知名企业行政制度

中国知名企业集团

行政管理制度（暂行）

目录

第一章总则

第二章会议管理

第三章公文管理

第四章档案资料管理

第五章呈批件管理

第八早印鉴、介绍信管理

第七章打印、复印、电传管理

第八章办公（福利）用品管理

第九章办公设施管理使用规定

第十章保密制度

第十一章报刊及邮发管理

第十二章宿舍管理办法

第卜三章车辆使用管理

第十四章安全管理

第十五章消防管理规定

第十六章附则

第一章总则

第一条为加强公司行政管理，使公司企业文化适应公司发展的要求，特制定本管理制

度。

第二条本制度包括办公室管理、会议管理、公文管理、档案资料管理、保密制度、车

辆管理等内容。

第二章会议管理

第三条年度会议和半年工作会议

一、集团公司年会和半年工作会议每年各召开一次，由总裁行政助理主持召开，集团公

司总部机关各部门的正副职和分支机构的正副总经理（经理）参加，年会主要

内容：

二、总结上年的工作.表彰先进；

三、布置下年的工作任务；

四、需要提请年会讨论决定的其他内容。

第四条会议时间安排：年度工作会议一般安排在下年度的元月份；半年工作会议一般安

排在每年度的七月份召开。

第五条年会和半年工作会议的准备工作由集团公司办公室负责，其他部门积极配合,

会议材料及时整理下发各有关部门和分支机构贯彻执行。

第六条总裁办公会

每周一上午九点至十点召开总裁办公会，由总裁亲自主持，公司高层管理人员参加。

1、会议内容：

2、检查并听取各系统负责人对所负责工作上周工作完成情况汇报，并对本周需协助

的事项进行沟通；

3、确定本周工作重点及要求；

4、对公司有关重大事宜做出决策。

第七条总裁办公会由集团公司办公室负贵组织召开.会议纪要由总裁秘书整理后24小

时内打印下发。

第八条雅安地产工程例会

公司每周一下午四点召开雅安地产工程例会，由雅安地产副总经理主持召开，工程系统

各部门及各项目负责人参加，对公司工程系统工作进行沟通。

1、会议内容：

2、各部门各项目汇报上周工作进展情况和前期工程例会决定事项的落实情况及完成

进度；

3、对工作进展过程中遇到的问题进行沟通、协调、解决。

4、对工程系统重大问题进行决策。

第九条工程例会由雅安地产经营管理部组织召开，并将会议纪要在24小时内整理下发

至相关部门。

第十条项目工程例会

项目工作例会每周召开一次，由各项目负责人组织召开，项目部全体工作人员参加。

1、会议内容：

2、项目部各专业主管及部负责人汇报各自分管业务范围内的工作情况和前期办公例

会决定事项的落实情况及完成进度；

3、对工作进展过程中遇到的问题和相关部门进行沟通、协调、解决；

第十一条项目部工作例会由各项目部负责人组织召开.并将会议纪要在24小时内整理下

发至相关领导及部门。具体会议时间由各项目确定后报集团公司办公室备案。

第十二条公司工作例会

公司工作例公每月开一次，由总裁行政助理主特召开，集团公司总部机关名部门和分支

机构的正副职或负责人参加。

一、会议内容：

二、各部门汇报各自分管业务范围内的工作情况和前期办公例会决定事项的落实情

况及完成进度：

三、讨论研究解决有关问题的方案和措施；

四、对公司重大问题进行决策。

第十三条公司工作例会由集团公司办公室负贡组织召开，会议纪要由总裁秘书整理后24

小时内打印下发。会议时间一般定在每月月末。

第十四条财务系统工作例会

财务系统工作例会每月召开一次（每月26下午3:3D分召开），由集团公司财务总监主

持召开，总裁、财务系统全体工作人员、物业公司财务人员参加，列席部门根据例会具体内

容另行确定。

I、会议内容：

2、财务系统业务主管及部门负责人汇报各自分管业务范围内的作情况和前期办公

例会决定事项的落实情况及完成进度；

3、对工作进展过程中遇到的问题和相关部门进行沟通、协调、解决；

第十五条财务系统工作例会由集团公司财务部负责组织召开，并将会议纪要在24小时内

整理后送至相关领导及部门。

第十六条营销系统工作例会

营销系统工作例会每月召开一次，由集团公司营销助理主持召开，公司总裁、营销策划

部全体工作人员、售楼部经理参加，各项目部、公司财务部、物业总公司、集团公司办公室

负责人列席。

1、会议内容：

2、营销系统各业务主管及部门负责人汇报各自分管业务范围内的工作情况和前期办

公例会决定事项的落实情况及完成进度；

