公章管理考核制度

PAGE公章管理考核制度一、总则（一）目的为加强公司公章管理，规范公章使用流程，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及公司公章使用的各类事项。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保公章使用合法合规。2.谨慎使用原则：公章使用应经过严格审批，确保用于公司正常业务活动，避免不当使用带来的风险。3.责任明确原则：明确公章管理、使用各环节的责任，做到责任到人。二、公章的种类及保管（一）公章种类1.公司公章：用于公司对外的正式文件、合同协议、授权委托书等重要事项。2.法定代表人章：用于特定的文件签署或财务相关事项。3.合同专用章：专门用于签订各类合同。4.财务专用章：用于公司财务往来、票据结算等。（二）保管职责1.公司公章由[具体保管部门]指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。2.法定代表人章、合同专用章、财务专用章分别由相应的部门指定专人保管。3.保管人员应妥善保管公章，确保公章存放安全，防止丢失、被盗或损坏。如发现公章有异常情况，应立即报告上级领导并采取相应措施。三、公章使用审批流程（一）申请1.各部门或员工因工作需要使用公章时，应填写《公章使用申请表》，详细说明用章事项、用途、用章文件名称及份数等内容。2.申请部门负责人应对申请事项进行审核，确保申请事项真实、合理、合法，并签字确认。（二）审批1.根据用章事项的性质和重要程度，按照以下审批权限进行审批：一般性文件、证明等用章，由部门负责人审批。合同协议、重大事项授权委托书等重要文件用章，需经分管领导审批，涉及金额较大或重大决策的，还需经总经理审批。2.审批人应认真审核申请内容，对不符合规定或存在风险的申请予以驳回，并说明理由。（三）用章登记1.经审批同意用章后，保管人员应在《公章使用登记簿》上进行详细登记，记录用章日期、用章部门、用章事项、文件名称、份数、审批人等信息。2.用章登记应及时、准确、完整，以备查阅和追溯。（四）用章1.保管人员应严格按照审批后的《公章使用申请表》内容用章，确保用章位置准确、清晰。2.用章过程中，保管人员不得擅自将公章交予他人使用，不得在空白纸张或文件上加盖公章。3.如因特殊情况需在异地用章，应提前与对方沟通协调，确保用章安全，并按照公司规定办理相关手续。（五）用章后文件存档1.用章完毕后，申请部门应将用章后的文件原件或复印件及时归档保存，以备查阅。2.文件归档应按照公司档案管理规定进行分类、编号、装订，确保文件资料的完整性和规范性。四、公章使用监督与检查（一）内部监督1.公司[监督部门]负责对公章使用情况进行定期或不定期的监督检查，确保公章使用符合规定流程和审批要求。2.监督人员有权查阅《公章使用申请表》、《公章使用登记簿》及相关文件资料，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部审计1.公司定期聘请外部审计机构对公司公章管理及使用情况进行审计，确保公章管理的合规性和有效性。2.审计机构应出具审计报告，对发现的问题提出审计建议，公司应根据审计意见及时进行整改。五、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用公章。2.超越审批权限使用公章。3.在空白纸张或文件上加盖公章。4.将公章交予他人违规使用。5.因保管不善导致公章丢失、被盗或损坏。6.其他违反公章管理规定的行为。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的，给予警告处分，并责令其立即整改。2.对于多次违规或情节严重的，视情节轻重给予相应的经济处罚、降职、撤职等处分，直至解除劳动合同。3.如因违规使用公章给公司造成经济损失或其他不良影响的，违规人员应承担相应的赔偿责任，并依法追究其法律责任。六、附则（一）解释权本制度由