公司填写报销单制度

公司填写报销单制度一、公司填写报销单制度

（一）总则

公司填写报销单制度旨在规范公司费用报销流程，确保报销工作的准确性、及时性和合规性，维护公司财务秩序，提高资金使用效率。本制度适用于公司全体员工，包括但不限于行政、财务、业务等各部门人员。所有报销行为必须严格遵守国家相关法律法规及公司内部管理规定，确保每一笔费用支出均有合理依据，符合公司财务制度和预算要求。

（二）报销范围与标准

1.报销范围

（1）差旅费：包括员工因公出差产生的交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费等。

（2）业务招待费：包括因业务需要发生的餐饮费、礼品费、会议费等。

（3）办公费：包括办公用品购置费、打印机耗材费、通讯费等。

（4）其他费用：包括但不限于培训费、咨询费、维修费等与公司经营相关的合理支出。

2.报销标准

（1）差旅费标准：公司根据不同地区和岗位制定差旅费标准，包括住宿标准、交通补贴标准、伙食补助标准等。员工出差前需提交差旅计划，经部门负责人审批后方可执行。

（2）业务招待费标准：公司对业务招待费实行预算管理，各部门需根据业务需求制定合理的招待计划，并经财务部门审核后执行。

（3）办公费标准：公司对办公用品购置实行采购审批制度，员工需根据实际需求提交采购申请，经部门负责人和财务部门审批后采购。

（三）报销流程

1.报销申请

（1）员工发生费用后，需在规定时间内填写报销单，详细列明费用项目、金额、事由等信息。

（2）报销单需经部门负责人签字确认，证明费用的合理性和必要性。

（3）部门负责人审核通过后，将报销单提交至财务部门。

2.财务审核

（1）财务部门对报销单进行审核，包括费用是否符合公司规定、票据是否齐全、金额是否准确等。

（2）财务审核通过后，将报销单提交至公司领导审批。

（3）公司领导审批通过后，财务部门进行费用支付。

3.票据管理

（1）所有报销票据必须真实、合法、完整，包括发票、收据、行程单等。

（2）票据需按照费用发生的先后顺序整理，不得涂改、伪造。

（3）财务部门对票据进行归档管理，确保票据的完整性和可追溯性。

（四）报销时限

1.报销时限要求

（1）员工需在费用发生后的规定时间内提交报销单，差旅费报销时限一般为出差返回后5个工作日内，其他费用报销时限一般为费用发生后的10个工作日内。

（2）超过报销时限的报销单，财务部门有权拒绝受理，特殊情况需经公司领导批准后方可报销。

2.报销逾期处理

（1）对于逾期提交的报销单，财务部门需进行记录，并通知员工及时提交。

（2）逾期不提交报销单的，视为员工自愿放弃报销权利，公司不再承担相关费用。

（五）报销责任

1.员工责任

（1）员工需如实填写报销单，确保费用信息的准确性。

（2）员工需妥善保管相关票据，确保票据的真实性和完整性。

（3）员工需积极配合财务部门的审核工作，提供必要的解释和说明。

2.部门负责人责任

（1）部门负责人需对员工提交的报销单进行初步审核，确保费用的合理性和必要性。

（2）部门负责人需及时处理员工的报销申请，避免因审核不及时导致员工费用无法及时报销。

3.财务部门责任

（1）财务部门需严格按照公司规定进行报销审核，确保报销工作的合规性。

（2）财务部门需及时处理报销申请，避免因审核不及时影响员工正常工作。

（3）财务部门需定期对报销数据进行统计分析，为公司成本控制提供依据。

（六）附则

1.本制度由公司财务部门负责解释，自发布之日起施行。

2.公司可根据实际情况对本制度进行修订，修订后的制度将另行发布。

3.员工需认真学习和遵守本制度，如有疑问应及时向财务部门咨询。

二、公司填写报销单制度的具体执行与监督

（一）报销单据的规范填写

报销单是费用报销的凭证，其填写是否规范直接影响报销流程的顺利进行。员工在填写报销单时，应确保各项信息准确无误，包括报销人姓名、部门、费用发生的日期、事由、金额等。费用明细应详细列明，避免使用模糊或笼统的描述，以便财务部门进行审核。报销单的填写应字迹清晰，不得涂改，如确需修改，应在修改处签字确认。对于需要粘贴票据的情况，应按顺序整齐排列，并在票据背面注明报销单编号，确保票据与报销单的对应关系。