3、对工作进展过程中遇到的问题和相关部门进行沟通、协调、解决；

4、对公司营销工作的重大问题进行决策。

第十七条营销系统工作例会由营销策划部负责组织召开，并将会议纪要在24小时内整理

后送至相关领导及部门。会议时间定在每月月初1—5日。

第十八条行政系统工作例会

行政系统工作例会定于每月25日召开，由集团公司行政助理主持，行政系统各业务主

管及部门负责人参加。

1、会议内容：

2、行政系统名业务主管及部负责人汇报名自分管业务范围内的工作情况和前期办公

例会决定事项的落实情况及完成进度；

3、对工作进展过程中遇到的问题和相关部门进行沟通、协调、解决；

第十九条行政工作例会由集团公司办公室负责组织召开，并将会议纪要在24小时内整理

下发至相关领导及部门。具体会议时间由行政助理确定后报集团公司办公室备

案。

第二十条专题会议

第二十一条部门提出申请，总裁视情召开，有关部门人员参加。会议研究解决某一专项问题

的方案、对策或措施。会务工作由有关专业部门负责。会议纪要须经总裁审批，对

会议纪要的决定事项应由总裁秘书或总裁授权人加强督办。

第二十二条临时性会议

第二十三条总裁召集的临时性会议，将视其会议性质、内容、范围等情况，按照上述相应的

会议议程进行。

第二十四条会议管理

1、各种会议的筹备、组织由相应承办部门负责：

2、会议的通知、记录、资料分发，由会议承办部门负责；

3、集团公司办公室负责会议场地的安排工作；

所有会议纪要均要求向总裁及有关领导上报并抄送相关部门，确保内部信息畅通。

第三章公文管理

一、公司所发公文，由发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主

送单位、主题证、抄送单位、印发单位和时间等部分组成。

二、发文部门应当书写全称或规范化简称。联合发文，主办机关应排在前面；

三、秘密公文承办单位应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，一般可用代号（A.B.C）

标注，“绝密”、“机密”公文应标明份数与序号；

四、紧急文件承办单位应当标明紧急程度，并注明办理时限；

五、发文字号应标写准确，联合发文只标明主办机关的发文字号；

六、上报的公文，应当在首页注明签发人姓名：

七、公文标题。应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关，并准确

标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；

八、公文附件应在发文机关、成文时间之前，正文之后注明附件和顺序；

九、成文时间以公司领导签发的时间为准。签发人没写签发日期，承办部门应当请签

发人补填签发口期；

十、文件应标注主题词，上报的文件应按照上级机关的要求标注主题词：

十一、文字应从左至右横写、横排；

十二、文件的主题词和抄报等标注应写在正文之后（有附件和批件的应在附件和被批

件的末页）。

第二十五条公文用纸一般用A4型纸，左侧装订。

第二十六条下发集团公司决议或纪要的文件，由董事长签发。文件由集团办公室主任负责起

草并印制。

第二十七条所有以公司名义印发的文件，一般由总裁助理、总监、总工程师审签。涉及公司

全局工作的重要文件，由总裁签发。

第二十八条各部门因业务需要须办理向政府等社会有关部门“请示”、“汇报”等文件、材

料、议题时，必须经集团办公室主任审核，董事长或总裁审批后办理，不得越级

“请示”、“汇报”。

第二十九条集团办公室、经营管理部（尚未设置，暂由集团公司办公室及企业发展部代理

其职责）、成本预算部、财务核算部、企业发展部、信息管理中心以部门名义

向外行文的由分管总裁助理、总监审签，内部行文由部门部长（主任）审签。

第二十条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送部门，如需同时报送具他部门，应

用以抄送形式，但不得抄送下级部门。

第三十一条公司行文，须由集团办公室统一加挂文号，成文后总裁签发的底稿连同第一稿

（复印件）存档。

1.公司的文件主要分为以下几类：

2.《中国知名企业集团集团公司文件》，编“陕新集董字[200X]XX号”字号。用

于发布集团公司通过的决议、决定、方案、规章制度和重:要文件;

