学校会议管理制度及规范

PAGE学校会议管理制度及规范一、总则（一）目的为了加强学校会议管理，提高会议效率和质量，确保学校各项工作的顺利开展，特制定本管理制度及规范。（二）适用范围本制度适用于学校各部门组织召开的各类会议，包括但不限于行政会议、教学工作会议、学生工作会议、教职工大会等。（三）基本原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，避免形式主义。2.务实管用原则：会议内容要紧密围绕学校中心工作，注重解决实际问题，具有针对性和可操作性。3.规范有序原则：会议组织、议程安排、文件准备、记录纪要等环节要严格按照规定程序进行，确保会议规范有序。二、会议分类及组织（一）行政会议1.校长办公会会议组成：由校长、副校长及相关职能部门负责人组成。会议职责：研究决定学校重大事项，包括学校发展规划、年度工作计划、重要规章制度制定、重大项目决策等。会议频率：原则上每周召开一次，如有特殊情况可临时召开。会议组织：校长办公室负责会议的组织筹备工作，提前通知参会人员会议时间、地点、议题等，并准备相关会议材料。2.行政例会会议组成：由学校中层以上干部参加。会议职责：传达上级有关文件精神和工作要求，总结上周工作，部署本周工作任务，协调解决工作中存在的问题。会议频率：每周召开一次。会议组织：各部门提前将上周工作总结和本周工作计划书面报校长办公室，校长办公室汇总后形成会议材料，提交会议讨论。（二）教学工作会议1.教学工作例会会议组成：由教务处、各教学单位负责人及相关教学管理人员参加。会议职责：研究讨论教学工作中的重要问题，如教学计划制定、课程建设、教学改革、实践教学、教学质量监控等，总结交流教学工作经验，部署教学工作任务。会议频率：每月召开一次。会议组织：教务处负责会议的组织筹备工作，提前收集教学工作中的相关问题和建议，整理形成会议议题，通知参会人员，并准备会议材料。2.专业建设研讨会会议组成：根据会议主题确定参会人员，一般包括专业负责人、骨干教师、行业企业专家等。会议职责：围绕专业建设目标、人才培养方案、课程体系改革、实践教学基地建设等方面进行深入研讨，推动专业内涵式发展。会议频率：根据专业建设需要适时召开。会议组织：由相关教学单位负责会议的组织筹备工作，提前确定会议主题和参会人员，准备相关资料，组织会议讨论并形成会议纪要。（三）学生工作会议1.学生工作例会会议组成：由学生工作部（处）、各学院党委副书记、辅导员等参加。会议职责：传达上级有关学生工作的文件精神和工作要求，总结交流学生思想政治教育、日常管理、心理健康教育、就业创业指导等方面的工作经验和做法，分析学生工作中存在的问题，部署下一阶段学生工作任务。会议频率：每周召开一次。会议组织：学生工作部（处）负责会议的组织筹备工作，并提前收集各学院学生工作情况汇报，整理形成会议材料，提交会议讨论。2.学生工作专题会议会议组成：根据会议专题确定参会人员，一般包括相关职能部门负责人、学院分管领导、辅导员等。会议职责：针对学生工作中的某一专项问题进行研究讨论，如学风建设、校园文化活动、资助工作、招生就业工作等，制定工作方案和措施，推动专项工作顺利开展。会议频率：根据工作需要适时召开。会议组织：由牵头部门负责会议的组织筹备工作，提前确定会议主题和参会人员，准备相关资料，组织会议讨论并形成会议纪要。（四）教职工大会1.全体教职工大会会议组成：学校全体教职工参加。会议职责：传达上级重要文件精神和工作部署，通报学校年度工作情况和发展规划，表彰先进集体和个人，听取教职工意见和建议，动员全体教职工为学校发展贡献力量。会议频率：每年召开12次。会议组织：学校办公室负责会议的组织筹备工作，提前准备会议材料，包括学校工作报告、表彰决定等，通知全体教职工参会，并做好会议记录和宣传报道工作。2.部门教职工大会会议组成：各部门全体教职工参加。会议职责：传达学校相关会议精神和工作要求，总结本部门工作，部署下一阶段工作任务，听取教职工对本部门工作的意见和建议。会议频率：根据工作需要适时召开。