（二）不同费用类型的报销细则

1.差旅费报销

差旅费是公司员工因公出差产生的费用，包括交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费等。在报销差旅费时，员工需提供出差申请和审批记录，证明出差事由和行程安排。交通费报销应提供相应的票据，如机票、火车票、汽车票等，并注明起止地点和日期。住宿费报销应提供酒店发票，并符合公司规定的住宿标准。伙食补助费根据出差地区和天数计算，员工需如实填写补助金额，并提供必要的证明，如行程单等。市内交通费报销应提供市内交通票据，并符合公司规定的标准。

2.业务招待费报销

业务招待费是公司因业务需要发生的餐饮费、礼品费和会议费等。在报销业务招待费时，员工需提供招待计划和审批记录，证明招待事由和对象。餐饮费报销应提供相应的发票，并注明用餐人数和金额。礼品费报销应提供礼品发票和赠送对象的证明，确保礼品费用合理且符合公司规定。会议费报销应提供会议发票和会议议程，证明会议的必要性和规模。

3.办公费报销

办公费是公司日常运营中产生的费用，包括办公用品购置费、打印机耗材费和通讯费等。在报销办公费时，员工需提供采购申请和审批记录，证明办公用品的必要性。办公用品购置费报销应提供发票，并详细列明购置的物品和数量。打印机耗材费报销应提供发票和领用记录，确保费用的合理性。通讯费报销应提供话费发票，并符合公司规定的通讯标准。

4.其他费用报销

其他费用包括培训费、咨询费、维修费等与公司经营相关的合理支出。在报销其他费用时，员工需提供相关证明，如培训发票和参加证明、咨询合同和费用清单、维修合同和费用明细等。确保费用的合理性和必要性，并提供详细的费用说明，以便财务部门进行审核。

（三）报销流程的细化管理

1.报销申请的提交与审核

员工在费用发生后，需在规定时间内填写报销单，并附上相应的票据。报销单需经部门负责人签字确认，证明费用的合理性和必要性。部门负责人需对报销单进行初步审核，确保费用符合公司规定，并签字确认。部门负责人审核通过后，将报销单提交至财务部门。

2.财务审核的具体要求

财务部门收到报销单后，需进行详细的审核。审核内容包括费用的合规性、票据的齐全性和金额的准确性。财务审核员需检查报销单的填写是否规范，票据是否真实、合法、完整，金额是否与票据相符。对于不符合公司规定的报销单，财务部门有权拒绝受理，并通知员工进行修改或补充。财务审核通过后，将报销单提交至公司领导审批。

3.公司领导的审批权限

公司领导对报销单进行最终审批，确保费用的合理性和必要性。领导审批时需根据费用金额和事由进行判断，必要时可要求员工提供进一步的解释和说明。领导审批通过后，财务部门进行费用支付。

4.费用支付的规范操作

财务部门根据审批通过的报销单进行费用支付，支付方式包括现金支付、银行转账等。支付时需核对报销单和票据，确保信息准确无误。支付完成后，财务部门需在报销单上注明支付日期和金额，并签字确认。

（四）报销时间的严格控制

1.报销时限的规定

公司对报销时间有一定的规定，差旅费报销时限一般为出差返回后5个工作日内，其他费用报销时限一般为费用发生后的10个工作日内。员工需在规定时间内提交报销单，避免因逾期导致费用无法及时报销。

2.逾期报销的处理

对于逾期提交的报销单，财务部门需进行记录，并通知员工及时提交。逾期不提交报销单的，视为员工自愿放弃报销权利，公司不再承担相关费用。财务部门需定期对逾期报销情况进行统计，并分析原因，以便改进报销流程。

