档案部门法律顾问制度

PAGE档案部门法律顾问制度一、总则（一）目的为了规范档案部门的法律事务处理，提高依法管理档案的能力和水平，有效防范法律风险，保障档案部门各项工作的合法合规开展，特制定本法律顾问制度。（二）适用范围本制度适用于档案部门在档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各项业务活动中涉及的法律事务咨询、处理及相关管理工作。（三）基本原则1.合法性原则档案部门的各项工作必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及本制度的规定，确保法律顾问工作依法依规进行。2.预防为主原则注重对法律风险的预防，通过加强日常法律知识培训、完善业务流程、进行法律风险评估等措施，提前防范可能出现的法律问题。3.专业高效原则充分发挥法律顾问的专业优势，为档案部门提供及时、准确、高效的法律服务，确保法律事务得到妥善处理。4.保密原则法律顾问应对在工作中知悉的档案部门商业秘密、工作秘密等予以严格保密，不得泄露给任何无关第三方。二、法律顾问的职责与权利（一）职责1.为档案部门重大决策提供法律意见对档案部门制定的政策、规划、制度以及涉及重大利益的决策事项，从法律角度进行审查，提供专业的法律分析和建议，确保决策的合法性和可行性。2.协助处理各类法律事务参与档案部门各类合同的起草、审核、修订工作，确保合同条款符合法律法规要求，维护档案部门的合法权益；处理档案部门在档案管理过程中涉及的行政复议、行政诉讼、民事诉讼等法律纠纷，代理档案部门参加诉讼活动，起草法律文书，进行证据收集、质证、辩论等工作。3.开展法律培训与宣传定期组织档案部门工作人员进行法律知识培训，提高员工的法律意识和依法办事能力；开展法律宣传活动，普及与档案管理相关的法律法规知识，营造良好的法治氛围。4.参与档案管理制度建设根据法律法规和档案部门实际情况，协助完善档案管理各项制度，确保制度的合法性、完整性和可操作性；对新出台的法律法规进行解读，提出制度修订建议，使档案部门的管理制度与法律规定保持一致。5.法律风险防控与评估定期对档案部门的业务活动进行法律风险排查，分析潜在的法律风险点，并提出相应的防控措施；参与重大项目或重要业务活动的法律风险评估，为项目决策提供法律依据。（二）权利1.查阅与工作相关的档案资料为履行职责，有权查阅档案部门的各类档案资料，包括但不限于业务档案、财务档案、行政档案等，以便全面了解情况，准确提供法律服务。2.要求相关部门和人员配合工作在处理法律事务过程中，有权要求档案部门内部各相关部门和人员提供必要的协助和支持，包括提供文件资料、信息数据、安排会议等，确保工作顺利开展。3.获取必要的工作经费档案部门应根据法律顾问工作的实际需要，合理安排工作经费，用于法律顾问开展法律咨询、培训、调研、诉讼代理等活动，保障法律顾问工作的正常进行。三、法律顾问的选聘与管理（一）选聘1.选聘条件（1）具有中华人民共和国律师资格证书或法律职业资格证书，且在律师事务所或相关法律专业机构执业满[X]年以上，具有丰富的法律实务经验。（2）熟悉档案管理相关法律法规和政策，能够为档案部门提供专业、精准的法律服务。（3）具备良好的职业道德和敬业精神，诚实守信，责任心强，能够保守档案部门的商业秘密和工作秘密。（4）具有较强的沟通协调能力和团队合作精神，能够与档案部门内部各部门有效沟通协作，共同推进法律事务处理工作。2.选聘程序（1）档案部门根据工作需要，制定法律顾问选聘计划，明确选聘标准、职责范围、服务期限等内容。（2）通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式，面向社会发布选聘公告，广泛征集法律顾问候选人。（3）对报名的候选人进行资格审查，筛选出符合条件的候选人进入评审环节。