2026年公司印章刻制与注销规定

2026年公司印章刻制与注销规定第一章总则第一条为适应2026年及未来商业环境下的公司治理需求，规范企业印章的刻制、使用、保管、变更及注销等全生命周期管理，防范印章管理风险，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国治安管理处罚法》、《电子签名法》及国家相关行政部门关于印章管理的最新法规与政策，结合公司数字化转型的实际情况，特制定本规定。第二条本规定所称印章，是指公司及其所属分支机构、职能部门在经营管理活动中，用于证明权利、确认义务、对外签署法律文件或对内行文的法定凭证。印章包括实体印章（光敏印章、橡胶印章、铜章等）和电子印章。第三条印章管理遵循“统一审批、分级负责、专人保管、留痕可溯、安全销毁”的原则。公司所有印章的刻制与注销均需经过严格的审批流程，并纳入公司行政管理系统进行实时监控。第四条本规定适用于公司总部、各分公司、全资子公司、控股公司及各职能部门。所有涉及印章刻制、保管、使用及注销的人员必须严格遵守本规定。第二章印章分类与规格标准第五条公司印章主要分为以下几类，各类印章具有特定的法律效力与使用范围：（一）公司公章：代表公司法人资格，是公司最高效力的印章，用于公司对外签署合同、协议、出具法律文书、报送政府文件等重要事项。（二）合同专用章：专门用于公司对外签订各类经济合同、合作协议及其他具有法律约束力的业务文件。在合同效力上，合同专用章与公章具有同等法律效力。（三）财务专用章：用于办理银行结算、开具发票、财务报表等财务相关业务。（四）法定代表人章：用于法定代表人签署的合同、文件、银行预留印鉴等，通常与财务专用章或公章配套使用。（五）发票专用章：用于开具发票，根据税务机关要求刻制。（六）部门专用章：用于公司内部各部门之间的行文、通知、证明等，仅限公司内部使用，对外不具有独立法律效力（经特别授权除外）。（七）电子印章：经第三方电子认证服务机构（CA）认证，与实体印章具有同等法律效力的数字化印模，用于线上签约、审批及电子文档。第六条印章规格与式样必须严格符合公安部门及国家相关标准：（一）形状与尺寸：公章、合同章、财务章一般为圆形，直径分为4.2厘米（标准）和4.5厘米（大号）两种；法人章一般为方形或圆形，尺寸较小。（二）字体与排版：印章中央刊制五角星，环绕刊制公司全称，字体为仿宋体。印章所刊名称必须与营业执照上的名称完全一致。（三）材质要求：2026年起，公司全面推广使用具有防伪功能的光敏印章或回墨印章，禁止使用安全性较低的普通橡胶印章。涉及金融业务的印章材质需符合银行预留印鉴的耐磨、防变造要求。第三章印章刻制申请与审批流程第七条印章刻制实行严格的申请审批制，任何部门和个人不得擅自刻制印章。第八条刻制申请条件：（一）新注册成立的公司或分支机构；（二）公司名称、类型、法定代表人等注册事项发生变更，原印章失效；（三）印章因使用年限过长磨损严重、变形或印迹不清，影响正常使用；（四）业务扩张需要新增专用印章（如项目部印章）；（五）原有印章遗失或被盗，需要补刻。第九条刻制申请流程：（一）需求提交：由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明刻制原因、印章种类、数量、预计使用部门及责任人。如属变更或补刻，需附上相关证明文件（如工商变更核准通知书、遗失声明等）。（二）部门审核：申请部门负责人需对申请的真实性、必要性进行审核签字。（三）法务复核：公司法务部门对刻制申请的合规性进行复核，确认印章使用范围及风险控制措施。（四）行政审批：根据印章级别，由相应层级领导进行最终审批。1.刻制公章、合同章、财务章、法人章，须经公司总经理或董事长批准。2.刻制部门专用章，须经主管副总经理批准。3.分支机构印章刻制，须报总公司行政部及总经理批准。第十条审批通过后，由公司行政部持相关文件统一前往公安机关指定的合法印章刻制单位办理。