3.《中国知名企业集团文件》，编“陕新集企字[200X]XX号”字号。用于对外行

文，请示汇报工作；发布总裁办公会议研究决定的重要事项以及需要公司各部门或全体员工

认真执行的重要制度、规定、意见等；

第三十二条《中国知名企业集团》，编“陕新集X发[200X]XX号”字号，属内部文件。

用于内部行文，处理公司日常经营管理中的事务。括号内按文种分别加注“通

知”、“决定”、“纪要”、“报告”等。发文字号按部门简称编写，联合行文，一

般只标明主办部门的发文字号.各部门简称如下：集团办公室一一“综”，财

务核算部一一“财”，融资管理部一一“融”，财务核算部一一“资"经

营管理部一一“经”，开发报建部一一“开”，工程技术部一一“工”，企

业发展部一一“企”，信息管理中心一一“信”，总工办一一“总二发文

序号由公司集团办公室排序，盖公司印章；

第三十三条用于与有关方面、有关部门的工作联系，或转达不宜用正式文件形式传送的事

项等文函，用“中国知名企业集团”文头的信笺，编“陕新集X函[200X]X

X号”字号，“X”为各部门简称。制发便函，可以不编字号，只加盖部门印

章即可。

一、需经集团公司讨论的文件：

二、董事长、茶事的任免文件；

三、公司总裁、总裁助理、总监、总工程师、地产公司总经理、销售公司总经理的聘

任与解聘文件；

四、公司中长期发展规划；

五、年度财务预决算；

六、增加或减少注册资本金；

七、重大投资决议：

八、债券发行；

九、贷款或担保决定；

十、利润分配方案或亏损弥补方案；

十一、公司重大管理制度；

十二、具它重大决策。

一、需经总裁办公会讨论的文件：

二、部门部长（主任）、副部长（副主任）、分公司经理的聘任与解聃；

三、年度经营计划及实施方案；

四、公司与各部门签订的年度目标经营合同书；

五、年度投资实施方案；

六、公司年度预决算方案；

七、公司年度利润分配或亏损弥补方案；

八、公司管理制度；

九、薪酬调整方案；

十、机构变动实施方案；

十一、员工处罚或奖励决定：

十二、其它决定。

第三十四条公文的办理分为收文和发文。收发包括传递、签收、登记分发、拟办、批办、

催办、立卷、归档、销毁等程序。

第三十五条需办理的公文。集团办公室主任应及时提tl拟办意见送高级管理人员批示，交

有关部门办理，紧急公文应提出办理期限。

第三十六条承办部门应抓紧办理批办的工作内容，不得延误、推诿。不属于本部门职权范

围的或不适宜由本部门办理的，应当迅速退回集团办公室。承办事项涉及其他

部门的，承办部门应及时主动与相关部门协商处理，或向分管总裁助理、总监、

总工程师汇报，请求总裁助理、总监、总工程师协调办理。

第三十七条各部门的文件、材料及以书面形式反映的情况、问题等，通过集团办公室呈送

高级管理人员阅示的，由集团办公室负责查收，传达批示精神。

第三十八条高级管理人员批示或交有关部门承办的公文，文秘人员要及时填发《催办、查

办单》负责催办、查办，紧急公务要跟踪催办、查办，重要公务重点催办、查

办，一股事物定期杳办。

第三十九条密级公文需要翻印的，必须经董事长/总裁批准后，注明翻印部门和传阅范围

后办理。

第四十条传递密级公文，必须采取保密措施，用计算机传递必须有加密装置，绝密公文

不得使用计算机传递。

第四十一条公文的草拟、修改、签批，必须用符合要求的钢笔、毛笔，不得使用铅笔、红

笔和圆珠笔.也不得在文稿装订线外书写或批字。

第四十二条文件制发程序一般包括拟稿、审核、签发、编号、校对、盖章、装订、分发、

存档等。

一、拟稿：根据发文内容，草拟文稿由相应的部门承担。文稿应符合国家的杓关政策法

规；新出台的规定，应切实可行；应做到观点明确，条理清楚，文字精练，标点准确。文件

中如涉及到其他部门的事务，应事先与有关部门负责人协商和征求意见并会签：

二、审核:文稿的审核，原则上逐级进行。集团公司文件和公司文件，由公司领导审核,

其他文件，一般由拟稿部门负责人审核；

三、签发：根据文件内容，集团公司文件由董事长签发，公司文件由总裁签发，其他

文件由主管总裁助埋、总监签发;

四、编号：凡需编号的集团公司文件和公司文件，日集团办公室公室统一登记编号；

五、校对:文件的校对由拟稿人负责。在校对过程中，原则上检查打印的内容和格式是

否准确，如发现个别地方明显有误，校对人可作适当调整；如对文件内容作较大的变动，

应征得审核人的同意；

六、盖章：印章是公文生效的标识，印章上压行文单位，下压成文日期，如由公司领

导签署的，签名位置应在行文单位与成文日期之间，领导姓名前，应注明职务名称；

七、装订：文件的装订由集团办公室负货。装订时，一般对齐卜.边和右边，在左边装

订；

第四十三条分发:公司发文，由集团办公室负责；

第四十四条存档：为保记档案的完整，除文函外，凡公司发文均应归档。文件分发前，集

团办公室应一式二份存档。

一、起草公文的要求：

二、符合国家的法律、法规和方针政策及有关规定；

三、情况属实，文字精练，观点明确，条理清楚，标点准确，书写工整，篇幅简短；

四、人名、地名、数字要准确。引用公文应先引用标题，后引用文字号。日期应写具

体的年月日；

五、结构层次序数：第一层为“一”、第二层为“（一）”、第三层为“1”、第四层为“（1）”;