（五）报销责任的明确划分

1.员工的责任

员工需如实填写报销单，确保费用信息的准确性。员工需妥善保管相关票据，确保票据的真实性和完整性。员工需积极配合财务部门的审核工作，提供必要的解释和说明。

2.部门负责人的责任

部门负责人需对员工提交的报销单进行初步审核，确保费用的合理性和必要性。部门负责人需及时处理员工的报销申请，避免因审核不及时导致员工费用无法及时报销。

3.财务部门的责任

财务部门需严格按照公司规定进行报销审核，确保报销工作的合规性。财务部门需及时处理报销申请，避免因审核不及时影响员工正常工作。财务部门需定期对报销数据进行统计分析，为公司成本控制提供依据。

（六）报销监督与改进

1.内部审计的监督

公司内部审计部门定期对报销流程进行审计，检查报销工作的合规性和规范性。审计内容包括报销单的填写、票据的管理、报销流程的执行等。审计发现的问题需及时通知相关部门进行整改，并跟踪整改效果。

2.员工的反馈与建议

公司鼓励员工对报销流程提出反馈和建议，以不断改进报销工作。员工可通过财务部门或人力资源部门提交反馈意见，公司需对员工的反馈进行认真分析，并采取相应的改进措施。

3.制度的持续优化

公司根据实际情况和员工反馈，定期对报销制度进行修订和优化。修订后的制度将另行发布，并组织员工进行培训，确保员工了解和遵守新的报销制度。公司通过持续优化报销制度，提高报销工作的效率和准确性，降低费用风险，提升公司管理水平。

三、公司填写报销单制度的风险防范与应急处理

（一）报销过程中的常见风险

在公司日常运营中，报销流程涉及多个环节和人员，难免会遇到各种风险。这些风险可能来自员工的不规范操作、财务审核的疏忽，或是外部环境的变动。常见风险包括票据丢失、费用超标、流程延误等。票据丢失会导致报销无法进行，影响员工的正常工作。费用超标可能违反公司规定，造成财务损失。流程延误会影响员工的工作效率，降低公司运营效率。这些风险若不及时处理，可能对公司的财务秩序和管理造成严重影响。

（二）票据管理的风险与防范

票据是报销的重要凭证，其管理直接关系到报销的合规性和准确性。票据管理的风险主要包括票据丢失、票据伪造、票据不齐全等。票据丢失会导致报销无法进行，影响员工的正常工作。票据伪造会扰乱公司财务秩序，造成财务损失。票据不齐全会导致报销审核不通过，延误报销时间。为防范这些风险，公司需建立完善的票据管理制度，规范票据的收集、整理、保管和传递。员工需妥善保管票据，确保票据的完整性。财务部门需对票据进行严格审核，确保票据的真实性和合规性。公司可定期对票据管理情况进行检查，发现问题及时整改。

（三）费用标准的风险与控制

公司对各项费用都有明确的标准，但实际操作中，员工可能因不了解标准或故意超标准报销，导致费用超标。费用超标不仅违反公司规定，还可能造成财务损失。为控制费用风险，公司需加强对员工的教育培训，确保员工了解各项费用标准。公司可定期发布费用标准指南，帮助员工正确理解和执行费用标准。财务部门需对报销费用进行严格审核，确保费用符合公司规定。公司可建立费用预算管理制度，对各项费用进行预算控制，避免费用超支。

（四）报销流程的风险与优化

报销流程涉及多个环节和人员，流程中的任何一个环节出现问题都可能影响报销的顺利进行。流程风险主要包括审批不及时、审核不严格、支付不及时等。审批不及时会导致员工费用无法及时报销，影响员工的工作积极性。审核不严格会导致不符合公司规定的费用被报销，造成财务损失。支付不及时会影响员工的正常工作，降低公司运营效率。为优化报销流程，公司需简化流程，减少不必要的环节，提高审批效率。公司可建立电子报销系统，实现报销流程的自动化和智能化，提高报销效率。财务部门需加强对报销流程的监控，及时发现和解决问题，确保报销流程的顺畅进行。

（五）应急处理措施

1.票据丢失的处理

若员工在报销过程中发现票据丢失，需及时向财务部门报告，并说明原因。财务部门需根据情况判断是否可以补办票据。若可以补办票据，员工需按照财务部门的要求提供相关证明，如行程单、会议议程等。财务部门需对补办票据的真实性进行审核，确保补办票据的合规性。

