简单的合同管理制度

简单的合同管理制度一、总则

简单的合同管理制度旨在规范企业合同签订、履行、变更、终止等全流程管理，确保合同行为的合法性、合规性及风险可控性。本制度适用于企业所有涉及经济利益、权利义务关系的合同，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等。企业各部门及员工应严格遵守本制度，确保合同管理工作的有序进行。

合同管理的基本原则包括合法合规、权责明确、风险可控、高效便捷。企业应建立健全合同管理组织架构，明确各部门职责，确保合同管理工作的专业性和系统性。同时，企业应加强对合同管理人员的培训，提升其合同审查、风险识别及履约监控能力。

企业所有合同必须经过内部审批流程，未经审批不得签订。合同签订后，应纳入企业合同管理系统，实现电子化存档和动态管理。企业应定期对合同履约情况进行评估，及时发现并处理潜在风险。对于合同变更、解除或终止，应按照本制度规定执行，确保相关手续完备，避免法律纠纷。

二、合同分类与分级管理

企业应根据合同的性质、金额、风险等级等因素，对合同进行分类和分级管理。合同分类主要包括采购类合同、销售类合同、服务类合同、租赁类合同等，便于各部门根据合同类型制定相应的管理策略。

合同分级管理应根据合同金额及潜在风险进行划分。一般合同金额低于人民币十万元的，列为普通级合同；金额在人民币十万元至一百万元的，列为重要级合同；金额超过人民币一百万元的，列为关键级合同。不同级别的合同在审批流程、履约监控等方面应有差异化要求。

普通级合同由部门负责人审批，重要级合同需经法务部门审核，关键级合同应由企业分管领导审批。企业应建立合同分级审批清单，明确各级审批权限及流程，确保合同管理工作的规范化。

三、合同起草与审查

合同起草应遵循合法合规、公平合理的原则，确保合同条款清晰、完整、无歧义。企业各部门在起草合同时，应充分考虑合同履行过程中的潜在风险，并制定相应的风险应对措施。

合同审查是合同管理的重要环节，应由法务部门或合同管理专员负责。审查内容主要包括合同主体资格、权利义务约定、违约责任、争议解决方式等。法务部门应结合企业实际情况及法律法规要求，对合同条款进行逐项审核，确保合同内容的合法性和有效性。

对于重要级和关键级合同，企业可引入第三方法律顾问进行专项审查，提升合同审查的专业性和权威性。合同审查通过后，应形成书面审查意见，并经相关部门签字确认。未经审查或审查未通过的合同，不得签订。

四、合同签订与备案

合同签订应遵循书面原则，企业应与合同相对方签订正式的书面合同。合同签订前，应确保合同条款已通过内部审批，并取得合同相对方的书面确认。

合同签订完成后，应及时办理合同备案手续。普通级合同由部门负责人负责备案，重要级和关键级合同应由法务部门统一备案。合同备案内容包括合同文本、审批记录、相对方信息等，确保合同档案的完整性。

企业应建立合同电子签章系统，实现合同签订的电子化、自动化。电子签章系统应符合国家相关法律法规要求，并具备数据加密、存证归档等功能，确保合同签订过程的安全性和可靠性。

五、合同履行与监控

合同履行是合同管理的核心环节，企业各部门应严格按照合同约定履行自身义务，确保合同顺利执行。企业应建立合同履行监控机制，定期对合同履行情况进行跟踪，及时发现并处理履约过程中的问题。

合同履行监控应包括合同进度跟踪、风险预警、履约评估等内容。企业可利用信息化手段，建立合同履行监控平台，实时掌握合同履行动态。对于重要级和关键级合同，企业应制定专项监控方案，明确监控内容、频次及责任人，确保合同履行过程的可控性。

在合同履行过程中，如遇不可抗力或合同相对方违约等情况，企业应及时启动应急预案，采取相应措施降低损失。合同履行结束后，应形成书面履约报告，并经相关部门签字确认，作为合同归档及后续管理的重要依据。

六、合同变更、解除与终止

合同变更、解除或终止应遵循平等自愿、协商一致的原则，并按照本制度规定执行。合同变更应签订书面补充协议，补充协议内容不得与原合同条款相抵触，并经原审批程序审核。

合同解除或终止应依据合同约定或法律法规规定进行。企业解除或终止合同时，应提前通知合同相对方，并做好相关善后工作。合同解除或终止后，应形成书面报告，并经相关部门签字确认，作为合同归档及后续管理的重要依据。

企业应建立合同变更、解除与终止的审批机制，重要级和关键级合同的变更、解除或终止需经企业分管领导审批。合同变更、解除或终止过程中产生的相关文件，应纳入合同档案统一管理，确保合同管理工作的连续性和完整性。

