审计局软件资产管理制度

PAGE审计局软件资产管理制度一、总则（一）目的为加强审计局软件资产管理，规范软件资产的采购、使用、维护、处置等行为，保障软件资产的安全、完整和有效利用，提高审计工作效率和质量，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于审计局机关及所属各单位（以下统称“各单位”）软件资产的管理活动。（三）定义本制度所称软件资产，是指各单位购买、开发、委托开发、受赠等方式取得的，用于办公、业务处理、数据管理等方面的各类软件，包括操作系统、办公软件、数据库管理系统、行业应用软件、工具软件等。（四）管理原则1.统一管理原则。软件资产实行统一规划、统一采购、统一配置、统一维护、统一处置的管理模式。2.规范使用原则。各单位应按照软件的使用许可协议和相关规定，规范使用软件资产，确保软件资产的安全和有效利用。3.节约高效原则。在满足审计工作需要的前提下，合理配置软件资产，避免重复采购和资源浪费，提高软件资产的使用效益。4.安全保密原则。加强软件资产的安全管理，采取必要的安全防护措施，确保软件资产中的数据安全和保密。二、职责分工（一）办公室1.负责制定软件资产管理制度并组织实施。2.统筹协调软件资产的采购、配置、维护等工作。3.负责软件资产的实物管理，建立软件资产台账。4.组织开展软件资产清查、盘点等工作。（二）财务部门1.负责软件资产采购资金的预算编制、审核和支付。2.对软件资产的采购成本进行核算和管理。3.参与软件资产的采购、验收等工作。（三）信息技术部门1.负责软件资产的技术支持和维护工作。2.协助办公室做好软件资产的配置、安装、调试等工作。3.对软件资产的使用情况进行技术监控和分析。4.负责软件资产的安全防护工作，保障软件资产中的数据安全。（四）各使用部门1.负责本部门软件资产的日常使用和管理。2.按照规定及时申请软件资产的采购、配置等需求。3.配合做好软件资产的清查、盘点等工作。4.对本部门软件资产的使用情况进行自查自纠，发现问题及时报告。三、软件资产采购管理（一）采购计划1.各使用部门根据工作需要，每年年底前向办公室提交下一年度软件资产采购计划，明确采购软件的名称、版本、数量、用途等信息。2.办公室对各部门提交的采购计划进行汇总审核，结合本局实际情况和预算安排，编制年度软件资产采购计划，报局领导审批。（二）采购方式1.集中采购。对于纳入政府集中采购目录以内或者采购限额标准以上的软件资产采购项目，按照政府采购相关规定执行集中采购。2.分散采购。对于未纳入政府集中采购目录且采购限额标准以下的软件资产采购项目，可以由本局自行组织采购。采购方式可以采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式，具体采购方式按照相关法律法规和本局采购管理办法执行。（三）采购流程1.采购申请。各使用部门填写软件资产采购申请表，经部门负责人签字后报办公室。2.审核审批。办公室对采购申请表进行审核，提出审核意见后报局领导审批。3.采购实施。根据审批意见，由办公室或指定的采购部门组织实施采购。采购过程中，要严格按照采购程序和相关规定进行操作，确保采购过程的公开、公平、公正。4.验收。软件资产采购到货后，由信息技术部门、使用部门等相关人员组成验收小组进行验收。验收内容包括软件的功能、性能、数量、质量等方面，验收合格后填写验收报告。5.入账。财务部门根据采购发票、验收报告等凭证，及时办理软件资产入账手续，将软件资产纳入固定资产或无形资产进行核算管理。四、软件资产配置管理（一）配置原则1.根据工作需要和人员岗位设置，合理配置软件资产，确保软件资产的有效利用。2.优先配置正版软件，禁止使用未经授权的盗版软件。3.对于功能相近的软件，应选择通用性强、兼容性好、性价比高的软件进行配置。（二）配置方式1.统一配置。对于本局统一使用的软件，由办公室按照规定进行统一配置和分发。2.自行配置。各使用部门根据工作需要，经办公室批准后，可以自行配置软件资产，但应按照相关规定进行采购和管理。（三）配置流程1.申请。各使用部门填写软件资产配置申请表，说明配置软件的名称、版本、数量、用途等信息，并提供相关依据，报办公室。2.审核。办公室对配置申请表进行审核，核实配置需求的合理性和必要性，提出审核意见。3.审批。经办公室审核同意后，报局领导审批。4.配置实施。根据审批意见，由办公室或相关部门负责组织软件资产的配置工作。配置完成后，要及时将软件资产交付使用部门，并做好相关记录。五、软件资产使用管理（一）使用许可1.各单位应按照软件的使用许可协议使用软件资产，不得超出许可范围使用。