采购服务三方询价制度

PAGE采购服务三方询价制度一、总则（一）目的为规范公司采购服务行为，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本三方询价制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有采购服务项目，包括但不限于咨询服务、技术服务、劳务服务、设备维护服务等。（三）基本原则1.公平公正原则：在询价过程中，对待所有参与询价的供应商应一视同仁，确保每个供应商都有平等的机会参与竞争，不受任何歧视或偏袒。2.公开透明原则：询价信息、询价过程和询价结果应向所有相关方公开，接受公司内部监督和相关部门的审查。3.竞争择优原则：通过广泛邀请供应商参与询价，引入充分的市场竞争，选择最符合公司需求、性价比最高的供应商提供服务。4.诚实信用原则：公司与供应商在采购服务活动中应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒或提供虚假信息。二、询价流程（一）需求提出1.使用部门发起：公司内部各使用部门根据实际工作需要，填写《采购服务需求申请表》，详细说明采购服务项目的名称、规格、数量、质量要求、服务期限、预算金额等内容，并提交至采购部门。2.需求审核：采购部门收到《采购服务需求申请表》后，对需求的合理性进行审核。审核内容包括需求是否与公司业务目标相符、预算是否合理、技术要求是否明确等。如发现需求不合理或不明确，采购部门应与使用部门沟通，要求其进行修改和完善。（二）供应商选择1.供应商库建立：采购部门应建立公司的供应商库，收录具有良好信誉、具备相应服务能力和资质的供应商信息。供应商库应定期更新和维护，确保信息的准确性和有效性。2.邀请询价：采购部门根据采购服务项目的特点和需求，从供应商库中筛选出至少三家符合条件的供应商，向其发出《询价邀请函》。《询价邀请函》应明确询价项目的详细要求、报价截止时间、报价方式等内容。3.供应商响应：供应商收到《询价邀请函》后，应在规定的报价截止时间前，按照要求填写《询价报价单》，详细列出服务内容、价格、服务期限、质量保证措施等信息，并加盖公章后回复采购部门。（三）询价评审1.组建评审小组：采购部门负责组建询价评审小组，成员包括采购部门代表、使用部门代表、财务部门代表以及相关技术专家等。评审小组应具备专业的知识和经验，能够对供应商的报价和服务方案进行客观、公正的评审。2.初步评审：评审小组对供应商提交的《询价报价单》进行初步评审，审查报价文件的完整性、响应性和合规性。如发现报价文件存在问题或不符合要求，评审小组应通知供应商进行澄清或补正。3.详细评审：在初步评审合格的基础上，评审小组对供应商的报价进行详细评审。评审内容包括价格合理性、服务质量、技术能力、信誉状况等方面。评审小组可通过比较各供应商的报价和服务方案，进行综合评估，选择最优的供应商。4.评审记录：评审小组应做好询价评审记录，详细记录评审过程和结果。评审记录应包括供应商名称、报价、评审意见、推荐意见等内容，并由评审小组成员签字确认。（四）结果确定1.结果公示：采购部门根据评审小组的推荐意见，确定拟中选的供应商，并将询价结果在公司内部进行公示，公示期不少于[X]个工作日。公示内容包括采购服务项目名称、拟中选供应商名称、报价、服务方案等信息。2.异议处理：在公示期内，如公司内部其他部门或人员对询价结果有异议，可向采购部门提出书面意见。采购部门应及时对异议进行调查和处理，并将处理结果反馈给相关方。如异议成立，采购部门应重新组织询价或采取其他采购方式。3.合同签订：公示期满无异议后，采购部门与拟中选的供应商签订采购服务合同。合同应明确双方的权利和义务、服务内容、价格、服务期限、质量标准、付款方式等条款，确保合同的合法性和有效性。三、询价文件编制（一）询价文件内容要求1.项目概述：明确采购服务项目的名称、背景、目标、范围等基本信息，使供应商对项目有清晰的了解。2.