（4）组织评审委员会对候选人进行评审，评审内容包括候选人的专业能力、工作经验、服务方案、收费标准等，根据评审结果确定拟聘法律顾问人选。（5）将拟聘法律顾问人选报档案部门领导班子审议通过后，签订法律顾问服务合同，明确双方的权利义务、服务内容、服务期限、费用支付等条款。（二）管理1.建立工作档案为每位法律顾问建立工作档案，记录其工作内容、工作成果、服务质量评价等信息，作为对法律顾问工作考核和续聘的重要依据。2.定期评估与考核档案部门每年对法律顾问的工作进行一次全面评估与考核，评估内容包括服务质量、工作效率、工作成果、职业道德等方面。通过向档案部门内部各部门征求意见、查看工作记录、审查法律文书等方式，对法律顾问的工作表现进行综合评价。3.续聘与解聘根据评估与考核结果，决定是否续聘法律顾问。对于工作表现优秀、服务质量高、能够有效满足档案部门法律需求的法律顾问，予以续聘；对于不符合要求或不能胜任工作的法律顾问，及时予以解聘。解聘时应提前[X]天通知法律顾问，并按照合同约定办理相关手续。四、法律事务处理流程（一）法律咨询1.提出咨询需求档案部门工作人员在工作中遇到法律问题或需要法律意见时，填写《法律咨询申请表》，详细说明咨询事项的背景、具体问题、涉及的业务环节等内容。2.提交申请表将《法律咨询申请表》提交至档案部门法律顾问工作归口管理部门，由该部门对咨询事项进行初步审核，判断是否属于法律顾问职责范围，并确定咨询的紧急程度。3.安排法律咨询对于符合要求的咨询事项，法律顾问工作归口管理部门及时安排法律顾问进行解答。法律顾问应在接到咨询任务后的[X]个工作日内，通过电话、邮件、面谈等方式给予答复，并出具书面法律意见。4.咨询意见存档法律顾问工作归口管理部门负责将法律顾问的咨询意见进行整理、归档，作为档案部门处理类似问题的参考依据。（二）合同审查1.合同起草与提交档案部门相关业务部门在起草合同前，应根据业务需要和法律法规要求，明确合同的主要条款和内容。合同起草完成后，填写《合同审查申请表》，连同合同文本一并提交至法律顾问工作归口管理部门。2.初审与流转法律顾问工作归口管理部门对合同文本进行初审，检查合同格式是否规范、条款是否完整等。初审通过后，将合同文本及申请表流转至法律顾问进行审查。3.法律顾问审查法律顾问应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审查工作，对合同条款的合法性、合规性、完整性进行全面审查，重点审查合同双方的权利义务是否对等、违约责任是否明确、争议解决方式是否合理等内容。审查过程中，法律顾问可与业务部门进行沟通，了解合同签订的背景和目的，确保审查意见的准确性和针对性。4.出具审查意见法律顾问审查完毕后，出具书面合同审查意见，详细说明合同存在的问题及修改建议。对于重大合同或法律风险较高的合同，法律顾问应组织召开专题会议，与业务部门、档案部门领导等进行讨论，共同研究解决方案。5.合同修改与签订业务部门根据法律顾问的审查意见对合同进行修改完善，修改后的合同再次提交至法律顾问工作归口管理部门进行复核。复核通过后，合同方可正式签订。签订后的合同文本由档案部门统一归档保存。（三）法律纠纷处理1.纠纷发生与报告档案部门在业务活动中发生法律纠纷后，相关责任部门应及时向档案部门领导报告，并填写《法律纠纷处理申请表》，详细说明纠纷的起因、经过、涉及的法律问题、目前的处理情况等内容。2.纠纷评估与决策档案部门领导接到报告后，组织相关人员对法律纠纷进行评估，分析纠纷的性质、风险程度、可能的处理结果等，决定是否启动法律纠纷处理程序以及采取何种处理方式。对于重大法律纠纷，应成立专门的处理工作小组，负责统筹协调处理工作。3.法律顾问介入决定启动法律纠纷处理程序后，档案部门及时通知法律顾问介入。法律顾问应在接到通知后的[X]个工作日内了解纠纷情况，制定处理方案，并与档案部门相关人员密切配合开展工作。