二、合同分类与分级管理

企业合同种类繁多，涉及的业务范围广泛，为了便于管理和控制风险，有必要对合同进行系统性的分类和分级。合同分类主要是根据合同的性质和用途来划分，而合同分级则是根据合同金额的大小和潜在风险的高低来确定。通过分类和分级，企业可以更有针对性地制定管理措施，确保合同管理的科学性和有效性。

合同分类主要包括采购类合同、销售类合同、服务类合同、租赁类合同、投资类合同等。采购类合同是指企业为了生产或经营需要，从外部采购商品或服务的协议；销售类合同是指企业向外部销售商品或服务的协议；服务类合同是指企业提供各类服务，如咨询、维修、培训等；租赁类合同是指企业通过支付租金获得某项资产使用权的协议；投资类合同是指企业对外进行投资，获取投资收益的协议。不同的合同分类对应不同的业务场景和管理需求，因此需要采用不同的管理策略。

合同分类的具体操作流程如下。首先，企业各部门在起草合同时，应根据合同的性质将其归入相应的分类。例如，采购部门签订的合同属于采购类合同，销售部门签订的合同属于销售类合同。其次，各部门应填写合同分类申请表，详细说明合同的用途、涉及的业务范围等信息，并提交给合同管理部门进行审核。合同管理部门根据申请表的内容，对合同进行分类，并录入合同管理系统。最后，合同管理部门应定期对合同分类情况进行汇总分析，根据业务发展的需要，对合同分类体系进行动态调整。

合同分级主要是根据合同金额的大小和潜在风险的高低来确定。一般来说，合同金额越高，潜在风险越大，分级也越高。企业可以根据自身的实际情况，制定合同分级标准。例如，企业可以将合同分为普通级、重要级和关键级三级。普通级合同是指金额较小、风险较低的合同；重要级合同是指金额较大、风险较高的合同；关键级合同是指金额巨大、风险极高的合同。通过分级管理，企业可以更有针对性地制定审批流程、履约监控等措施，确保合同管理的科学性和有效性。

合同分级的具体操作流程如下。首先，企业各部门在填写合同申请表时，应填写合同的预计金额和潜在风险等级。例如，采购部门签订的合同预计金额为五十万元，潜在风险等级为中等，则在申请表中填写相应的信息。其次，合同管理部门根据申请表的内容，对合同进行分级。对于普通级合同，可以直接由部门负责人审批；对于重要级合同，需要经过法务部门的审核；对于关键级合同，需要经过企业分管领导的审批。最后，合同管理部门应定期对合同分级情况进行汇总分析，根据业务发展的需要，对合同分级标准进行动态调整。

合同分类和分级管理是企业合同管理体系的重要组成部分。通过分类和分级，企业可以更有针对性地制定管理措施，确保合同管理的科学性和有效性。同时，合同分类和分级管理也有助于企业提高合同管理效率，降低合同风险，促进企业的健康发展。企业各部门应高度重视合同分类和分级管理工作，严格按照制度规定执行，确保合同管理工作的规范化、制度化。

三、合同起草与审查

合同的起草是合同管理流程的第一步，也是至关重要的一环。一份严谨、清晰的合同文本能够明确双方的权利义务，减少履约过程中的争议和风险。企业应要求所有合同的起草都遵循一定的规范和标准，确保合同内容合法、合理，并符合企业的利益诉求。

合同的起草工作通常由业务部门负责，但法务部门应全程参与指导。业务部门在起草合同时，应充分了解合同相对方的背景和需求，并结合企业的实际情况，提出具体的合同条款。法务部门则负责从法律角度对合同条款进行审核，确保合同内容不违反法律法规，并保护企业的合法权益。

在起草合同过程中，应注意以下几个方面。首先，合同主体必须明确。合同的双方应具备相应的民事行为能力，能够独立承担民事责任。其次，合同标的应具体、清晰。合同标的应明确描述交易的对象、范围和方式，避免出现模糊不清的表述。再次，权利义务应平衡。合同条款应明确双方的权利义务，确保权利义务对等，避免出现一方过度负担或权益受损的情况。最后，违约责任应明确。合同应明确约定违约情形和相应的违约责任，以便在违约发生时，能够有据可依地进行处理。

合同审查是确保合同质量的关键环节。企业应建立完善的合同审查机制，对每份合同都进行严格的审查。合同审查主要由法务部门负责，但业务部门、财务部门等也应参与审查过程。法务部门在审查合同时，应重点关注以下几个方面。首先，审查合同主体资格。确保合同相对方具备相应的资质和信誉，避免与不合格的相对方签订合同。其次，审查合同条款的合法性。确保合同条款不违反法律法规的强制性规定，如格式条款、免责条款等。再次，审查合同条款的合理性。确保合同条款公平合理，不损害企业的合法权益。最后，审查合同条款的完整性。确保合同条款涵盖所有必要的方面，如履行期限、履行地点、违约责任等，避免出现遗漏或模糊不清的表述。

