材料设备采购管理办法

材料设备采购管理办法

1.目的

通过规范材料设备采购程序，形成各部门与环节的有效制衡与协作，以保证采购活动满足

数量、质量、成本、交货期与服务方面的要求。

2.适用范围

公司确定自行采购的材粘设备。

凡是金额达到招标条件的材料设备采购项目务必严格执行《招标管理办法》来

选择合格供应商，后续的管理工作按照本办法执行。

3.有关文件

《招标管理办法》

《经济合同管理办法》

《财务管理制度》

《公司有关制度》

4.执行原则

4.1“检控并重，以控为主”，操纵的关键是选择合格的供应商；

4.2务必表达公司统一的付款与质量原则；

4.3表达运作效率与权力制衡。

5.职责

5.1经营管理部

5.1.1负责收集市场材料设备信息，建立材料设备与供应商信息库。

5.1.2负责建立供应商档案与推荐相应合格供应商名册。

5.1.3参与制定项目总体的材料设备采购计划。

5.1.4负责组织或者编制各类财料设备的采购准备文件（招标或者询价文件）。

5.1.5负责收集整理市场材料设备价格变化动态。

5.1.6参与招标活动及材料设备采购合同的谈判与拟订。

5.1.7负责招标后的材料设备采购与零星材料设备的采购工作。

5.1.8参与材料设备的进场与质量验证的检验、试验、对外送检工作。

5.1.9参与材料设备的移交工作。

5.1.10参与协调施工过程中与供应商的关系。

5.1.11负责跟踪记录材料设备的使用情况。

5.1.12负责收集整理各类质量合格证书与检验试验文件。

5.1.13参与采购设备的竣工报验。

5.1.14负责协调与管理材料设备的保修服务工作。

5.1.15参与对供应商进行考核评价。

5.2项目部

521负责制定项目总体的材料设备采购计划。

5.2.2负责提出需用材料设备的技术标准与质量等级，推荐相应的材料设备供应商。

5.2.3参与编制有关的采购准冬文件或者材料设备采购招标活动。

524负责组织材料设备的进场与质量验证的检验、试验、对外送检工作。

5.2.5负责组织材料设备的移交与监督材料设备的保管、标识工作。

5.2.6负责组织与协调设备安装施工与与供应商的关系。

5.2.7负责反馈材料设备使用情况与供应商的服务情况。

5.2.8负责汇总材料设备价款，及时调整工程总造价。

5.2.9负责组织设备的竣工报验。

5.3财务部

5.3.1参与对供应商的银行信用及财务状况调查。

5.3.2参与制订合同的付款条款。

533汇总制订材料设备资金需用计划。

5.3.4负责对供应商进行材料设备价款支付。

5.4总工办

5.4.1负责制订与完善材料设冬采购管理制度与流程。

5.4.2负责审定项目总体的材料设备采购计划与采购方式。

5.4.3负责审核材料设备采购的计划估价与实际采购价成本。

5.4.4负责审核各类材料设备的采购准备文件。

5.4.5负责组织材料设备的招标采购工作。

5.4.6负责材料设备采购合同的谈判与签订。

5.4.7负责审定投标入围的材料设备供应商。

5.4.8负责对供应商进行评审、考核评价。

5.4.9负责处理材料设备进场与施工过程中的重大事件。

5.4.10负责审查材料设备履约完成证明，对材料设备价款支付出具意见。

6.工作程序

6.1材料设备采购计划

