的采购报销申请提交至财务部门。财务人员对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，核对发票金额与报销金额是否一致、发票内容与采购业务是否相符等。2.财务人员根据公司财务制度和相关规定，对报销费用的合理性进行审核，判断是否符合预算标准、是否存在超支等情况。3.如财务审核通过，财务人员在《采购报销申请表》上签字；如审核不通过，应向采购人员说明原因，并要求其进行整改。（四）审批1.根据公司授权审批制度，对于不同金额的采购报销申请，分别提交至相应层级的领导进行审批。2.审批领导应认真审核采购报销申请，对采购业务的真实性、合规性、合理性进行全面把关，做出审批决定。（五）报销支付1.经审批通过的采购报销申请，财务部门按照公司财务流程进行报销支付。对于符合支付条件的数据，及时安排资金支付给供应商或报销人员。2.财务人员在完成报销支付后，应及时登记入账，确保财务账目清晰准确。四、考核内容与标准（一）采购环节考核1.采购及时性：考核采购人员是否按照采购合同约定的时间完成采购任务，无特殊原因导致延迟采购的情况。严格按照合同约定时间完成采购，得10分。超过合同约定时间13天，扣3分；超过47天，扣6分；超过7天以上，扣10分。2.采购质量：考核采购物品或服务是否符合合同要求和公司实际使用需求。采购物品或服务完全符合合同要求和使用需求，得10分。出现轻微质量问题，经整改后不影响使用的，扣3分；出现严重质量问题，影响正常使用的，扣至0分。3.采购成本控制：考核采购人员是否在保证质量的前提下，有效控制采购成本，达到或低于预算标准。采购成本控制在预算范围内，得10分。采购成本超出预算5%以内，扣3分；超出预算5%10%，扣6分；超出预算10%以上，扣10分。4.供应商管理：考核采购人员对供应商的选择、评估、管理等工作是否到位。供应商选择合理，合作良好，无重大纠纷，得10分。因供应商问题导致公司利益受损或出现纠纷，视情节严重程度扣310分。（二）报销环节考核1.报销凭证完整性：考核报销人员提交的报销凭证是否齐全，包括发票、合同、验收单、入库单等。报销凭证齐全且符合要求，得10分。缺少一项重要凭证，扣3分；缺少两项及以上重要凭证，扣6分；凭证严重缺失影响报销审核的，扣10分。2.报销凭证真实性：考核报销凭证是否真实有效，不存在虚假报销情况。报销凭证真实无虚假，得10分。发现虚假报销行为，一经查实，扣至0分，并按照公司规定严肃处理。3.报销准确性：考核报销金额计算是否准确，报销事由填写是否清晰合理。报销金额计算准确，事由清晰合理，得10分。报销金额计算错误，每处错误扣2分；报销事由表述不清影响审核的，扣3分。4.报销及时性：考核报销人员是否在规定时间内办理报销手续。按照规定时间及时办理报销，得10分。超过规定时间13天，扣3分；超过47天，扣6分；超过7天以上，扣10分。（三）综合考核1.工作配合度：考核采购人员与各部门之间的沟通协作情况，以及报销人员与财务部门之间的配合情况。工作配合良好，积极主动解决问题，得10分。出现因沟通不畅或配合不力导致工作延误或失误的，视情节扣310分。2.制度执行情况：考核采购人员和报销人员对本采购报销考核制度的执行情况。严格执行制度，无违规行为，得10分。发现违反制度规定的行为，每次扣5分；情节严重的，扣至0分。五、考核方式与周期（一）考核方式1.日常检查：财务部门和采购部门定期对采购业务和报销业务进行日常检查，及时发现问题并记录。2.数据统计分析：财务部门负责对采购报销数据进行统计分析，如采购金额、报销金额、费用明细等，以便发现潜在问题和异常情况。3.专项审计：对于重大采购项目或存在疑问的采购报销业务，公司将组织专项审计，深入调查核实相关情况。（二）考核周期考核周期为每季度一次。每季度末，采购部门和财务部门根据日常检查、数据统计分析及专项审计等情况，对采购人员和报销人员进行综合考核评分。六、考核结果应用（一）绩效奖金挂钩1.将采购报销考核结果与采购人员和报销人员的绩效奖金挂钩。考核得分作为绩效奖金发放的重要依据，得分越高，绩效奖金比例越高。2.考核得分在85分及以上的，绩效奖金发放比例为120%；得分在7084分之间的，绩效奖金发放比例为100%；得分在6069分之间的，绩效奖金发放比例为80%；得分在60分以下的，绩效奖金发放比例为50%。（二）晋升与奖励1.在年度内，连续三个季度考核得分均在90分以上的采购人员和报销人员，在公司内部晋升、评优等方面将予以优先考虑。2.对于在采购报销工作中表现突出，为公司节约大量成本、避免重大损失或做出其他显著贡献的人员，公司将给予专项奖励，如奖金、荣誉证书等。（三）培训与改进1.对于考核得分较低的人员，公司将安排针对性的培训，帮助其提升业务能力和对制度的理解执行水平。2.根据考核结果分析发现的制度执行过程中的问题和不足，及时对采购报销考核制度进行修订和完善，确保制度的有效性和适应性。七、监督与投诉（一）监督机制设立公司设立专门的采购报销监督小组，成员包括财务部门负责人、审计部门人员及相关职能部门代表。监督小组负责对采购报销业务进行全程监督，确保各项流程符合规定。（二）投诉渠道与处理1.公司内部员工如发现采购报销过程中存在违规行为或不合理现象，可以通过书面形式向监督小组投诉。投诉应包括具体事项、相关证据等信息。2.监督小组收到投诉后，应及时进行调查核实。对于经查实的违