步行街物业管理有限公司公文管理制度及范例

步行雌业姮有限公司

公文管理制度

（征求意见稿）

汇编部门：公司行政部

汇编时间：二。一二年五月

第一章总则

第一条为了实现公司公文处理工作的规范化、标准化和制度

化，提高公文处理的质量和效率，保证公文的严肃性，根据《国家行

政机关公文处理办法》的原则，结合公司实际，特制定本制度。

第二^公文处理必须做到及时、准确、安全、规范，必须严格

执行有关保密法规，确保公司商业秘密的安全。

第三条公司各部门应当高度重视公文处理工作，遵守本制度并

加强对公文处理工作的领导和检查。时常深入实际、调查研究，养成

实事求是和认真负责的工作作风，提高公文处理工作的效率和质量。

建立收发文记录，发文部门必须填写发文簿，收文部门必须对收到资

料进行收文登记。

第四条公司行政部是公文处理的归口管理部门,主管公司并指

导各部门公文处理工作，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用

印、立卷、归档和销毁。

第五条凡以公司名义行文的一切书面文件(含电子文件)J均

合用本制度。

第二章公文种类

第六条公司常用公文种类主要包括：

(-)决定：用于对重要事项作出决策和安排。

（二）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。

（三）通知：用于任免干部，传达上级指示，转发上级和不相隶

属有关单位的公文，发布要求各部门办理和有关单位需要周知或者共

同执行的事项。

（四）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重

要情况。

（五）报告：用于向上级汇报工作、反映情况、答复上级有关单

位的问询。

（六）请示：用于向上级或者有关单位请求指示、批准。

（七）批复：用于公司回复有关单位的请示。

（A）制度（办法）：用于发布公司的规范经营管理等行为的规

章制度，用于对特定范围内工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（九）函：用于公司与其他不相隶属的单位之间商洽工作、问询

和答复问题，向与公司无隶属关系的有关业务主管部门请求批准相关

事项等。

（十）会议记要：用于记载和传达公司内各有关重要会议主要精

神和议定的事项。

第七条公文按照行文方向分为：

上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。

平行文：指平行机关或者不相隶属的机关之间的发文，主要是函，

也包括一些记要。

下行文：指上级机关对所属下级机关的发文，如决定、通知、通

报、批复等。

第三章公文格式

第，保公司公文普通由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文

单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、

成文日期、印章、附注、附件、主题辞、抄送单位、印发单位和印发

日期等部份组成。

(-)涉及公司商业秘密的公文应当标明密级。其中，〃绝密〃、

〃机密〃级公文还应当标明份数序号。

公文按机密程度可分为以下几类：

1.绝密：指极其重要并且不得向无关人员泄露内容的公文。

2.机密：指次为重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员

透露的公文。

3.秘密：指不宜向公司以外人员透露内容的公文。

4.普通：指三痢密公文。如附有其他调查问卷之类的重要东西,

则另当别论。

5.传阅：指在本公司内部传阅或者传达的公文。

（二）紧急文件应根?居紧急程度分跚示明"特急"、"急件〃。

（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称

加〃文件〃二字，用套红±字居中印在公文首页上部。

（四）发文字号应包括公司代字、年份、序号组成。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中〃请示〃应当

在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明

公文种类，普通应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加

书名号外，普通不用标点符号。标题用2号方正小标宋简体字居中排

布。

（七）正文是公文的主体部份。用3号仿宋体字。

（八）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用仝称或者规

范化简称、统称。

（九）抄送单位指除主送单位外需要执行或者知晓公文的其

他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十）公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附

件序号和名称。应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标

识。

（十一）成文日期，会议通过的决定、决议等以会议通过日期为

准；领导签发的，以领导签发的日期为准；普通信函、传真，以发出

日期为造成文日期用汉字将年月日标全，零写做〃。〃。

（十二）内容不宜对外公开的，应当在文件首页右上角适当位置

海月〃型映件’。

（十三）公文除会议记要以外，应当加盖印章。

（十四）公文应当标注主题辞。上行文按照上级单位的要求标注

主廨辛。〃主题辞〃用3号黑体字，后标全角冒号，词目用3号黑体字,

词目为三个能反应文章内容的词组，词目之间空1字。

第九条公文用纸普通采用国际标准A4型（210mmx297mm）,

左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第十条公文中其他各组成部份的标i颊则，按照《国家行政机