4.证据收集与整理法律顾问指导档案部门相关人员收集与纠纷有关的证据材料，包括合同文件、往来信函、会议记录、视听资料等。对收集到的证据进行分类、整理、分析，确保证据的真实性、合法性和关联性，为后续的诉讼或仲裁活动做好准备。5.法律文书起草与诉讼/仲裁根据纠纷处理需要，法律顾问起草各类法律文书，如起诉状、答辩状、上诉状、仲裁申请书等。代理档案部门参加诉讼或仲裁活动，按照法定程序进行立案、开庭、举证、质证、辩论等工作，维护档案部门的合法权益。6.纠纷处理结果反馈与存档法律纠纷处理结束后，法律顾问及时向档案部门反馈处理结果，并将处理过程中形成的各类法律文书、证据材料等进行整理归档，作为档案部门处理类似纠纷的参考资料。同时，对法律纠纷处理情况进行总结分析，提出改进措施和建议，避免类似纠纷的再次发生。五、法律培训与宣传（一）法律培训1.培训计划制定档案部门法律顾问工作归口管理部门根据档案工作实际和法律法规更新情况，每年制定年度法律培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间、培训方式等。培训内容应涵盖档案管理相关法律法规、合同管理、知识产权保护、信息安全等方面。2.培训组织实施根据培训计划，定期组织开展法律培训活动。培训方式可采用内部讲座、专题研讨会、在线学习、案例分析等多种形式。邀请法律顾问或外部法律专家担任培训讲师，确保培训内容的专业性和权威性。培训过程中，鼓励员工积极参与互动，提出问题和建议，提高培训效果。3.培训效果评估培训结束后，通过考试、撰写心得体会、实际工作应用等方式对培训效果进行评估。了解员工对培训内容的掌握程度和实际应用能力，发现培训过程中存在的问题和不足，为下一次培训改进提供参考依据。（二）法律宣传1.宣传计划制定结合档案部门的工作重点和法律法规宣传要求，制定年度法律宣传计划，明确宣传主题、宣传内容、宣传方式、宣传时间等。宣传内容应突出与档案管理密切相关的法律法规，如《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等。2.宣传活动开展通过多种渠道开展法律宣传活动，如制作宣传海报、发放宣传资料、举办法律知识竞赛、开展法律咨询服务等。利用档案部门的网站、微信公众号、微博等新媒体平台，发布法律宣传信息，扩大宣传覆盖面，提高员工和社会公众对档案管理法律法规的认知度。3.宣传效果跟踪定期对法律宣传活动的效果进行跟踪评估，收集员工和社会公众的反馈意见，了解宣传活动的影响力和实际效果。根据评估结果，调整宣传策略和方式，不断提高法律宣传工作的质量和水平。六、法律风险防控与评估（一）法律风险防控1.风险识别与分类法律顾问定期对档案部门的业务活动进行梳理，识别可能存在的法律风险点，并按照风险发生的可能性和影响程度进行分类，如重大风险、较大风险、一般风险、低风险等。2.防控措施制定针对不同类型的法律风险点，法律顾问会同档案部门相关业务部门制定相应的防控措施。防控措施应具有针对性、可操作性和有效性，包括完善制度流程、加强合同管理、规范业务操作、强化人员培训等方面。3.防控措施实施与监督档案部门各相关部门负责按照防控措施要求组织实施，并定期对防控措施的执行情况进行自查。法律顾问工作归口管理部门对防控措施的实施情况进行监督检查，确保防控措施得到有效落实，及时发现并纠正存在的问题。（二）法律风险评估1.评估周期每年定期对档案部门的整体法律风险状况进行全面评估，同时在档案部门开展重大项目、重要业务活动、制度修订等关键节点，及时进行专项法律风险评估。2.评估内容法律风险评估内容包括档案部门的业务活动、管理制度、人员行为等方面，重点评估可能引发法律纠纷的风险因素、风险发生的可能性及可能造成的损失等。3.评估方法采用问卷调查、访谈、案例分析、数据分析等