6.1.1根据材料设备对工程质量与成本的影响程度，将项目物资分成A.B.C三类。量大且对工

程质量与成本影响大的物资为A类；量大但对工程质量与成本影响通常的为B类；量小且对

工程质量与成本影响细微的为C类。公司应重点操纵A类材料设备，具体参见《材料设备分

类表》（附件1）。

6.1.2公司根据材料设备重要性分类，由总工办、采购部与项目部会商列明清单，明确该项目

由公司自行采购的材料设备，上报主管领导审批后，作为项目的采购范围。

6.1.3经营管理部负责组织有关部门制订项目的《材料设备总体采购计划》（附件15）,报总

师办与

公司领导审批。

6.1.4项目部根据工程进度与现场施工需要，预先提出《材料设备需用计划》（附件2）,报送

总工办与公司领导审核通过后，由经营管理部正式启动采购程序。

6.2选择合格的供应商

6.2.1收集产品与供应商的资料与信息

6.2.1.1采购部负责收集各类材料设备的市场信息，要针对计划采购的材料设备建立专项数据

库，数据库中每项务必收集很多于3家供应商以上的产品信息。

621.2经营管理部负责向各类材料设备厂家询价，索取产品说明书、样本等资料与信息，并进

行分项编目、登记、保管，以备查用。

621.3经营管理部负责熟悉市场上新产品、新材料的情况，定期上交专项分析报告。

621.4经营管理部负责熟悉政府对材料设备使用的政策、法规。

6.2.2制作采购准备文件

6.2.1.2由经营管理部组织制作《材料设备采购清单》（附件3）,明确采购的全面需求作为采

购实施的根据。

621.4总工办负责提供材料设备计划采购估价成本。

621.5项目部负责提出材料设备的进场时间要求、有关图纸、设备型号、性能要求、技术参

数、品种、加工要求、数量、交货期、验收标准、现场安装要求、质量保修条件等，并负责

与监理公司沟通，确认采购的有关需求。

6.2.1.3采购准备文件还包含根据性的采购文件，由采购部负责归档管理有关材料设备的国家

标准与部颁标准，作为材料设备进场检验的根据。

6.2.3供应商资格预审

623.1材料设备的供应商应递交各类证明文件包含：企业介绍、企业的资质证明资料（营业

执照、生产许可证、资质证书等）、产品的质量证明资料（合格证、准用证或者备案目录、监

测报告等）、进口物资的有关证明（进出口许可证、商检证明等）、获奖证书、有关使用业绩

证明等，并对其资格进行评审。

623.2采购部填写《供应商奥格评审表》（附件4）,上报总工办审批后确定入围的供应商，入

围的供应商不得少于3家。

6.2.4供应商评价

6.2.4.1针对不一致的材料设备特点采取不一致的评价方式。

对能提供标准产品的，进行样品检测，检测结果作为评价根据。

对不能提供样品的，进行厂家或者其承包项目的考察，考察结果作为评价的根据。

624.2样品检测与评价

a.经营管理部要求各供应商，按要求数量送样，并附鉴定书或者检测报告；

b.项目部收到样品后，立即填写委托单，将样品送到通过认证的专业检测机构检测。

项目部负责取得检测报告，并按检测结果对产品进行质量性能评价。

样品确认时，应邀请采购部与监理公司参与，并进行封样。

6.2.43对厂家或者其承包的项目考察

a.项目部组织工程部及其他专业人员对厂家或者其承包项目进行考察，必要时应邀请总工

办参与。

如样品检测合格后，认为有必要对其生产能力与质量保证能力进行进一步的熟悉，也能够组