合同审查的具体流程如下。首先，业务部门在完成合同起草后，应填写合同审查申请表，并提交给法务部门进行审查。合同审查申请表中应详细说明合同的背景、目的、主要内容等信息。其次，法务部门收到合同审查申请表后，应安排专人进行审查。审查人员应根据合同审查标准，对合同条款进行逐项审核，并形成书面审查意见。如果合同条款存在问题时，审查人员应提出具体的修改建议，并退回业务部门进行修改。如果合同条款符合要求，审查人员应签署审查意见，并提交给法务部门负责人进行最终审核。最后，法务部门负责人在确认合同条款无误后，应签署最终审查意见，并将合同文本归档。

合同审查是确保合同质量的关键环节，企业应高度重视合同审查工作。通过严格的合同审查，可以及时发现合同条款中的问题，并采取措施进行修正，从而有效降低合同风险，保护企业的合法权益。企业各部门应积极配合合同审查工作，共同确保合同质量。

四、合同签订与备案

合同签订是企业合同管理流程中的关键环节，标志着双方权利义务关系的正式确立。企业必须确保合同签订过程的规范性、严肃性，以合法有效的合同文本为基础，通过严格的审批程序和规范的签订形式，防范因签订环节疏漏而引发的法律风险。合同签订完成后，还需及时进行备案管理，形成完整的合同档案，便于后续的查阅、统计和审计。

合同签订应遵循书面原则，即所有具有法律效力的合同都必须采用书面形式。企业不得与合同相对方达成口头协议或通过非书面方式进行约定，以免因证据不足导致权利无法得到保障。在签订合同前，企业应确保合同条款已通过内部审批流程，并获得合同相对方的书面确认。签订过程中，双方应仔细核对合同内容，确保无遗漏、无歧义，并在合同文本上签字或盖章。对于需要公证或鉴证的合同，还应按照法律规定办理公证或鉴证手续。

企业应建立合同签订的审批机制，确保合同签订符合企业的内部管理制度和风险控制要求。审批流程应根据合同的重要性、金额大小和风险等级进行差异化设置。普通级合同可直接由部门负责人审批，重要级合同需经法务部门审核，关键级合同则应由企业分管领导或法定代表人审批。审批过程中，相关部门应认真审查合同内容，提出修改意见或风险提示，确保合同条款合法、合理、公平。未经审批或审批未通过的合同，不得签订。

合同签订完成后，应及时办理合同备案手续。合同备案是合同管理的重要环节，有助于企业全面掌握合同情况，及时发现和解决合同履行过程中的问题。企业应建立合同备案制度，明确备案范围、备案流程和备案责任。备案内容包括合同文本、审批记录、相对方信息、签订日期等，确保合同档案的完整性。普通级合同的备案工作可由部门负责人负责，重要级和关键级合同的备案工作应由法务部门统一管理。

企业应建立合同电子签章系统，实现合同签订的电子化、自动化。电子签章系统应符合国家相关法律法规要求，并具备数据加密、存证归档等功能，确保合同签订过程的安全性和可靠性。通过电子签章系统，企业可以实现合同签订的快速、高效和规范，提高合同管理效率，降低合同风险。同时，电子签章系统还可以提供合同签订的全程留痕功能，便于后续的查阅和审计。

合同签订与备案是企业合同管理的重要环节，企业应高度重视，严格按照制度规定执行。通过规范的合同签订和备案管理，可以确保合同的有效性，保护企业的合法权益，促进企业的健康发展。企业各部门应积极配合，共同做好合同签订与备案工作。

五、合同履行与监控

合同的签订并非管理的终点，合同的履行才是实现双方交易目的、保障企业利益的核心阶段。合同履行与监控制度旨在确保合同条款得到有效执行，及时发现并应对履行过程中可能出现的偏差、风险或争议，保障合同目标的顺利实现。有效的履行与监控不仅关系到企业的经济损失，更直接影响企业的声誉和市场信誉。因此，建立系统、规范的合同履行与监控机制，是企业合同管理体系中不可或缺的一环。

合同履行监控是确保合同按约定执行的关键手段。企业应建立覆盖合同全生命周期的监控机制，从合同签订后的准备阶段，到合同的执行阶段，再到合同的收尾阶段，实施持续、动态的跟踪与管理。监控的内容应涵盖合同约定的各项义务的完成情况、关键时间节点的遵守情况、以及可能影响合同履行的内外部因素变化。企业可以根据合同的性质和重要性，设定不同的监控频率和深度。对于金额巨大或风险较高的关键级合同，应实施更为密集和深入的监控，确保各项条款得到严格履行。