2.费用超标的处理

若员工报销的费用超过公司标准，需及时向财务部门报告，并说明原因。财务部门需根据情况判断是否可以超标报销。若可以超标报销，员工需提供相关证明，如特殊情况说明、部门负责人审批记录等。财务部门需对超标报销的合理性进行审核，确保超标报销的合规性。

3.流程延误的处理

若员工发现报销流程延误，需及时向财务部门报告，并说明原因。财务部门需对流程延误的原因进行分析，并采取相应的措施加快流程。若流程延误是由于财务部门的责任，财务部门需向员工道歉，并尽快完成报销。若流程延误是由于员工的责任，财务部门需提醒员工及时提交报销单，并指导员工正确填写报销单。

（六）责任追究与处理

1.员工的责任追究

若员工故意虚报费用、伪造票据，或违反公司报销规定，公司将根据情节严重程度给予相应处罚。轻微的，公司将进行批评教育，并要求员工改正。严重的，公司将给予警告、罚款等处分，情节严重的将解除劳动合同。

2.部门负责人的责任追究

若部门负责人对员工的不规范报销行为未进行有效监管，导致公司财务损失，公司将追究部门负责人的责任。部门负责人将受到警告、罚款等处分，情节严重的将降职或解职。

3.财务部门的责任追究

若财务部门在报销审核过程中出现疏忽，导致不符合公司规定的费用被报销，公司将追究财务部门的责任。财务部门将受到批评教育、内部培训等处理，情节严重的将给予警告、罚款等处分。

公司通过明确的责任追究制度，确保报销工作的合规性和规范性，维护公司财务秩序，提高资金使用效率。

四、公司填写报销单制度的培训与宣传

（一）培训体系的建立与实施

公司深知员工对报销制度的理解和执行能力直接影响报销工作的效率和质量，因此建立完善的培训体系是确保制度有效落地的基础。公司财务部门负责制定年度培训计划，明确培训对象、内容、形式和时间安排。培训对象涵盖新入职员工以及需要更新报销知识的老员工。培训内容主要包括报销制度的各项规定、报销流程的详细步骤、票据管理的要求以及常见问题的处理方法。培训形式多样化，包括集中授课、在线学习、案例分析、现场演示等。公司鼓励员工积极参与培训，并提供必要的培训资料和工具，确保培训效果。

1.新员工入职培训

新员工入职后，需接受报销制度的专项培训。培训内容包括公司报销制度的基本框架、各项费用类型的报销标准、报销流程的详细步骤以及票据管理的要求。培训结束后，新员工需通过考核，确保其对报销制度有充分的理解。考核形式包括笔试和实际操作，考核合格后方可进行报销操作。

2.老员工定期培训

公司定期组织老员工进行报销制度的培训，更新报销知识，提高报销技能。培训内容主要包括报销制度的最新修订、报销流程的优化、票据管理的新要求以及常见问题的处理方法。公司鼓励员工结合实际工作提出问题和建议，通过互动交流，提高培训效果。培训结束后，公司组织员工进行讨论，分享培训心得，确保培训内容深入人心。

3.特殊岗位专项培训

对于涉及大量报销操作的特殊岗位，如行政人员、采购人员等，公司进行专项培训，重点讲解其岗位相关的报销规定和流程。培训内容包括特殊费用类型的报销标准、报销流程的优化、票据管理的新要求以及常见问题的处理方法。公司通过专项培训，提高特殊岗位员工的报销技能，确保报销工作的合规性和规范性。

（二）宣传渠道的拓展与维护

除了培训，公司还需通过多种渠道对报销制度进行宣传，提高员工的知晓率和执行力度。公司财务部门负责制定宣传计划，明确宣传内容、渠道和时间安排。宣传内容主要包括报销制度的核心规定、报销流程的简化措施、票据管理的新要求以及常见问题的解答。宣传渠道多样化，包括公司内部网站、宣传栏、邮件通知、微信公众号等。公司通过多渠道宣传，确保员工及时了解报销制度的最新动态，提高员工的报销意识和技能。

1.内部网站宣传

公司内部网站是报销制度宣传的重要平台。公司财务部门在内部网站上开设报销制度专栏，发布报销制度的各项规定、报销流程的详细步骤、票据管理的要求以及常见问题的解答。公司定期更新报销制度专栏，确保信息的时效性和准确性。员工可通过内部网站随时查阅报销制度的相关信息，提高报销效率。