严禁私自前往非指定店铺刻制，否则追究相关人员法律责任。第四章印章备案与公安联网核验第十一条所有实体印章（含公章、合同章、财务章、法人章等）刻制完成后，必须在公安机关印章管理系统中进行备案，获取唯一的印章编码。第十二条印章刻制单位在交付印章时，应提供《印章备案回执》及印章防伪芯片读取数据。公司行政部需在收到印章的当日，将备案回执扫描件上传至公司OA系统归档，并建立《印章管理台账》。第十三条电子印章的申领与制作：（一）电子印章必须由国家认可的第三方电子认证服务机构（CA机构）制作。（二）制作电子印章需提供实体印章备案信息、营业执照、法定代表人身份证明及授权书。（三）电子印章应绑定数字证书，采用国密算法（SM2等）进行加密，确保不可篡改。（四）电子印章制作完成后，需在公司内部电子签约平台进行同步配置，并设置唯一的使用授权口令或Ukey物理介质。第十四条印章备案信息的变更：当公司发生名称变更、跨区域迁移等事项时，必须在完成工商变更登记之日起15个工作日内，持旧印章、新营业执照等材料，前往公安机关办理原印章注销手续及新印章刻制备案手续。第五章印章保管与日常使用规范第十五条印章保管实行“专人专管、双人双锁、专人专柜”制度。（一）公章、合同章原则上应由公司行政部专人保管；财务专用章、法人章由财务部分别由不同人员保管，严禁由同一人保管支付款项所需的全部印章。（二）印章保管人必须具备良好的政治素质和职业道德，签订《印章保管责任书》。（三）印章必须存放于带锁的保险柜或铁皮柜中，保管人随身携带钥匙，不得随意放置于办公桌面。第十六条印章使用审批：（一）线下用印：使用印章前，用印申请人须在OA系统中提交《用印审批单》，上传拟签署文件的最终定稿PDF版本，经业务部门负责人、法务及公司授权领导审批通过后，方可持打印件至保管人处用印。（二）审批权限：根据合同金额、文件性质设定分级审批权限。1.常规业务合同：由业务分管副总审批。2.重大合同、担保合同、对外投资协议：须经总经理办公会或董事会决议，并由董事长签字审批。3.财务付款业务：依据财务管理制度，由相应权限的财务负责人及公司领导审批。第十七条用印操作规范：（一）保管人在施印前，必须核对审批单与实物文件内容是否一致，确认文件内容完整、无空白页。（二）禁止在空白纸张、空白单据或空白合同上加盖印章。（三）实行“骑缝章”管理：凡两页以上的法律文件，必须加盖骑缝章，确保文件不可拆分、不可替换。（四）用印次数必须与审批数量一致，严禁多盖。保管人应在《印章使用登记表》上详细记录用印日期、文件名称、文件编号、份数、经办人及审批人。（五）对于异地用印，原则上应通过电子印章解决。特殊情况需携带实体印章外出的，须经董事长批准，并由行政部指派双人（保管人、监印人）共同携带，签订《印章外出携带责任书》，用印过程全程录音录像，归来后立即汇报。第十八条电子印章使用规范：（一）电子印章仅限经授权的特定人员在指定终端（电脑或移动设备）上使用。（二）使用电子印章签署文件，必须经过完整的线上审批流程，系统自动记录签署时间、IP地址、操作人等信息，并形成区块链存证。（三）电子印章的密钥介质应视同实体印章保管，严禁插入无人看管的终端。第六章印章变更、遗失与注销流程第十九条印章注销（销毁）的情形：（一）公司名称、法定代表人等事项变更，原印章不再适用；（二）公司分立、合并、解散或被撤销；（三）印章磨损严重无法修复；（四）印章刻制错误；（五）其他应予注销的情形。第二十条印章注销流程：（一）申请：由印章保管部门或使用部门提出注销申请，填写《印章注销申请表》，说明注销原因，附上需要注销的旧印章实物。（二）审批：参照刻制审批流程进行逆向审批，确保注销决策经过充分评估。（三）备案：审批通过后，公司行政部需前往公安机关办理印章注销备案手续，缴销印章的法律效力。（四）销毁：备案完成后，由行政部会同审计部门、监印部门共同对旧印章进行物理销毁。