六、必须使用国家法定计量单位：

用词要准确，文内使用简称，必须先写全称并注明简称；

公文中的数字，除序号、成文日期、印发日期和词、词组、用语等做词素的数字使用汉字外,

应使用阿拉伯数字。

第四章档案资料管理

第四十五条除财务档案外，公司所有档案、合同、协议、文电原件由档案室专人负责保存,

各部门应及时将需保存的档案资料交档案室存档。

第四十六条档案员对档案、资料要及时分类、编号、立卷，建立档案目录，并严格借阅范

围，履行借阅手续。

第四十七条档案室接收的资料档案分类及细目

1）集团公司（雅安地产）资料类：

A.协议合同类：

B.对外签订合同、协议

C.广告、购物合同

D.委托代理合同

E.售房合同

F.广告宣传类：

G.纸广告

H.其它媒体宣传类

2）行政、文书类

A.集团公司及办公室文件

B.人事档案

C.地方各级政府部门文件

3）项目工程资料类：

4）前期文件

5）施工合同

6）购物合同

7）技术文件

8）文书资料

9）签证单

10）变更单

II）预决算

12）项目施工图纸

13）销售资料

14）房屋租赁合同

15）竣工资料类：

16）质量保证资料［由各项目公司（工程技术部）验收后移交。

建筑工程类

①钢材出厂合格证、钢材进场试验报告：

②焊接试（检）验报告、焊条（剂）合格证；焊工考试合格证；

③水泥出厂合格证、水泥进场试验报告；

@砖出厂合格证、病进场试验报告；

⑤防水材料合格证、材料进场试验报告、防水工程质量检查验收记录；

⑥构件合格证、抽检试验报告；

⑦碎试块试验报告、统计分析评定；

⑧砂浆试块试验报告、统计分析评定；

⑨土壤试验、打（试）桩记录，人工地基及各种桩的检测报告、地基工程的总体评

价；

⑩地基验槽记录、隐蔽验收记录、沉降观测记录；

O结构吊装、基础工程、主体结构分部验收记录。

建筑采暖、卫生与煤气工程类

©材料设备出厂合格证、批量抽检报告；

管道、设备强度、导口检验和严密性试验记录，管道保温测试记录；排烟、排气测试

记录；

⑭系统清洗记录；

排水管灌水、通水、蓄水、通球试验记录，隐蔽工程验收记录；

⑯锅炉烘、煮炉、设备试运转记录。

建筑电气安装工程类

主要电气设备、材料合格证，材料批量抽检试验报告；

⑱电气设备试验、调整记录；

@绝缘、接地电阻、相序测试记录、隐蔽验收记录。

通风与空调工程类

材料设备出厂合格证，批量抽检试验报告；

㉑空调调试报告；

制冷管道试验记录.风管试验记录，管道保温测试记录。

电梯安装工程类

绝缘、接地电阻测试记录，隐蔽工程检查验收记录，自动控制测试记录，安全系统测

试记录；

@空、满、超载运行记录；

©调整、试验报告。

17）分部分项评定（观感质量评定）资料［由各项目公司（工程技术部）验收后移交］

18）施工技术资料［由各项目公司（工程技术部）验收后移交］

①施工技术交底记录（包括各分项工程的施工技术、措施办法、质量要求等）；

②技术复核（即预险工程记录，包括建筑物定位轴线、标高、结构吊装检验、屋面找

平层、坡度、泛水等技术豆核记录）

③建筑工程隐蔽验收记录；

④建筑定、验线证明书；

⑤建筑物定位记录；

©高程引测记录；

⑦工程测显定位放线成果报告；

⑧设计变更通知单件；

⑨冬、雨期施工技术措施；

⑩构件冬期施工测温记录；

⑪地基与基础及其它分部工程特殊处理记录；

©墓、坑、穴、井等处理记录；

（Q混凝土工程施工记录：

O预应力钢筋冷拉、张拉、放张及灌浆记录：

工程质量事故，机械设备事故报告；

@预应力钢筋物理及化学性检验报告；

O图纸会审纪要；

⑱材料代用签证：

@各类配合比设计通知单；

@砂浆、砂计量台帐；

㉑重要结构部位技术交底记录：

©烟道试烟记录；

©工程普探报告（附普探平面图及文字说明）；

0工程地质勘察报告；

精细骨料含泥量、含水量、坚固性、有害物质含星及颗粒级配试验报告，筛分检验报

@一般性工程质量问题查处记录；

©地基处理方案（附方案及图纸）；

㉘甩项工程证明：

@工程保修、I可访记录；

19）建设装饰材料合格证，抽检结果证明。

施工管理资料［除标明由开发报建部提供外，其余均由各项H部（工程部）验收后移交］

①建设项目开、竣工报告表；

②工程竣工验收证明书；

③建设项目定点批文；（开发报建部提供）

④建筑项目规划许可证（审批表）；（开发报建部提供）

⑤建设项目投资许可证；（开发报建部提供）

⑥建设项目用地批文；（开发报建部提供）

⑦施，许可证、建设用地规划许可证、土地证、建设程规划许可证、预售许可证：

（开发报建部提供）

⑧施工（营业）执照；

⑨施工合同；

⑩施工方案或施工组织设计；

质量监督申报表，工程监理委托书；

©建筑工程中标通知书；（开发报建部提供）

⑬施工测温记录及天气情况记录；

O质量检测计量器具配备一览表；

0主要预制构配件加工计划表；

⑯管理类各种文件、通知等；

（G）施工日志：

⑱工序交接检查记录；

@安全检查记录：

@预决算书。

竣工图［由各项目公司（工程技术部）验收后移交］

第四十八条业务资料将目录报档案室备案，由各'业务部门自行保管。各部门保管的资料要

立卷、登记、造册、严格执行借阅手续。

为了加强档案资料和公司印鉴的管理，维护公司的声誉和利益，保证公司资料的全面

系统完整：

1.一、档案资料入档杳阅规定：

2.除财务档案由财务部门保管外，公司所有文书档案、人事档案、工程档案•律由档

案室保管。

3.各部门业务资料要保证原件进档留存，部门留存分发剩余原件或复印件。

4.移交档案室的各类档案资料由形成档案资料的部门和负责人严格审查并签字，列出

清单后交档案室保存。

5.在向档案室移交档案时，档案室与各部门均应建立档案资料移交登记文册。在各部

门送交档案资料时，档案室管理人员应要求送交人在档案登记文册，签字并注明资料名称,

各部门经办人应同时要求档案管理人员在各部门的收档登记册上签字。

第四十九条借阅档案资料要严格借阅手续，重要档案：如土地买卖合同、联建协议、证件

原件等）资料的查阅、复卬、抄录必须经公司领导批准，一般档案由部门负责

人通知，经档案室负责人同意后方可杳阅。

第五十条公司档案室属公司的机要部门，需查阅的档案要有部门负责人签批的手续，未

经档案管理人员同意严禁把档案带出或私自复印。严禁将公司以外的人员指派

到档案室查阅档案资料。

第五十一条重要的档案资料的借阅、翻印、必须经公司主管领导批准。

第五十二条信息资料要定期整理、清退。