2.宣传栏宣传

公司在办公区域的宣传栏张贴报销制度的宣传海报，图文并茂地展示报销制度的各项规定、报销流程的简化措施、票据管理的新要求以及常见问题的解答。公司定期更新宣传栏内容，确保信息的时效性和准确性。员工可通过宣传栏随时了解报销制度的相关信息，提高报销意识。

3.邮件通知宣传

公司通过邮件向员工发送报销制度的宣传资料，包括报销制度的核心规定、报销流程的简化措施、票据管理的新要求以及常见问题的解答。公司定期发送邮件通知，提醒员工关注报销制度的最新动态。员工可通过邮件随时查阅报销制度的相关信息，提高报销技能。

4.微信公众号宣传

公司建立微信公众号，定期发布报销制度的宣传资料，包括报销制度的核心规定、报销流程的简化措施、票据管理的新要求以及常见问题的解答。公司通过微信公众号与员工进行互动交流，解答员工的报销问题。员工可通过微信公众号随时了解报销制度的相关信息，提高报销意识。

（三）培训效果的评估与改进

公司重视培训效果评估，通过多种方式对培训效果进行评估，并根据评估结果不断改进培训工作。公司财务部门负责制定培训效果评估方案，明确评估方法、指标和时间安排。评估方法主要包括问卷调查、实际操作考核、培训后跟踪调查等。评估指标主要包括员工对报销制度的知晓率、执行力度以及报销工作的效率和质量。公司通过评估培训效果，及时发现问题，并采取相应的改进措施。

1.问卷调查评估

公司在培训结束后，通过问卷调查了解员工对培训效果的满意度和建议。问卷内容包括培训内容是否实用、培训形式是否有效、培训资料是否齐全等。公司根据问卷调查结果，分析培训效果，并采取相应的改进措施。

2.实际操作考核评估

公司在培训结束后，通过实际操作考核评估员工的报销技能。考核内容包括报销流程的执行、票据的审核、问题的处理等。公司根据实际操作考核结果，评估培训效果，并采取相应的改进措施。

3.培训后跟踪调查评估

公司在培训结束后，通过跟踪调查了解员工在实际工作中的报销行为。调查内容包括员工是否按照报销制度进行报销、报销流程是否顺畅、票据管理是否规范等。公司根据跟踪调查结果，评估培训效果，并采取相应的改进措施。

公司通过不断评估和改进培训工作，提高员工对报销制度的理解和执行能力，确保报销工作的合规性和规范性，维护公司财务秩序，提高资金使用效率。

五、公司填写报销单制度的优化与创新

（一）报销流程的数字化改造

随着信息技术的快速发展，公司逐步推进报销流程的数字化改造，旨在提高报销效率，降低运营成本，提升员工体验。公司财务部门牵头，联合信息技术部门，对现有报销流程进行全面梳理，识别出可以数字化改造的环节，并设计新的数字化报销系统。该系统集成了费用申请、审批、支付、查询等功能，实现了报销流程的线上化、自动化和智能化。

1.费用申请的线上化

员工通过数字化报销系统提交费用申请，系统自动生成报销单，并支持在线填写各项费用信息。员工只需上传相关票据照片，系统自动识别票据信息，并填充到报销单中，大大简化了费用申请的步骤。系统还支持多附件上传，员工可以一次性上传所有相关票据，提高费用申请的效率。

2.审批流程的自动化

数字化报销系统支持多级审批，审批人可以通过系统实时查看报销单详情，并进行审批操作。系统自动记录审批过程，并生成审批日志，方便员工查询和追溯。系统还支持移动审批，审批人可以通过手机或平板电脑进行审批，不受时间和地点的限制，提高审批效率。

3.支付流程的智能化

数字化报销系统与公司财务系统对接，实现报销支付的自动化。员工提交报销单后，系统自动生成支付申请，并推送至财务部门。财务部门审核通过后，系统自动进行支付，并将支付凭证推送给员工，大大缩短了支付周期，提高了资金使用效率。

