礼品公司办公耗材办法

礼品公司办公耗材办法第一章总纲

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等国家法律法规、《商业贿赂防范指南》等行业标准、《联合国反腐败公约》等国际公约，结合礼品公司国际化经营及数字化转型战略需求，针对办公耗材管理中存在的流程冗长、成本失控、合规风险等痛点，旨在规范办公耗材采购、领用、盘点、处置等全流程管理，实现价值创造（成本优化）、风险防控（合规保障）与效率提升（流程自动化），构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司全体正式员工、外包服务商及合作单位在办公耗材采购、使用、管理过程中的行为规范，覆盖行政部、财务部、采购部等相关部门及所有使用部门。例外场景包括应急采购（单次金额低于500元且无合同要求）、出口业务特殊耗材（需符合属地合规要求），此类业务需经总经理办公会审批备案。审批权限由行政部根据金额等级（1万元以下由部门主管审批，1-10万元由总经理审批，10万元以上由董事会审批）分级授权。

1.3核心原则

（1）合规性原则：严格遵守国家及目标市场法律法规，禁止采购违禁或歧视性产品。

（2）权责对等原则：采购权限与部门职责匹配，禁止交叉审批。

（3）风险导向原则：重点关注金额大、供应商集中度高的耗材品类（如办公家具、IT设备）。

（4）效率优先原则：通过数字化工具压缩审批周期（常规采购审批时效≤2个工作日）。

（5）持续改进原则：每年结合审计结果修订制度，淘汰低效环节。

1.4制度地位与衔接

本制度为基础性专项制度，与《公司采购管理办法》《财务报销制度》《供应商准入标准》等制度形成协同。若存在冲突，以本制度为准，具体事项由内控部组织协调。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司治理结构中，董事会负责制定耗材管理战略及重大采购标准，总经理办公会审议年度预算及供应商准入政策，行政部作为执行层统筹全流程，财务部负责资金保障与合规审核，内控部实施监督，审计部开展专项审计。

2.2决策机构与职责

（1）董事会：审批年度耗材预算（金额超过500万元需审议）、供应商准入标准及重大采购合同。

（2）总经理办公会：审批金额10-50万元的采购申请，决策集中采购目录。

2.3执行机构与职责

（1）行政部：主导采购需求提报、供应商管理、领用发放及盘点处置，责任主体为采购专员。

（2）财务部：审核发票合规性、预算执行情况，责任主体为会计主管。

（3）采购部：实施招标、谈判，责任主体为采购经理。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：嵌入“采购申请单双人复核”“库存定期抽盘”等三个内控环节，核查标准包括审批流程完整性、价格合理性。