第五章呈批件管理

第五十三条呈批件用于报告、请示、计划审查、借款申请、请假、辞呈等。

第五十四条呈批件内容的填写应简明扼要，包括呈报内容、呈报部门、呈报人、呈报时间。

一、呈批件由呈报人填写完成后，由其所在部门负责人签署意见，报主管领导审批后

转相关职能部门或交总裁秘书报总裁审批。

二、正常情况下，审批时间不得超过三个工作日。特殊情况下，审批人应在三个工作日

内向呈报人（或部门）书面说明延迟审批的原因。

1.各系统呈批件呈报流程如下：

行政系统：

呈报人f办公室（信息中心）f行政助理f总裁秘书f总裁

I一相关部门」

财务系统：

呈报人一财务部一财产总监一总裁秘书一总裁

L相关部门」

营销系统：

呈报人一营销部一营俏助理一总裁秘书一总裁

一相关部门4

雅安地产：

呈报人一项目公司-雅安地产经营产理部一总裁秘书一总裁

1-相关部门」

物业公司：

呈报人一物业今司一总裁秘卡一总裁

L相关部门J

2.总工办：

呈报人一工程技术部（预算部、开发报建部）一j总工一总裁秘书一总裁

L相关部门I

三、总裁秘书对呈批件进行整理、编号、登记并依据呈批件的缓急程度及时送总裁审批。

四、总裁秘书根据审批意见转给呈报人或相关责任人并对其督办检查。

呈批件的传送仅限于集团公司内部，任何人未经主管领导（助理级以上）批准不得外传；违

者将予以处罚并追究责任。

第六章印鉴、介绍信管理

1.印鉴使用管理规定：

2.除财务有关印鉴由财务部门领导指定专人负责，在档案室备案外，其余印鉴一律由档

案室专人负责，统一保管、用印。未经公司法人代表授权，不得将印鉴交他人保管或违规使用。

3.以公司名义形成的文书，如合同、协议、担保书等必须由法人代表签批，到档案室

用印；以各部门的名义形成的文书，由所属部门的负责人签批后，到档案室用印。如发生经

济关系的文书，均需报公司法人代表签批后，方可用卬。如公司法人代表不在位乂需加盖印

鉴时，由法人代表授权委托书的人签名，无委托书需通过、电传向公司法人代表请示，公

司法人代表亲自回复印鉴保管人，方可用印。

4.工程上的签证必须经现场监理和项目公司经理（工程技术部部长长）签字，由预

决算部签署意见；贰仟元以上需经分管助理或总监签字；伍仟元以上还需总裁签字。工程决

算经一审、审计二审完结后，由项目负责人签署意见，报公司总裁签批后，到档案室用印。

5.凡用印一式多份的文书，内容必须完全一致，严禁一式多份不一致的欺诈行为。一

旦发现，档案室拒绝用印，并扣卜文书，报公司对形成文书的负责人严肃处理。

6.凡需用印的文书，必须由经办部门派人将用印文书送档案室，用完印后原件一份

留档案室存档，其余部分由经办人负责分发。

第五十五条公司印鉴•律不借给他人。确需带走使用，必须由公司法人代表批准或授权,

印鉴保管人随同经办人到用印处审核无误后方可用印，否则，予以拒绝。

第五十六条介绍信、工作函用印，只限公事，填写内容完整，字迹清晰，未填写内容之前不

得用印。

第五十七条管理人员必须严格遵守开具介绍信的制度和纪律。

第五十八条开具介绍信必须经集团办公室主任审核，总裁行政助理批准签字。

第五十九条开具介绍信要详细登记。

第六十条介绍信损坏或丢失，管理人员应及时上报主管领导。

领取空白介绍信，须由总裁批准签字。

介绍信存根须妥善保管，以备查。

第七章打印、复印、电传管理

第六十一条以公司名义下发上报的文电，由主办部门核稿人签字，集团办公室主任审核,

报公司领导签批后，方可打印或传发。其它文件资料的打卬、复卬、,由主

办部门领导和办公室主管人员会签后，才可办理。未经集团办公室主管人员签

批的文件、资料，文电员有权拒绝打印、复印、电传。

第六十二条打印的文电，必须与公司领导签批的文电原稿相符，经办人要认真校对，确保

准确无误。

第六十三条文电室为保密场所，除文电员和办公室管理人员外，其他员工未经许可不得随

意入内；经枇准入内的员工不得随意翻阅稿件和使用打印设备。

第六十四条文电室对打印、复印的文件资料要详细登记，对收发的要复印存档备查，作

废的文电底稿要及时销毁（火焚）。

第六十五条文电员要增强责任心，加强对文印设备的维护和保养，并要注意防火、防潮、

防盗、离开岗位时要及时加锁，确保文件资料的安全。

第六十六条外单位人员需在本公司打字、复印、电传的应事先经集团办公室批准，由各部

门派员领至文电室，并按规定收费，所收引用交财务部门。

第六十七条各部门须严格按照文电室规定的年度打、复印“费用标准”控制本部门费用。

新开发项目打、复印费用另行计算，不包含在本年度文电室费用计划内；工程

图纸需外出复印时，必须经文电室确认后并由办公室主任签字同意，方可外出

自行复印，外出复印费用不计入“费用标准”中。

有输出没备的部门，文电室不负责其打印及输出工作。

每月各部门打、狂印费用统计于下月1日前计算得出，费用均计入各部门办公费用之内。

第八章办公（福利）用品管理

第六十八条办公用品由集团办公室统一管理，统一采购，统一配发。财务部每月对各部门

领用情况、费用状况进行核算。

第六十九条办公用品的计划

第七十条各部门于每月25日前将办公用品申购单（见附表）报集团办公室，办公室负

责对申报计划进行审核，汇总并根据库存情况编制办公用品申购单，申购单应

包括品名、规格、单价、数量、金额。申购计划须经集团办公室主任核热，总

裁批准后作为借款和采购的依据。

第七十一条办公用品的购买

办公用品购买的原则是定点采购、统一送货、质优价廉。各部门有权对办公用品的

质量和价格进行监督。

第七十二条办公用品的出入库

1.采购人员应将办公用品购买计划以及所购物品连同发票交库管员进行验收，验收时应

严格核对品名、规格、单价、数量，核对无误时，库管员方可在发票和入库单上签字。

第七十三条2.采购人员应将办公用品购买计划、发票、入库单和费用报销单交办公室

主任审核后.在财务部门办理报销手续。

第七十四条3.办公用品出库时，须凭办公用品申购单以及由库管员填写、办公室主任

批准的出库单在库管员处领取。

第七十五条4.库管员应依据出、入库单建立各部门办公用品台帐。

第七十六条办公用品的配发

1.办公用品的配发标准为每人每月5元，公用办公用品的费用分摊到个人标准之

内。

.2除正常配发的办公用品外，因工作需要购买其它办公用品，须由员工个人书面申请,

部门负责人审核，办公室主任批准后，方可购买。

第七十七条3、新（筹）建项目的办公用品配发标准及费用由办公室和财务部控制，单独

核算.