4.查询统计的便捷化

数字化报销系统提供便捷的查询统计功能，员工可以通过系统实时查询报销进度，并下载报销凭证。财务部门可以通过系统生成各类报销报表，如费用分析报表、预算执行报表等，为公司成本控制和预算管理提供数据支持。

（二）报销标准的动态调整

公司认识到，报销标准需要根据实际情况进行动态调整，以适应不断变化的业务需求和管理要求。公司财务部门定期对报销标准进行评估，并根据评估结果进行动态调整。评估内容包括各项费用标准的合理性、合规性以及实际执行情况。评估方法包括数据分析、员工反馈、市场调研等。公司通过动态调整报销标准，确保报销标准的合理性和有效性。

1.数据分析评估

公司财务部门通过对报销数据的分析，评估各项费用标准的合理性。分析内容包括费用发生频率、费用金额分布、费用超标准情况等。通过数据分析，公司可以识别出不合理或不合规的费用标准，并进行调整。例如，公司发现差旅住宿标准过高，导致费用超标现象严重，于是对公司差旅住宿标准进行下调，并制定了新的差旅住宿标准。

2.员工反馈评估

公司通过问卷调查、座谈会等形式，收集员工对报销标准的反馈意见。员工可以提出报销标准的合理性建议，以及实际操作中遇到的问题。公司认真分析员工的反馈意见，并对不合理或不合规的费用标准进行调整。例如，公司发现业务招待费标准过低，导致员工无法正常进行业务招待，于是对公司业务招待费标准进行上调，并制定了新的业务招待费标准。

3.市场调研评估

公司通过市场调研，了解同行业同岗位的报销标准，并根据市场情况调整公司报销标准。公司可以委托第三方机构进行市场调研，也可以通过自行调研的方式获取市场信息。通过市场调研，公司可以确保报销标准的竞争力，并避免费用超标现象的发生。例如，公司通过市场调研发现，同行业同岗位的差旅交通费标准普遍较高，于是对公司差旅交通费标准进行上调，以适应市场情况。

（三）报销管理的智能化升级

公司为进一步提升报销管理水平，推进报销管理的智能化升级，引入了人工智能、大数据等技术，实现报销管理的智能化和自动化。公司财务部门与信息技术部门合作，开发了智能报销系统，该系统集成了费用预测、费用控制、费用分析等功能，实现了报销管理的智能化和自动化。

1.费用预测的智能化

智能报销系统通过人工智能技术，对历史报销数据进行深度学习，预测未来费用趋势。系统可以根据员工的报销习惯、部门费用预算、市场情况等因素，生成费用预测报告，为公司预算管理和成本控制提供数据支持。例如，系统可以根据员工的出差计划，预测出差期间的交通费、住宿费等费用，并生成费用预测报告，帮助公司提前做好预算安排。

2.费用控制的智能化

智能报销系统通过大数据技术，对报销数据进行实时监控，识别出异常费用，并进行预警。系统可以根据公司报销标准和预算要求，对报销数据进行实时分析，识别出超标准、超预算的费用，并及时预警，防止费用超标和超预算现象的发生。例如，系统发现某员工的差旅住宿费超标，立即进行预警，并通知财务部门进行审核，防止费用超标现象的发生。

3.费用分析的智能化

智能报销系统通过大数据技术，对报销数据进行深度分析，生成各类费用分析报告，为公司成本控制和预算管理提供数据支持。系统可以生成费用结构分析报告、费用趋势分析报告、费用对比分析报告等，帮助公司了解费用发生的规律和趋势，并采取相应的措施进行成本控制。例如，系统可以生成各部门费用分析报告，帮助公司了解各部门的费用支出情况，并采取相应的措施进行成本控制。

公司通过报销管理的智能化升级，提高了报销管理的效率和准确性，降低了运营成本，提升了公司管理水平。智能报销系统不仅提高了报销效率，还为公司提供了丰富的数据支持，帮助公司进行成本控制和预算管理，提升了公司竞争力。

六、公司填写报销单制度的监督与考核

（一）内部审计的常态化监督

公司为确保报销制度的严格执行，设立了内部审计部门，对报销流程进行常态化的监督。内部审计部门定期或不定期地对各部门的报销工作进行抽查，检查报销单的填写是否规范、票据是否齐全合规、审批流程是