织考察。

经营管理部提交考察报告，报告的内容应包含：企业规模、生产能力与装备、领导质量意识、

员工素养、质量管理体系建设、佶后服务、设计研发能力、顾客满意度反馈等。

6.2.5报价与审价

当供应商样品符合要求或者考察合格后，则可通知各供应商报价；

总工办负责具体的谈判，谈判价格务必通过公司领导审核。

6.2.6选定供应商

a.经营管理部负责向主管领导提交材料设备检测报告或者考察报告。

b.经营管理部向总师办提交《供应商报价审核表》（附件5）。

采购金额在万元下列的，由总师办选定供应商；采购金额在万元以上的，由总工办

提出选择建议，上报公司领导审批确定

经营管理部负责将选择结果通知供应商，同时要求中选的供应商前来办理有关合同事宜。

6.3合同谈判与签订

具体的执行程序与规定见《合同管理办法》。

6.4材料设备进场检验

6.4.1编制进货检验计划

641.1项目部的工程师在统一组织下，对材料设备进场检验进行全面策划，编制《材料设备进

场检验计划》（附件14）,明确检验地点、检验的方式、检验记录方式、抽样方式与比例、检

验量具与仪器、检验记录表格等，为材料设备进场检验作好准备工作。

641.2经营管理部将材料设备的进场时间及安排，至少提早5天通知项目部，要求总包与监理

单位作好相应的准备。

6.4.2检验地点

6.4.2.1进场检验通常在施工现场进行。由于材料设备检验合格后都要移交使用单位，应将进

货检验地点设在相应的指定地点；对体积特别大的采购材料设备，也能够送到施工现场的工

作地，在工作地进行材料设备质量检验。

6.422当加工复杂、现场安装要求特殊的材料设备，则可由经营管理部或者项目部派出专业

工程师驻在供应商生产现场进行过程检验与出厂检验。

6.4.23要进行报关商检的进口材料设备，经营管理部的有关人员应到海关进行检验。

6.4.3检验方式

6.4.3.1由经营管理部组织项目部、总包与监理单位、供应商几家联合验收验证，填写有关的

表格与签字确认，填写《材料设备检验认定记录》（附件9）,只有各家单位通过没有异议并

签字认可，才能算通过了检验程序。

6.4.3.2对重要的材料设备要现场录像或者照相，作为将来备查的根据。

6.4.4检验与试验的标准与范围

检验与试验的内容、方法与质量标准，执行《建筑安装工程质量检验评定标准》及国家有关

建筑施工规范，物资试验的资料管理执行浙江省《建筑安装工程资料管理规程》的有关规定。

6.4.5检验与试验的执行

6.4.5.1在进货检验中，项目部专业工程师应根据外购材料设备质量重要度分级与供应商质量

保证能力评级，可适当地调整检验材料设备的数量与检验材料设备质量特性的重点。

6.4.5.2物资检验首先要对材料设备质量证明文件进行检验，确保证明符合合同与国家有关规

范的要求；

6.453按照采购合同（或者采购计划）对物资的名称、型号、规格、产地、材质、数量进行

核对。

6.454对规定务必通过检测试验的材料设备，由专业工程师进行抽样，委托通过认证的检测

中心进行检测与试验。

6.4.5.5经营管理部负责收集、整理材质证明及有关证明资料。

6.4.6不合格材料设备的处理

6.4.6.1报废

当材料设备不合格，专业工程师则通知供应商报废。为防止供应商将这类不合格品混入合格