第七十八条4、每月5日为办公用品发放日，遇休息日顺延。新报到员工的办公用品，由办

公室根据新入司员工所在部门负责人提供的用品清单配备，并记入该部门当

月费用。

第七十九条办公用品妁核算

1.集团办公室应定期对办公用品领用情况、库存情况进行检查。

集团办公室定期公布办公用品价格，作为各部门控制费用的依据。

3.库管员应在每月25前向办公室及财务部门报送办公用品的盘存报表、各部门领

用情况表。

4.财务部每月根据办公室提供的各部门领用情况表对各部门进行核算，并将核算结果通报各

部门。

5、各部门负责人须严格控制办公用品费用，此费用将作为部门绩效考核的评估内容之一。

第九章办公设施管理使用规定

第八十条办公设施是指各部门办公用房、电脑、空调、风扇、电暖器、办公桌、椅、柜、

沙发、茶几、茶具、暖水瓶、热水器、、手机、照相机、摄像机等。

1、特殊办公用品：

2、集团公司统一印制的封夹、手提袋、记事本、纪念品、宣传品及其他小礼品等；

3、只用于会议、接待客人或职能部门对内对外开展工作等的特殊办公用品和日常办公

用品；

4、其它临时急用品。

第八十一条各部门办公用房、室内空调、风扇、电暖器、茶几、茶具、水瓶、热水器由集

团办公室（夕亍政管理部）根据需要及实际情况分配、调整、使用过程中由各部

门自行负责.集团办公室（行政管理部）应逐室对上述物品登记造册，一式两

份，由部门负责人或责任人签收。

第八十二条办公桌、椅、柜由集团办公室（行政管理部）根据职级配备，责任到人、专人

专用，员工未经集团办公室（行政管理部）同意不得外借或挪作他用。

第八十三条基础办公用品配置标准及限额

一、配置到个人的标准及费用限额

1、总裁根据工作需要配置，限额元；

2、总裁助理、总监、总工程师：限额元；

部门部长（主任）、副部长（副主任）、项目经理级员工：限额元；

二、其余员工配置标准：限额元。

三、符合以上配置标准的，由集团办公室（行政管理部）按标准配置。

四、配置到部门的办公用品

1、人事、档案、财务、行政等职能部门因工作需要配置文件柜、保险柜，由部门填

写领用申请单，经所属公司主管领导签字，报总裁行政助理批准，交由集团办公室（行政管

理部）办理；

2、会议室、接待室配置标准由总裁核定。

第八十四条凡公司配置为基础办公用品属公司资产，市集团办公室统一建帐、建卡管理，

员工不得私自转让、调换，凡丢失、损坏按损失额照价赔偿。正常异动应到相

应管理部门办理登记手续，并且每月进行一次核查.