（2）审计部：每年开展至少一次专项审计，重点关注供应商是否存在利益输送。

2.5协调与联动机制

建立跨部门“周例会”机制，协调需求提报、预算超支等事项。涉外业务增设“属地合规协调岗”，由行政部与当地合规团队联动处理。

第三章采购需求与预算管理

3.1管理目标与核心指标

设定年度耗材成本节约率≥5%、采购合规率100%、库存周转率≥8次的量化目标，统计口径以ERP系统数据为准。

3.2专业标准与规范

（1）采购目录：制定《标准耗材目录》（含办公用品、IT设备等23类），标注高/中/低风险控制点及防控措施（如：金额超过2万元的IT设备需进行三家比价）。

（2）供应商管理：建立“年度评估-淘汰-准入”全生命周期机制，高风险供应商（如占比超过30%的单一供应商）需实施轮换。

3.3管理方法与工具

采用“PDCA”管理方法，通过ERP系统实现需求提报自动化（自动匹配预算额度），OA系统固化审批流程。

第四章采购执行与审批流程

4.1主流程设计

（1）需求提报：部门于每月5日前通过ERP提交《采购申请单》（责任主体：部门主管），需注明使用场景、数量、单价及预算编号。

（2）审核：行政部于2个工作日内审核需求合理性（责任主体：采购专员），超预算需附业务说明。

（3）审批：按金额等级由部门主管/总经理/董事会审批（责任主体：对应审批人）。

（4）执行：采购部通过比价/招标完成采购（责任主体：采购经理），金额10万元以上的需附供应商风险评估报告。

（5）归档：财务部审核发票后，电子合同归档至OA，纸质单据由行政部扫描存档。

4.2子流程说明

（1）集中采购流程：涉及批量打印纸（金额超过5万元）的，需提前1个月纳入月度预算，由采购部统一招标。

（2）应急采购流程：金额低于500元的，由部门主管在OA发起“绿色通道申请”，行政部1个工作日内确认。

4.3流程关键控制点

（1）预算校验：ERP系统自动拦截超预算申请，由财务部人工复核异常情况。

（2）供应商资质：采购部在系统中核对供应商营业执照、ISO认证等（高风险点，防控措施：每月抽查10%供应商资质）。

4.4流程优化机制

设立“流程改进建议箱”，每年6月由内控部牵头复盘，优化周期不超过3个月。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型（日常/项目）+金额（万元）+层级（部门/公司）”划分权限：

（1）日常采购（≤2万元）：部门主管自行审批；

（2）项目采购（3-5万元）：部门主管审批，行政部备案；

（3）战略采购（＞5万元）：总经理审批，董事会特别授权事项需三分之二以上董事同意。

5.2审批权限标准

（1）常规审批：申请提交后3个工作日内完成；

（2）加急审批：需附《紧急采购说明》，由行政部协调审批人优先处理。

5.3授权与代理机制

临时代理需经部门主管书面授权，授权期限不超过1年，每年审计1次。

5.4异常审批流程

（1）越权申请：需提交补批申请及业务说明，由原审批人审批；

（2）权限外采购：需经董事会审议，附风险评估报告。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：领用通过“扫码核销”完成，行政部每月核对领用记录；

（2）痕迹留存：电子审批流、纸质单据需双备份归档，存档期限3年。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查ERP采购数据（覆盖20%记录）；

（2）专项监督：审计部每年6月开展供应商履约情况审计。

6.3检查与审计

（1）检查频次：财务部每月对发票合规性进行抽检；

（2）审计标准：重点关注是否存在“以次充好”等商业贿赂行为。

6.4执行情况报告

行政部每月5日提交《耗材管理报告》，包含成本构成、库存异常、违规线索等，纳入部门考核。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）行政部：耗材成本节约率（权重40%）、合规差错率（权重30%）；

（2）采购部：供应商准时交付率（权重50%）。

7.2评估周期与方法

考核周期为季度，通过ERP数据统计+现场核查（每季度抽取5%领用记录）。

7.3问题整改机制

（1）一般问题：责任部门7个工作日内整改；

（2）重大问题：由总经理牵头成立专项组，30日内提交整改方案。

7.4持续改进流程

基于考核结果，行政部每季度提出制度优化建议，由内控部评估后提交总经理办公会。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：提出创新方案降低采购成本（奖励金额节约的10%）；

（2）程序：部门推荐→行政部审核→总经理审批→财务部发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：领用未登记（低风险）；

（2）较重违规：供应商回扣（中风险）；

（3）严重违规：采购流程串通（高风险）。

8.3处罚标准与程序

（1）罚款上限：金额损失2倍以内；

（2）程序：调查→告知→审批→执行，违规者保留30日申诉期。

8.4申诉与复议

申诉需提交书面材料至内控部，由审计部组织复议，结果存档。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）自然灾害预案：建立“应急采购清单”，由行政部在ERP一键申请；

（2）供应商断供预案：启动“备用供应商库”，由采购部3日内完成切换。

9.2例外情况处理

例外采购需经总经理审批，附《例外业务说明》，纳入预算外管理。

9.3危机公关与善后

涉及商业贿赂等危机的，由法务部与合规部制定“属地化处理方案”，确保符合当地法律。

第十章附则

10.1制度解释权归属

由行政部负责解释，重大争议提交董事会裁决。

10.2相关制度索引

（1）《公司采购管理办法》（文号YY-2023-005）；

（2）《财务报销制度》（文号YY-2023-008）；

条款对应关系：本制度第5.1条参考《采购管理办法》第3.2条。

10.3修订与废止程序

修订需经总经理办公会审议，发布后30日内组织培训。废止事项由行政部提出，董事会审批。