会议组织：各部门负责会议的组织筹备工作，提前通知本部门教职工会议时间、地点、议题等，并准备会议材料，做好会议记录。三、会议议程与准备（一）会议议程制定1.会议主办部门应根据会议主题和目的，提前制定详细的会议议程。议程应明确会议的各项议题、讨论顺序、时间安排等，确保会议有序进行。2.会议议程应提前发送给参会人员，以便参会人员提前了解会议内容，做好发言准备。对于重要会议，议程应提前在学校内部网站或公告栏公布，广泛征求意见。（二）会议材料准备1.会议主办部门应根据会议议程，准备相关的会议材料，包括会议通知、汇报材料、文件资料、数据报表等。材料应内容准确、逻辑清晰、重点突出，能够支持会议讨论和决策。2.会议材料应提前发放给参会人员，确保参会人员有足够的时间阅读和思考。对于涉及机密或敏感信息的材料，应严格按照保密规定进行发放和管理。（三）会议通知1.会议通知应明确会议的时间、地点、主题、议程、参会人员、会议要求等内容。通知应提前发送给参会人员，确保参会人员能够按时参加会议。2.对于重要会议，会议通知应采用书面形式，并加盖学校或部门公章。通知可以通过校内办公系统、电子邮件、纸质文件等方式发送给参会人员。四、会议召开与管理（一）会议签到1.参会人员应按时到达会议地点，在会议签到表上签到。会议组织人员应在会议开始前15分钟做好签到准备工作，确保签到工作顺利进行。2.对于无故缺席会议的人员，应按照学校相关规定进行处理。（二）会议主持1.会议应由主持人负责组织和引导，确保会议按照议程有序进行。主持人应提前熟悉会议议程和材料，掌握会议主题和重点，引导参会人员围绕议题展开讨论。2.主持人应注意控制会议时间，避免会议过长或过短。对于讨论激烈的议题，主持人应及时进行引导和协调，确保讨论不偏离主题，不出现混乱局面。（三）会议发言1.参会人员应围绕会议议题积极发言，提出自己的观点和建议。发言应简洁明了、重点突出，避免冗长和无关的表述。2.在会议发言过程中，参会人员应尊重他人的发言权利，不得打断他人发言。如有不同意见，应在他人发言结束后，礼貌地提出自己的看法，进行平等交流和讨论。（四）会议记录1.会议应安排专人负责记录，记录人员应认真记录会议内容，包括会议议题、讨论情况、决策结果等。记录应准确、完整、客观，不得遗漏重要信息。2.会议记录应采用电子文档和纸质文档相结合的方式进行保存。电子文档应及时整理归档，纸质文档应妥善保管，以备查阅。会议记录应在会议结束后及时整理形成会议纪要，经主持人审核后发送给参会人员。（五）会议纪律1.参会人员应遵守会议纪律，按时参加会议，不得迟到、早退、缺席。在会议期间，应将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或发送短信。2.参会人员应认真听取会议内容，积极参与会议讨论，不得在会议期间交头接耳、打瞌睡、做与会议无关的事情。对于违反会议纪律的人员，会议组织人员应及时进行提醒和制止。五、会议决策与执行（一）会议决策1.会议应根据讨论情况，对相关议题进行决策。决策应遵循民主集中制原则，充分听取参会人员的意见和建议，确保决策科学合理、符合学校实际情况。2.对于重大决策事项，应进行充分的论证和调研，广泛征求意见，必要时可组织专家进行评估。决策结果应形成会议纪要或决议文件，明确决策事项、责任部门、完成时间等内容。（二）决策执行1.决策事项确定后，责任部门应按照决策要求，制定具体的实施方案，明确工作任务、工作步骤、时间节点和责任人等，确保决策事项得到有效执行。2.学校办公室或相关职能部门应加强对决策执行情况的跟踪和督促检查，及时掌握工作进展情况，协调解决执行过程中出现的问题。对于执行不力的部门和个人，应按照学校相关规定进行问责。六、会议纪要与归档（一）会议纪要1.会议纪要应准确概括会议主要内容和决策结果，语言简洁、条理清晰。会议纪要应经主持人审核后，及时发送给参会人员，并在学校内部网站或公告栏公布。2.会议纪要应作为学校重要的文件资料进行保存，以备查阅和参考。会议纪要的格式应规范统一，包括会议名称、时间、地点、主持人、参会人员、会议议题、讨论情况、决策结果等内容。（二）会议归档1.会议组织部门应