第八十五条日常办公用品的配置标准，参照第八章〈办公（福利）用品管理〉执行。

第八十六条特殊办公用品的配置

一、特殊办公用品（如纪念品、招待用品）根据工作需要领用；

第八十七条领用部门填写领用申请单，每次少于100元的报所属部门领导批准；每次超过

100元少于500元的报公司分管领导批准；每次超过500元的报总裁批上。

第八十八条专项办公用品：由主办部门填写领用申请单，经公司分管领导签字，每次超过

200元的由总裁签字后交由集团办公室（行政管理部）统一办理，费用计入专

项经费。

第八十九条办公用品的采购由集团办公室（行政管理部）统一进行。

第九十条各部门应在每月25口以前向集团办公室（行政管理部）提出办公用品采购清

单，集团办公室（行政管理部）审核汇总后统一采购。临时性采购由部门提出

计划后按第六卜四条审批。

第九十一条集团办公室（行政管理部）对各部门的办公用品消耗量实行限额管理。根据经

验估订每月每人的办公用品消耗金额，并根据物价的变动每年予以调整。

第九十二条办公用品应及时入库并记账，作到帐物相符。

第九十三条集团办公室（行政管理部）应设立办公用品领用记录单，各部门领用办公用品

时予以登记，

第九十四条名片印制规定

一、员工印制名片按公司规定的统一格式由集团办公室（行政管理部）印制，有特

殊要求的，需经公司总裁行政助理批准；

二、公司总枝助埋、总监、总工程师级以上员工可印制折叠式，具余员工印单页式；

三、员工印制名片必须填写名片印制申请单，所属部门领导批准后卬制，费用计入

部门费用。主办以卜.员工不印制名片，如特殊情况需印制名片，需经分管公司领导签字同意,

其费用计入所属部门业务费；

四、驻外人员印制名片可在驻地印制，但需按公司统一格式，报销费用时需经集团

办公室（行政管理部）登记并由集团办公室（行政管理部）副主任（行政管理部部长）审核、

公司主管领导签字；

第九十五条新印制的名片，如有错误，需由双方查出原因，由责任者承担该费用；

第九十六条印制名片上的职务必须按文件上的职务印刷，如有异动，需由总裁批准。

第九十七条信封、稿笺须按公司规定，由集团办公室（行政管理部）统一印制。

第九十八条是公司的重要通讯工具，只限公事使用，员工因私事通话，应短时简捷，不

超过三分钟。长途由集团办公室（行政管理部）统•管理，因公通话需经

集团办公室（行政管理部）副主任（行政管理部部长）批准，并由管理人员登

记，载明日期、事由、通话区号及号码，并由通话人签名认可，员工因私事

打长途亦应登记，下月按邮局收款额缴费。各部门的长途话费，所打员

工应自觉承担，凡长话费无人认可时，扣该部门责任人的等额款项；如本部门

三人以上书面证明，又经本部门负责人核实，对责任人以三倍之话费额罚款,

直至由公司处理。

第九十九条手机的配备由公司领导决定，专人专机，妥善保管，丢失、损毁、照价赔偿。

手机通话费用按公司核定的标准，每月在工资中计发，由个人向电信局缴纳。

第百条照相机、摄像机是公司的贵重物品，专人专用专管，未经公司领导批准不得外

借。使用、保管照相机、摄像机的员工要增强责任心，防止丢失，损坏并应加

强日常维护，

第百一条凡员工个人使用的办公桌、椅、柜及价值20元以上的办公用品，已有的办公

室应建立个人台帐，并由责任人签收；新领的一定要让领用人签字。个人台帐

应包括品名、规格、单位、数量。

对办公场所的环境卫生规定如下：

1.办公区过道、楼梯、卫生间的清洁工作由物业公司负责，每天扫、拖地两次，并加强

巡回，保持清洁。

2.办公室内卫生由各部门自己负责，每天上班时打扫一次。每周末下班前半小时大扫除

一次。办公室组织检查评比，评比情况列入考核部门工作的内容。

3.室内整齐洁净，摆放有序。

4.室内无杂物，无蚊蝇、无异味、无痰迹、无浮尘。

5.个人仪容整洁，讲究卫生。

第十章保密制度

第百二条公司秘密是关系公司和权利和利益，保守公司秘密是每一位员工的义务。

公司秘密和范围：

•.1.公司重大决策中的秘密事项。

2.公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。

3.公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告。主要会议纪录。

4.公司财务预决算报告及各类财务报表统计报表。

5.公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。

6.公司人事档案、工资性、劳务性收支资料。

7.商业秘密。

第百三条8.依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。

第百四条.9其它经公司确定，应当保密的事项。

公司采取下列保密措施：

..1.属于公司秘密的文件、资料和其它信息载体的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、

保存和销毁由办公室或总裁委托专人实施。

2.在对外宣传和合作中需要提供公司秘密事项的应当先经总裁批准。

..3.具有属于公司秘密内容的会议和其它活动，主办部门应采取下列措施：

①选择具有保密条件的会议场所，并定秘密等级。

②根据工作需要，限定参加会议人员的范围。

③依照保密规定使用会议设备和管理文件。

④限定会议内容传递或传达的范围。

第百五条4.不准在私人交往和函件中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密,

不准通过其它方式传递公司秘密。

..5.公司员工发现公司秘密泄露或可能泄露时，应当立即采取措施并及时报告集团公司办公

室，集团公司办公室接到报告，应立即做出处理。

出现下列情况之一者，给予警告，并处以50元以，,500元以下罚款。

第百六条..1.泄露公司秘密，尚未造成严重后果的。

第百七条..2.已泄露公司秘密，但采取补救措施的。

有下列情况之一者，予以辞退并视情索赔经济损失：

第百八条.1.故意或过失泄露公司机密，造成严重后果或造成重大经济损失的。

第百九条.2.违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的。

第百十条..3.利用职权强制他人违反保密规定的。

本制度规定的泄密是指下列行为之一：

..1.使公司秘密被不应知悉者知悉的。

2.使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。

第十一章报刊及邮发管理

第百十一条报刊征订手续由集团办公室（行政管理部）负责办理，每年第四季度，集团办

公室（行政管理部）应根据各部门业务特点制订订阅报刊计划及预算，经集团