合同履行监控的具体方式多样。企业可以通过定期的履约报告、现场检查、数据核对、与合同相对方的沟通等方式，获取合同履行的真实情况。例如，在采购合同履行过程中，企业可以通过核对供应商提供的发票、货单与合同约定是否一致，检查货物质量是否符合标准，确认货物是否按时送达等方式，监控合同的履行进度和质量。在服务合同履行过程中，企业可以通过服务报告、项目进度会议、客户反馈等方式，了解服务提供方的服务质量和效率。通过这些监控手段，企业可以及时发现合同履行过程中出现的问题，并采取相应的措施进行纠正。

风险预警是合同履行监控的重要组成部分。企业在合同签订前，已经对合同的风险进行了评估，但在合同履行过程中，风险因素可能会发生变化。因此，企业需要建立风险预警机制，及时发现并应对可能出现的风险。风险预警可以通过多种途径实现。例如，企业可以通过对市场动态、政策变化、合同相对方经营状况等的监控，预测可能出现的风险；也可以通过与合同相对方的沟通，了解其在履行合同过程中可能遇到的困难，从而提前采取措施。风险预警机制的建立，可以帮助企业防患于未然，避免因风险事件的发生而造成损失。

履约评估是合同履行监控的重要环节。在合同履行结束后，企业应进行全面的履约评估，总结合同履行的经验和教训，为后续的合同管理提供参考。履约评估的内容应包括合同履行的整体情况、存在的问题、改进措施等。评估结果应形成书面报告，并经相关部门签字确认。履约评估报告不仅是对合同履行情况的总结，也是对企业合同管理工作的反思和改进的重要依据。通过履约评估，企业可以不断优化合同管理流程，提高合同管理水平。

合同履行过程中，如遇不可抗力或合同相对方违约等情况，企业应及时启动应急预案，采取相应措施降低损失。不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、战争等。当发生不可抗力事件时，企业应根据合同约定和法律规定，及时通知合同相对方，并采取措施减少损失。对于合同相对方违约的情况，企业应根据合同约定的违约责任条款，要求其承担违约责任。如果违约行为对企业的利益造成重大损失，企业还可以采取法律手段维护自身权益。

履约过程中的沟通协调也是合同履行监控的重要内容。企业在合同履行过程中，应与合同相对方保持良好的沟通，及时解决履行过程中出现的问题。沟通协调可以通过多种方式进行，如定期召开履约会议、通过电话或邮件进行沟通等。良好的沟通协调，可以促进双方的理解和信任，减少争议的发生，确保合同的顺利履行。企业还应建立有效的沟通协调机制，明确沟通的主体、内容、方式和频率，确保沟通协调工作的有效开展。

合同履行与监控是企业合同管理的重要环节，企业应高度重视，建立健全合同履行与监控机制。通过有效的履行与监控，可以确保合同条款得到有效执行，及时发现并应对履行过程中可能出现的偏差、风险或争议，保障合同目标的顺利实现，促进企业的健康发展。企业各部门应积极配合，共同做好合同履行与监控工作。

六、合同变更、解除与终止

合同的签订并不意味着双方关系的固定不变。在合同履行过程中，由于市场环境变化、双方需求调整或出现不可预见的情况，可能需要对原合同进行修改、补充，甚至提前终止。合同变更、解除与终止是合同管理中的常见情况，需要企业建立规范的流程和制度，确保相关操作的合法性、合理性和可操作性，以保障企业的合法权益，同时避免不必要的法律风险。

合同变更是指对已签订的合同内容进行修改或补充。合同变更可能是由于双方协商一致，对合同条款进行修改，也可能是由于出现特殊情况，需要对合同内容进行调整。合同变更必须遵循平等自愿、协商一致的原则，并履行相应的审批程序。企业内部对于合同变更的审批，应根据变更内容的重要程度和影响范围来确定。一般性的变更，如履行期限、履行方式的调整，可由部门负责人审批；重要的变更，如合同标的、价款、履行方式的重大调整，需经法务部门审核，并可能需要更高层级的审批。

合同变更的具体流程通常包括提出申请、内部审核、相对方确认、签订补充协议等环节。首先，提出变更申请的一方应填写合同变更申请表，详细说明变更的原因、变更的内容、变更的方案等，并附上相关证明材料。其次，内部审核部门根据变更申请的内容，对变更的合法性、合理性进行审核，并提出审核意见。如果变更内容合法合理，则进入下一步；如果变更内容存在问题，则退回修改。再次，审核通过后，企业应与合同相对方进行沟通，就变更内容达成一致，并要求相对方进行书面确认。最后，双方应签订书面补充协议，明确变更的内容和生效条件，并按照原合同的审批程序进