品以后再交货，工程部应扣留这类不合格品，或者在不合格品上作出破坏性标志后再交供应

商运回。

6.4.6.2返工

当材料设备不合格时，经营管理部与供应商谈判后，办理退货手续，供应商将材料设备运回

进行检验筛选或者返工，将筛选出的合格品或者返工后的合格品再送检。

绝对不同意供应商对退回不合格材料设备，不作任何处理，就又送检“闯关二当遇到有这样

做的供应商时，一旦查实，经营管理部应取消其供应商资格，最低须给予“黄牌”警告与经济

扣罚。

6.463回用

材料设备的不合格特性不可能给成品质量带来影响时，公司能够作让步处理。回用有两种处理方法，一种

是不降价何用；一种是降价回用,决定是否回用由项目部出具意见，决定是否降价由采购部出具意见，最

终报总工办与公司领导审批通过后执行。

6.464上述几种处理不合格品的处理过程填写《不合格材料设备记录表》（附件11）,并将供

应商的不合格行为，记入《供应商履约考核表》（附件12）。

6.5材料设备的使用、标识

6.5.1材料设备进场检验合格后，交由使用单位进行材料设备的现场管理，项目部监督其保管、

安装、使用管理等工作。

6.5.2项目部负责监督使用单位作好材料设备的标识。

a.物资的标识方式为标记、记录。

b.物资标记的内容应包含产品名称、型号、规格、供货厂商或者产地、数量、批次或者出产

日期、检验状态、标识人及日期。

c.物资记录标识用材料设备移交单、试验报告等作为记录载体，标识的内容应明确该物资所

安装或者使用的分部分项工程，该记录应予以储存。

当工程质量出现问题时，可根据发生问题的工程部位、施工日期、使用材料，按物资的质量记

录、标识及移交凭证追溯；

6.5.3经营管理部负责跟踪记录材料设备的现场使用情况。

6.6供应商的考核与评价

6.6.1经营管理部负责对供应商进行考核与评价，项目部负责反馈有关供应商的施工配合、产

品使用质量等情况。

6.6.2经营管理部针对各家供应商建立《供应商档案》。

662.1供应商档案包含：供应商基本情况与《供应商履约考核表》两大部分。

6.622供应商基本概况，包含供应商及其产品的介绍、产品样本；资格预审的调查资料；样

品检测报告；厂家及其项目的调查报告，选定供应商的批准文件等。对这部分资粒应编目编

号，可放在一个档案袋内备查。

6.6.23《供应商履约考核表》，记录每次材料设备进场的日期、交货数量、质量合格率、拒收

或者接收的处理结果；现场施工配合情况、服务质量及发生的重大事项。

6.624在供应商完成合同以后一个月内，经营管理部完成对供应商的考核，假如供应商出现

重大质量问题、进场时间严重滞后影响施工进度等重大事故，作为供应商考核的否决性指标。

6.6.2.5考核完毕后将考核结果上报主管领导审批。

6.626凡是考核不合格的供应商，在公司以后的采购项目中永不录用。

6.627考核合格的供应商进入《合格供应商名册》（附件13）,合格供应商在公司其他项目的

采购中能够不再进行资格预审，并在竞争报价一致的情况下享有优先权。

6.6.2.8采购活动结束后，步有采购档案与过程文件，移交办公室统一管理。

7.附则

7.1本办法由公司总经理办公室组织制订并负责解释。

7.2本办法的修订权在公司总经理办公室。

7.3本办法自公司总经理办公室审核通过之日起执行。

采购管理表格清单:

编号表格名称文件编号

附件1材料设备分类表CG-SBFL-01

附件2材料设备需用计划CG—XYJH—02

附件3材料设备采购清单CG—CGQD—03

附件4供应商资格评审表CG—ZGPS—04

附件5供应商报价审核表CG—BJSH—05

附件6入围供应商选定表CG—RWXD—06

附件7供应商选定审核表CG—XDSH—07

附件8材料设备进场通知书CG—JCSH—08

附件9材料设备检验认定记录CG—JYRD—09

附件10材料设备移交单CG—CSYJ—10

附件11不合格材料设备记录表CG—BHGJL—11

附件12供应商履约考核表CG—LYKH—12

附件13合格供应商名册CG—HGMC—13

附件14材料设备进场检验计划表CG—JYJH—14

附件15材料设备采购总体计划表CG—CGJH—15

附件16供应商考核记录表CG—KHJL—16

附件17材料设备外送检验记录表CG—WSJY—17

附件18供应商样品评价报告CG—YPPJ—18

附件19供应商考察评价报告CG—KCPJ—19

附件20合同资金支付申请表CG—ZFSP—20

附件1

文件编号：CG—CSFL—01

材料设备分类表

土建类：

批量的钢筋、型钢、水源、木材、商品碎、轻钢构件、塑钢或者铝合

金门窗、入户门、单元门、防火门、防火或者防盗卷帘、铝合金或者不锈

钢栏杆、保温板、隔墙板、装饰材料、外墙涂料、机械隔断等

水电设备类：

电缆、电缆桥架、插接母线、高档灯具、高档开关、配电箱、变配电

设备、电梯、锅炉、发电机、空调设备、风机盘管、燃气设备、通风设备、

消防操纵设备、保安监控设备、楼宇自控设备、电话中继设备、网络设备、

A类

会议系统设备、综合布线系统设备、智能灯光操纵设备、自动门或者旋转

门、停车场设备、洗衣房设备、厨房设备、中水设备、水泵、大型显示屏、

泳池设备、SPA设备、喷灌设备等。

精装工程装饰类：

大理石或者花岗岩、高档墙地砖、卫浴洁具与龙头、建筑或者家具五金、

机械或者电子匚锁、固定家具、活动家具、软装饰品、餐具器皿、标志牌、

家电产品、工艺及装饰用品、高档健身器材、娱乐音响与灯光设备、高档

环卫用品等

土建类：

大理石或者花岗岩（普通工程）、普通洁具、苗木、景观小品、外墙保

温材料、防水材料、防火涂料、普通墙地砖、油漆等

B类

水电类：

庭院灯具、消火栓、阀门、水暖器件、普通龙头、探测器、电线、普

通灯具、开关、各类管材等。

普通健身器材与娱乐设备、岗亭、普通标志牌、普通环卫用品、劳保用品、

C类

临设用水暖材料、电器辅助材料等。

附件2

文件编号：CG—XYJH—02

材料设备需用计划

工程名称:_________________________________________

需采购物品名称：

需采购物品名称：

需要进场时间：需用数量：

根据图纸编号：是否纳入了采购总计划：

申请部门要求：

签字:__________时间:__________

经营管理部意见：

签字:_________时间:_________

签字：_________时间：_________

总工办意见：

签字:_________时间:___________

签字：_________时间：___________

审核人意见：

签字:__________时间:__________

签字：__________时间：__________

附件3

文件编号：CG—CGQD—03

材料设备采购清单

工程名称:________________________________________

采购材料设备名称：

采购材料设备名称：

计划单价：计划总价：

采购数量：规格型号：

技术参数：性能要求：

图纸根据：验收标准：

现场安装的技术要求：

质量要求：

付款要求：

进场时间及批次要求：

项目部经营管理部部总工办

/JilZ字-J•_________________睡多J•____________签字:__________

时间:__________时间:__________时间:__________

时间：__________时间：__________时间：__________

公司领导审查意见:

签字:时间:

签字：时间：

附件4

文件编号：CG—ZGPS—04

供应商资格评审表

工程名称：

法人代表：

供方：

地址：电话：

注册资金：资质等级：

营业执照编号：生产许可证号：

提供产品的范围：

生产（经营）能力：

财务状况及银行信用情况：

质量保证（检测标准）：

商业信誉（服务态度、供货情况）：

评审意见：审批意见：

评审主管领导：

_____年一_月—日_____年—月—日

附件5

文件编号：CG—BJSH—05

供应商报价审核表

工程名称：

预算定额价格

采购项目

市场调查价格

建材市场1建材市场2建材市场3建材市场4

市场价格

各供应商报价及评价

供应商名称报价与计划的偏差率评价

1

2

3

4

价格审查意见

审查人:时间:

审查人:时间:

附件6

文件编号：CG—RWXD—06

入围供应商选定表

工程名称：

材料设备名称

备选供应商

供应商名称资格预审结论检测'考察结论

入围供应商选择意见：

签字:__________时间:_________

签字：__________时间：_________

附件7

文件编号：CG—XDSH—07

供应商选定审核表

工程名称：

材料设备名称

备选供应商

供应商名称是否入围审价结论

初步选择意见：

签字:_________时间:_________

签字:_________时间:_________

最终选定意见：

签字:时间:

签字：时间：

附件8

文件编号：ZB—JCTZ—08

材料设备进场通知书

材料设备名称

供货单位

进场时间

批次共一批/第一批送货数量

送货方式检验地点

检验方式检验时间

工程名称:___________________________________

附件9

文件编号：CG——JYRD—09

材料设备检验认定记录

工程名称：供应商

材料/设备名称

合同编号规格型号

验收地点验收时间

参加人员

检验内容

合同规定数量实际数量

差异及原因

合同规定时间实际时间

差异及原因

证明文件内容是否齐全

缺少的资料项目

质量检查方式

是否需要试验试验检测单位

送检人试验报告编号

质量检验结果

（有试验的附检测报告）

检验人:__________时间:____________

检验人：_________时间：_____________

认定结果：

项目部签字:_________时间:____________

项目部签字：_________时间：____________

经营管理部项目部监理单位总包单位供应商

签字:_______签字:_______签字:_______签字:_______签字:_______

时间:_______时间:_______时间:_______时间:_______时间:_______

时间：_______时间：_______时间：_______时间：_______时间：_______

附件10

文件编号：CG——JYJL—10

材料设备移交单

工程名称：

供应商

材料/设备名称

合同编号检验认定编号

数量规格型号

单价总价

共一批，第一批

进场批次交接日期

参加人员

项目部施工单位监理单位

签字:______________签字:______________签字:_____________

时间:______________时间:______________时间:_____________

时间：______________时间：______________时间：_____________

附件11

文件编号：CG—BHGJL—11

不合格材料设备记录表

工程名称：材料设备名称

供应商名称

规格型号检验或者试验日

期

不合格内容及事项：

记录人:_______________时间:_____________

记录人：_______________时间：_____________

项目部评审处置意见：经营管理部评审处置意见：

审lit人:_______时间:_________审批人:______时间:_______

审批人：_______时间：________审批人：______时间：_______

主管领导评审处置意见：

审批人：______时间：________

申社匕人:______时间:_______

附件12

文件编号：CG—LYJL—12

供应商履约考核表

供应商名称

合同金额：

材料设备名称

履约情况

供货数量及时间产品质量服务质量及效率

批次供货数量进场时间正点率合格率％满意率％

重大事项记录：

事项时间、记录人

审核人（签字）：

文件编号：CG-KCP.T—19

附件19

供应商考察评价报告

供应商名称：

公司地址

人员数量

企业性质

供法人姓名

应

注册资金

商

的主营产品

基

本公司要紧设备、技术

情

公司年产值

况

联系电话

传真

电子邮件

网址

供应商信用度情况

供

应质量保障体系

商

要紧经销商及分布

管

理产品的市场份额

与

营产品销售方式

销

产品要紧销售业绩

情

况要紧服务机构分布

服务保障体系

考察结论:

考察人签名:

文件编号：CG—ZFSP—20

附件20

合同资金支付申请表

合同名称合同号

合同金额累计己支付金额

本次拟支付金额

收款单位全称工程项目名称合同履约情况

②项目部意见：②经营管理部意见：

③

负责人签名：_________负责人签名：_________

③财务部意见：④工办意见：

⑤

负责人签名：_________

⑤公司领导意见：

说明：本表一式叁份，项目部、经营管理部、财务部各一份

附件13

文件编号：CG-

HGMC—13

合格供应商名册

编号供应商名称产品名称法人代表公司地址联系电话档案编号考核时间

1

2

3

4

5

6

7

8

g

10

附件14

文件编号：CG—JCJY—14

材料设备进场检验计划

试验样本

序号产品名称供应商名称试验地点检验项目试验内容检测单位

数量

编制人褊制日期审孩人口期

主管领导审批日期

附件15文件编号CGJH15

材料设备采购总体计划表

序号采购项目计划成本进场时间采购时间质量要求是否招标备注

编制人编制日期校对人校对时间

市核人市核时间总会计帅审批时间

主管领导审批时间总经理审批时间

附件16文件编号一KHJL16

供应商考核记录表

考核指标考核指标界定评价标准信息来源权重分配考核人得分

来料批次合格率（合格来料批次/来料总批次）*100%经营管理部

质量指标

来料抽检缺陷率（抽检缺陷总数/抽检样品总数）*100%