办公室（行政管理部）审查，呈总裁批准后，办理订阅手续。

第百十二条报刊管理人员每日将报刊取回并进行分类、登记，分别送各部门。阅后报刊由

报刊管理人员统一处理。

第百十三条报刊、资料订阅由集团办公室（行政管理部）在每年第四季度统一办理。

第百十四条订阅原则：总裁根据需要订阅，总裁助理、总监、总工程师订阅份数不超过5

份，部门订阅一份报纸或杂志，集团办公室（行政管理部）订阅与集团公司发

展相关的报刊资料15份左右。驻外机构可订阅当地报纸一份。

第百十五条报I小资料、图书费用由集团办公室（行政管理部）按程序审批。

凡部门、个人购买图书（资料）需事先得到集团办公室（行政管理部）同意，报账时，应将

所购图书（资料）送集团办公室（行政管理部）登记编号，接受统一管理。报销时，集团办

公室（行政管理部）主任在其发票上签字后，财务部门方可报销。

所有公文、因公信件、邮件由集团办公室（行政管理部）报刊管理人员核查，统一登记后负

责寄发。

第十二章宿舍管理办法

第百十六条本公司分配宿舍，按照住宿和午休两种情况进行分配。（住宿：集团公司各部门

领导及分支机构经理级以上员工可住单间；其他员工住多人间；午休为四人

间。）凡户口在本市的一律不安排住宿。如个人确实因特殊情况需在公司住宿

的，由个人申请，部门负责人审查，总裁批准后，可为其安排。

第百十七条员工宿舍由物业公司管理，分配和调整由集团公司集团办公室（行政管理部）

负责。

公寓收费管理标准：

••1.经集团办公室（行政管理部）批准持分配单的员二，须先到物业公司财务部交纳住宿

押金50元（包括房间内设施、钥匙），退房时需持押金单据退还押金。

第百十八条2.住宿员工收物业管理费20元/月，房间租金5元/M2.如有亲属留宿超过

一个月者,加收10元/月物业管理费：午休床位15元/月，水电费及管理费5

元/月。

第百十九条3.单间水电费用按水表、电表实际发生费用收取，多人间电费按房间住宿

人数分摊；水费按楼层住宿人员分摊。

第百二十条4.集团公司部门领导和分支机构经理以上人员享受住宿补.100元/月，经总裁批

准住入单间的员工享受补贴70元/月，其他员工享受补贴50元/月。

公寓环境卫生管理规定：

1.员工要爱护公寓内所有公用设施（水、电、消防及各种用品设备）。

2.严禁使用超负荷大功率用电设备，严禁使用电炉，不允许私自接拉电线。更不允许任

意改变房屋结构。

3.住宿人员必须爱护环境卫生，保持楼道公用水房、厕所等清洁卫生，严禁向楼内外投

扔、堆放各种垃圾、杂物，

4.不得在公寓内大声喧哗，发生影响休息的高频率噪音（包括电器音响）。

5.未经集团办公室（行政管理部）批准的外来人员一律不得入住，任何人员无权留宿；

外来人员、亲友来访必须在门岗登记方可入内。

6.公寓内不准存放易燃易爆物品，禁养家禽家畜。

第百二十一条7.午休房间退房手续在每年10月15日前办理，过期将不予退还押金。

第百二十二条8.员工必须服从公司住宿分配，对不服从安排人员将取消住宿资格；

对不服从调整，不按时搬迁者，处以50〜100元罚款。

•.9.员工应自觉遵守公寓管理规定，违规者将按公司奖惩规定或处以50〜100元罚款。

对违反上述规定，屡教不从者，取消其住宿或午休权利。

第十三章车辆使用管理

第百二十三条公司车辆的使用管理由集团办公室（行政管理部）负责，车队队长管理司

机和车辆的调配使用。

1、集团公司高级管理人员及分支公司经理配车管理办法详见《购车补贴暂行管理办

法》，员工有下列情况之一者，可申请使用公司车辆：

2、囚公出差接送。

3、市区办理紧急、重要事情。

4、重要客户的接送。

5、财务部门存取款。

6、公司贵宾的接送。

7、员工直系亲属（父母、配偶、子女）探亲的接送。

8、员工因伤病住院的接送。

9、员工直系亲属办红、白喜事。

10、其它原因需用公司车辆。

第百二十四条车辆定人定位

第百二十五条集团公司车辆定位到驾驶员，驾驶员要认真负责地保管好自己负责的车

辆，确保每台车车容整洁，随时处于良好的技术状态。

第百二十六条定人定位的车辆，未经车队队长批准，不得交给他人驾驶，执行任务时,

由车队队长根据出车的时间、地点和事由，确定派车的车型。

1、车辆派遣：

2、集团公司各部门、分支机构办公事用车，凡有约定的和可以提前申请用车的，原则

上应在每天下午下班前，将经二天用车计划并用车申请单报集团办公室（行政管理部）；或

下午用车，上午提出用车申请。

3、车辆派遣一般应按集团办公室（行政管理部）一一车队队长一一司机的程序进行。

车队队长不在或因故出现特殊情况时，集团办公室（行政管理部）有权直接安排司机出车。

4、驾驶员根据派车单指定的路线、地点出车，用车人和驾驶员不准随意改变行车路线

和地点。没有派车单，驾驶员不准随意出车。

第百二十七条集团公司董事长、总裁直接派遣的车辆，驾驶员要迅速出车，完成任务后

补填派车单，

第百二十八条员工外出办事，应乘坐公交车。因公有急事，无车派遣，由部门领导提出

申请，经集团办公室（行政管理部）批准，可乘出租车，车费必须在三日内由

集团办公室（行政管理部）审核报销。

1、车公里统计和油料消耗考•核：

2、每月第一天和最后一天，驾驶员将自己负责车辆的里程表指数报车队，做为月底

核对凭据。

实行车公里补助，每车公里补助0.10元，每月底日车队统计，集团办公室（行政管理

部）核定，经总裁批准后交财务核算部随工资发放。

1、车队根据车型利车况，规定百公里油耗标准，每月核算一次，节约每公升按市场价

50%奖励驾驶员，超耗每公升按市场价50%处罚驾驶员。

2、4.车辆统一在定点的加油站加油，长途车或特殊情况在外加油，回公司后及时出具

加油发票，经车队队长核定，集团办公室（行政管理部）自核，总裁行政助理批准后方可报销。

3、发生交通事故和车辆机械事故的责任区分：

4、驾驶员必须严格遵守交通法规和城区驾驶的有关规定，热爱本职工作，钻研业务,

爱护车辆，做到车辆勤检查、勒保养。使车辆随时保持良好状态。

5、驾驶员在驾驶车辆时，必须做到适速行驶，礼貌行车，不开英雄车•，不开赌气车,

不开带病车，不开疲劳车，宁停三分不抢一秒，确保行车安全。

①驾驶员发生事故，根据交通部门裁定的责任，按事故所发生的费用，保险公司赔偿

后的余额按以下办法处理：

②我方负全部责任，驾驶员承担25%；

③我方负主要责任，驾驶员承担20%；

④我方负同等责任，驾驶员承担15%

6、我方负次要责任，驾驶员承担10%；

7、如驾驶员承担的费用超过2000元以上，考虑到驾驶员的经济承受能力，由车队报

告，经总裁批准，可适当减少。

8、因驾驶员责任心不强，平时车辆检修不够，造成车辆严重机械损坏，驾驶员承担

10%的修车费用。

9、集团公司兼职驾驶员和摩