关公文格式》国家标准执行。

第四章行文规则

第十一条行文应当确有必要，注重效用。

第十二条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，普通不得越

级请示和报告。

第十三条上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。

第十四条公司内设部门机构原则上不得对外正式行文，只就一

般事务性函行文。

第十五条〃请示〃应当一文一事；普通只写一个主送单位，如需

同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。〃报

告〃对联带前事久

第十六条除公司领导直接交办的事项外，不得以公司名义向上

湃圈照个AJ窿‘谢’、’意武和牛菇'。

第五章文件编号

第十七条每份文件都必须设置编号，不得重复或者遗漏。

（-）红头文件

红头文件的编号按国家公文编号有关标准执行。

（例：步物管[2022]1号，表示为〃步行街物业管理有限公司2022

年第1号红头文件〃）

（二）会议记要

按年度111酹编〃步物管会纪[20xx]x号〃。

（三）其他类型的文件

公司其他文件，根据业务发展和管理的需要，另行确定。

第六章发文办理

第十，保发文办理包括拟稿、稀、签发、缮印、校对、用印、

登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

第十九条拟稿：公文由相关部门负责拟稿，初稿形成后，经相

关部门会签；拟稿部门针对会签意见修订，形成正式文稿。草拟公文

应当做到：

（-）符合国家的法律、法规及其他有关规定。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，

直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）结构层次序数，第一层为〃一、〃，第二层为〃（一）〃，第

EWD工〃MEWDmo

（四）引用公文应当先引标题，后引起文字号。应当使用国家

法定计量单位。

（五）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使

用国际组织外文名称或者其缩写形式，应当在第一次浮现时注明准确

的中文译名。

（六）公文中的数字，除成文日期、部份结构层次序数和在词、

词组、惯用语、缩略语、具有修辞色采语句中作为词素的数字必须使

用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十条核稿:正式文稿经部门负责人审核，交行政管理中心

主任复核。

核稿把关的重点是:

（-）是否需要行文；

（二）是否符合国家的法律法规和方针政策及有关规定；

（三）涉及多个部门的文件是否已会签；

（四）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；

（五）文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本适度的有

关规定。

第二十一条签发：经行政部复核后，拟稿部门须规范填写公

司行政部统一印制的《发文稿纸》，按权责划分细则规定的授权,报

集团领导签发。

第二十二条对不符合本制度规定的文稿，各级领导和把关部

门应当退回重拟。

第二十三条公文正式印制前，应当重点复核以下内容：审批、

签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等，

复核后需要对文稿进行实质性修改的，应按本制度规定程序复

审。

第二十四条印制。对文件打印清样进行全面校对无误后方可

印制；印件要格式正确、整洁、美观、份数准确。行政部负责红头文

件的印制和装订。

第二十五条用印。

（一）监印人须按规定用印，用印前应当对公文进行全面审核,

手续完备方可用印。

（二）印章要盖得清晰端正，印章的位置在成文时间处，整个印

模应当压年压月；法人名章在成文时间上方；不得在文件的空白页上

盖章。

第二十六条分发与登记，发文部门按文件签批意见分发文件,

并作好发文登记。

第七章收文管理

第二十七条行政部负责公司外来文件以及各部门报送公司领

导的文件的处理。各部门负责本部门外来文件以及公司下发文件的处

理。

第二十八条收文办理普通包括签收、登记、分发、拟办、批

办、承办、督办、立卷、归档、销毁等程序。

第二十九条签收：收到文件应以签字或者盖章的方式给发文

单位以凭据。

第三十条登记：对收文的特征和办理要求进行记载，如标题、

发文单位、缓急度等。

第三十一条拟办：各部门收到的外来文件，对指名或者亲启

件原则上直接送收件人；不能明确收件人或者重要来件应先汇总至

公司行

政部，由行政部拆开后据情填写《收文处理签》提出办理意见，送上

级领导审阅。

第三十二条分发：行政部根据领导批示，对来文进行跟进办

理，对需要公告的事项，通过会议、公告栏等方式负责传达；对需要

传阅的文件送达给相关责任人，并做传阅登记。

对于需要公司领导传阅、审阅的文件，应先送第一应阅人，第一

应阅人退回后，再送第二应阅人，由送阅人采取一送一退的办法交领

导挨次传阅。对于阅知性文件普通按领导的罗列顺序从前往后传阅；

对于阅批性文件，则按领导罗列顺序从后往前传阅。

第三十三条承办：各责任部门（责任人）对需要办理的事项

应及时进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部

门应当直接答复呈文单位；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部

门应当主动与有关部门商议办理；凡须报请上级领导审批的事项，承

办部门应当提出处理意见并代拟文稿，一并送请上级领导审批。承办

情况与部门或者个人绩效考核结合。

第三十四条督办：行政部有权对承办情况进行催促检查。督

办贯通于签批事项处理的各个环节，根据事项的紧急程度随时或者定

期向领导反馈办理情况。

第三十五条时间控制：各事项在拟办、承办、督办等每一阶

段，均要求办理的时效性；其中，普通件办理控制在48小时内，急

件办理控制在24小时内，特急件应即将办理。各责任人应在相应时

间范围内向公司领导、行政部反馈办理情况。公文办理时效纳入部门

或者个人绩效考核。

第八章公文立卷、归档和销毁

第三十六条公文办理完毕，承办人或者主管人员应当根据公

文立卷、归档的有关规定，将定稿、正本和有关材料整理立卷。

第三十七条公文立卷，应当以文件的自然形成规律和保持文

件之间的历史联系为原则。灵便运用问题、名称、通讯者、时间、作

者、地区六个特征和保存价值，进行立卷，使案卷正确地反映公司的

主要工作情况，便于保管、查找和利用。

第三十八条公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制

单位证明章，视同正式文件妥善保管存档C

案卷要写标题，填写卷内目录、备考表，确定保管期限，按照有

关规定定期向档案部门移交。

第三十九条没有存档价值和存查必要的公文，可按照公司《档

案管理制度》有关规定，经过鉴别和主管领导人批准,可以定期销毁。

销毁秘密公文，应当进行登记，由公司有关部门人员监销，保证不丢

失、不漏销。

第九章罚则

第四十条公司各部门在公文办理过程中，均应严格遵守本制

度，凡违反本制度的,赋予20-200元处罚。

第四十一条公司各部门在执行本制度过程中浮现差错，则给

予责任人50元/次的处罚；若造成严重后果，除赔偿经济损失以外,

并处罚款200元/次，通报批评直到降职降薪处理。

第十章附则

第四十二条本制度由公司行政部负责解释，并修订完善。

本制度自发布之日起施行

^1寸件：

公文模板目录

-A4型公文纸页边及版心尺寸

二、红头文件纸

四、请示

五、报告

六、部门间工作联系单

七、决定

八、通知

九、批复

十、通告

十一、会议记要

十二、传真

十三、传阅单

十四、文件签收单

m

7^

mA

2M

步行街物管公司文件

XX字[20xx]XX号（仿宋三号居中）（红色反线距此4mm）

标题（宋体小二号居中）

主送单位（仿宋三号左侧顶格）：

懿段应2字）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

xxxxxxo

附件：1.XXXX（仿宋三号左空2字）

2.XXXXXXX

（盖章生效）

二。一年月日（右空4字）

主题辞（黑体三号居左顶格）：词目（宋体小三号）

抄送（仿宋三号左空1字）：XXX、XXX

印发机关（仿宋三号左空1字）201年月日印发

步物管内部请示秘密

XX请字〔〕号特急

总经理或者总经理授权人批示：

主管副总经理意见：

标题：

内容摘要：

牛:1.

2.

呈文部门：

签报人：经办人：

联系电话：

年月日

注：办公室负责审核格式以及模板的正确使用；会签页及正文附后。

会签页

文件名及字号:

会签单位会签内容

会签意见（需根据呈文部门所曰请审核内容明确会签意见）：

负责人签字：签字时间：年月日

会签意见（需根据呈文部门所曰请审核内容明确会签意见）：

负责人签字：签字时间：年月日

会签意见（需根据呈文部门所曰请审核内容明确会签意见）：

负责人签字：签字时间：年月日

会签意见（需根据呈文部门所曰请审核内容明确会签意见）：

负责人签字：签字时间：年月日

原件存档部门复印件存档部门

关于XXX问题的请示

（标题二号宋体字加粗居中）

XXX:（主送机关和正文：仿宋3号）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

xxxxxxxxxxo

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXo

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXo

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXo

附件：1.xxxxxxxxxxxxxxxx

2.xxxxxxxxxxxxxxxx

（呈文单位）

二。一年月日

步物管内部报告

XX报字〔〕号特急

总经理或者总经理授权人批示：

主管副总经理意见：

标题：

内容摘要：

牛：1.

2.

签报人：呈文部门：

经办人：

年月日联系电话：

原件存档部门复印件存档部门

注：办公室负责审核格式以及模板的正确使用；会签页及正文附后。

关于XXX问题的报告

（标题二号宋体字加粗居中）

XXX:（主送机关和正文：仿宋3号）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXo

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXo

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXo

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXo

附件：1.xxxxxxxxxxxxxxxx

2.xxxxxxxxxxxxxxxx

（呈文单位）

—oo年月日

步物管工作联系单

日期：编号:

题目

收件部门收件人

具

体

内

容

发文部门部门负责人

办理期限

对方签收

备注

关于XXX的决定（标题二号宋体字加粗居中）

xx决字〔〕号

正文（仿宋3号）

为此，特决定如下：

发文单位/部门（盖章）

二。。八年X月X日

主题辞：（黑体小三）XXXX决定（宋体小二）

主送：XXX部

抄送：XXX部

份数：共印X份存X份发X份

发文单位/部门20XX年X月X日印

关于XXX的通知（标题二号宋体字加粗居中）

主送单位：（主送机关和正文：仿宋3号）

为了XXXXXXXX，经XXXXXXXX研究决定：

—XXXX;