2.对于购买的商业软件，应确保获得合法的使用许可，并妥善保存相关授权文件。（二）使用规范1.各使用部门应指定专人负责软件资产的使用和管理，确保软件资产的正常运行。2.使用人员应严格按照软件的操作手册和使用说明进行操作，不得擅自更改软件的设置和参数。3.禁止在软件资产上安装与工作无关的软件或进行与工作无关的操作。4.对于涉及国家秘密和工作机密的软件资产，应按照国家有关保密规定进行管理，采取必要的保密措施，防止数据泄露。（三）使用监督1.信息技术部门应定期对软件资产的使用情况进行技术监控和分析，及时发现和解决软件使用过程中出现的问题。2.办公室应不定期对各部门软件资产的使用情况进行检查，发现违规使用行为及时进行纠正和处理。六、软件资产维护管理（一）维护计划1.信息技术部门应根据软件资产的使用情况和技术特点，制定年度软件资产维护计划，明确维护内容、维护时间、维护人员等信息。2.维护计划应报办公室备案，并根据实际情况进行调整和完善。（二）维护方式1.自行维护。对于本局具备技术能力的软件资产，由信息技术部门自行组织维护。2.委托维护。对于本局技术能力无法解决的软件资产维护问题，可以委托软件供应商或专业的维护服务机构进行维护。（三）维护流程1.故障报告。使用人员发现软件资产出现故障或问题后，应及时向信息技术部门报告。2.故障诊断。信息技术部门接到故障报告后，应及时对故障进行诊断和分析，确定故障原因和解决方案。3.维护实施。根据故障诊断结果，由信息技术部门或委托的维护服务机构进行维护操作。维护完成后，要进行测试和验证，确保软件资产恢复正常运行。4.记录归档。对软件资产的维护情况进行详细记录，包括故障现象、故障原因、维护措施、维护时间等信息，并及时归档保存。七、软件资产处置管理（一）处置范围1.已达到使用年限且无法继续使用的软件资产。2.因技术更新、业务调整等原因不再使用的软件资产。3.因损坏、丢失等原因无法正常使用的软件资产。（二）处置方式1.报废。对于已达到使用年限且无法继续使用的软件资产，经技术鉴定后，报局领导批准后进行报废处理。2.转让。对于因技术更新、业务调整等原因不再使用但仍有使用价值的软件资产，可以按照相关规定进行转让。转让时，应按照国有资产管理的有关规定进行评估和审批，并办理相关手续。3.捐赠。对于因技术更新、业务调整等原因不再使用但对社会公益事业有一定价值的软件资产，可以按照相关规定进行捐赠。捐赠时，应办理相关手续，并做好记录。（三）处置流程1.申请。各使用部门填写软件资产处置申请表，说明处置软件资产的名称、版本、数量、处置原因等信息，并提供相关依据，报办公室。2.审核。办公室对处置申请表进行审核，核实处置资产的真实性和必要性，提出审核意见。3.审批。经办公室审核同意后，报局领导审批。4.处置实施。根据审批意见，由办公室或相关部门负责组织软件资产的处置工作。处置完成后，要及时办理相关手续，并做好记录。八、软件资产清查盘点管理（一）清查盘点计划1.办公室应定期组织软件资产清查盘点工作，每年至少进行一次全面清查盘点。2.根据工作需要，也可以针对特定软件资产或特定时期进行专项清查盘点。清查盘点计划应报局领导批准后实施。（二）清查盘点内容1.软件资产的数量、种类、版本等信息。2.软件资产的使用情况、维护情况、处置情况等。3.软件资产的授权文件、使用许可协议等相关资料。（三）清查盘点方法1.实物盘点。对软件资产的实物进行逐一清点，核实软件资产的实际数量和状态。2.账目核对。将软件资产的实物数量与软件资产台账进行核对，确保账实相符。3.资料审查。审查软件资产的授权文件、使用许可协议等相关资料，确保软件资产的使用合法合规。（四）清查盘点结果处理**1.清查盘点结束后，办公室应编制软件资产清查盘点报告，如实反映清查盘点情况。2.对于清查盘点中发现的问题，应及时查明原因，提出处理意见，并报局领导批准后进行整改。整改完成后，要对整改情况进行复查，确保软件资产管理规范有序。九、软件资产安全管理（一）安全制度1.建立健全软件资产安全管理制度，明确安全管理责任和措施。2.加强对软件资产使用人员的安全培训，提高安全意识和操作技能。（二）安全措施1.安装必要的安全防护软件，如杀毒软件、防火墙等，防止病毒、恶意软件等入侵。2.定期对软件资产进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和修复安全隐患。3.对软件资产中的数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。4.加强对软件资产存储介质的管理，防止存储介质丢失、被盗或损坏。