销毁方式应确保印面无法复原（如磨平、切割、高温熔化等）。（五）记录：销毁过程需拍照、录像留存，并填写《印章销毁记录表》，由监销人签字确认。第二十一条印章遗失处理：（一）报告：印章保管人发现印章遗失或被盗，应立即向部门负责人及行政部报告，并保护现场。（二）报案：行政部应在发现遗失后24小时内，前往属地公安机关报案，取得报案回执。（三）登报/公示：由公司指定人员在省级以上报刊或国家企业信用信息公示系统发布印章作废声明，声明原印章作废。（四）补刻：按照本规定第三章流程申请补刻新印章。新印章刻制完成后，需及时通知银行、税务、客户及合作伙伴，更换印鉴样本，并收回旧印章样本。第二十二条电子印章的注销与吊销：（一）当实体印章注销时，对应的电子印章必须同步申请注销。（二）由公司管理员向CA机构提交注销申请，冻结数字证书。（三）CA机构验证通过后，注销电子印章，并在公示平台上发布吊销公告。（四）公司内部系统应立即删除该电子印章的调用接口权限，清除本地缓存数据。第七章监督检查与法律责任第二十三条公司行政部负责对全系统的印章管理情况进行定期或不定期检查。检查内容包括：（一）印章台账是否健全，登记信息是否与实物相符；（二）印章保管是否符合“专人专管、入柜上锁”要求；（三）用印审批手续是否完备，是否存在越权审批；（四）是否存在违规用印、私自外带印章等情况；（五）已注销印章是否彻底销毁，是否存在私自留存使用现象。第二十四条检查频率：公司总部每季度进行一次抽查，每年进行一次全面普查；各分公司、子公司每半年进行一次自查。第二十五条违规责任追究：（一）未经批准，擅自刻制、伪造、变造公司印章的，无论是否造成损失，一律解除劳动合同，并移交公安机关依法追究刑事责任。（二）印章保管人保管不善，导致印章遗失、被盗的，视情节轻重给予警告、记过、降职等处分，并承担相应的经济赔偿责任。（三）违反用印审批流程，在空白纸张、违规合同上加盖印章的，给予记大以上处分；造成公司经济损失的，依法承担赔偿责任。（四）私自外带印章、违规使用印章或利用印章谋取私利的，一律解除劳动合同，并追究法律责任。（五）离职人员未按规定移交印章的，公司有权暂缓办理离职手续及薪资结算，并追回印章，由此造成的损失由离职人员承担。第二十六条风险提示与免责：（一）印章保管人对用印申请负有形式审查义务，对于明显违法、违规或审批手续不全的用印申请，有权拒绝盖章并及时向上级汇报。（二）因保管人违规盖章给公司造成损失的，保管人承担连带赔偿责任；保管人已尽到合理审查义务且强行盖章系领导指令的，由指令领导承担主要责任，但保管人应保留证据。第八章附则第二十七条本规定所涉及的各类申请表、登记表、台账样式，由公司行政部统一制定并发布在OA系统文档中心。第二十八条涉及境外子公司或机构的印章管理，除遵守所在国家或地区法律法规外，应参照本规定制定实施细则，并报总公司备案。第二十九条本规定自2026年1月1日起施行。原公司发布的有关印章管理的规定与本规定不一致的，以本规定为准。第三十条本规定由公司行政部负责解释。在执行过程中，如遇国家法律法规调整，应及时对本规定进行修订。以下为印章管理中常见的审批权限对照表，供各部门执行时参考：印章类型刻制审批人注销审批人常规使用审批人重大事项使用审批人保管部门公司公章董事长/总经理董事长/总经理分管副总董事长行政部合同专用章董事长/总经理董事长/总经理分管副总董事长/总经理行政部/法务部财务专用章总经理总经理财务总监总经理财务部法定代表人章法定代表人本人法定代表人本人财务总监法定代表人本人财务部/专人保管发票专用章财务总监财务总监财务经理财务总监财务部部门专用章主管副总主管副总部门负责人主管副总各部门电子印章对应实体印章审批人对应实体印章审批人对应实体印章审批人对应实体印章审批人信息部/行政部以下为印章生命周期状态流转说明：状态代码状态名称定义说明允许操作禁止操作01申请中已提交刻制申请，流程未完结撤回申请、补充材料使用、外带02使用中