服务要求：详细描述采购服务的具体内容、规格、标准、质量要求等，确保供应商能够准确理解公司的需求。3.报价要求：规定报价的格式、内容、有效期等，要求供应商明确列出各项服务的价格明细，包括单价、总价、税费等。4.服务期限：明确采购服务的开始时间和结束时间，以及服务期限内的服务要求和考核标准。5.供应商资格要求：列出供应商应具备的资质条件、业绩要求、信誉状况等，确保参与询价的供应商具备提供服务的能力和资格。6.响应文件格式：规定供应商响应文件的格式，包括报价单、服务方案、技术方案、售后服务承诺等，并要求供应商按照格式要求进行编制。（二）询价文件编制流程1.初稿起草：采购部门根据采购服务项目的需求，组织相关人员起草询价文件初稿。初稿应涵盖上述内容要求的各项要素，并确保语言准确、清晰易懂。2.内部审核：询价文件初稿完成后，采购部门应组织内部审核，征求使用部门、财务部门、技术部门等相关部门的意见。审核内容包括需求的准确性和完整性、报价要求的合理性、供应商资格要求的合规性等。相关部门应认真审核询价文件，并提出修改意见和建议。3.修改完善：采购部门根据内部审核意见，对询价文件进行修改和完善，形成询价文件征求意见稿。4.外部征求意见：将询价文件征求意见稿发送给部分潜在供应商，征求其意见和建议。潜在供应商应在规定的时间内反馈意见，采购部门对反馈意见进行整理和分析，如有必要，对询价文件进行进一步修改。5.最终定稿：经过内部审核和外部征求意见后，询价文件修改完善至最终版本。最终版本的询价文件应报公司领导审批后生效。四、供应商管理（一）供应商准入1.资质审查：采购部门对申请加入供应商库的供应商进行资质审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、信誉状况等。供应商应提供真实、有效的资质证明文件，以供采购部门审核。2.实地考察：对于重要的采购服务项目或首次合作的供应商，采购部门可组织实地考察，了解供应商的生产经营状况、服务能力、质量管理水平等情况，并形成考察报告。实地考察应安排专人负责，确保考察过程的客观、公正。3.准入审批：采购部门根据资质审查和实地考察结果，提出供应商准入意见，报公司领导审批。经公司领导批准后，符合条件的供应商方可加入公司供应商库。（二）供应商评价1.定期评价：采购部门定期对供应商的服务质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价。评价周期一般为每年度一次，评价方式可采用问卷调查、现场检查、数据分析等多种方式相结合。2.动态评价：在采购服务项目实施过程中，采购部门对供应商的表现进行动态跟踪和评价。如发现供应商存在服务质量问题或其他违规行为，采购部门应及时记录并进行处理。3.评价指标设定：采购部门应根据采购服务项目的特点和需求，设定合理的供应商评价指标体系。评价指标可包括服务质量、价格水平、交货期、售后服务、创新能力、合作态度等方面，并根据不同的权重进行综合评价。4.评价结果应用：采购部门根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理。对于评价结果优秀的供应商，可给予优先合作机会、增加采购份额等奖励；对于评价结果较差的供应商，应采取警告、暂停合作、取消供应商资格等措施。同时，采购部门应将供应商评价结果反馈给供应商，要求其针对存在的问题进行整改。（三）供应商退出1.主动退出：供应商如因自身原因不再愿意为公司提供服务，可向采购部门提出书面申请，经采购部门审核同意后，办理退出手续。2.被动退出：如供应商出现以下情况之一，采购部门应将其从供应商库中删除，并终止与其的合作关系：提供虚假资质证明文件或其他虚假信息，骗取供应商资格的；严重违反公司采购制度或合同约定，给公司造成重大损失的；服务质量严重不符合要求，经多次整改仍未达到标准的；信誉状况严重恶化，被列入失信名单或存在其他不良记录的；其他不符合继续合作条件的情况。3.退出手续办理：供应商退出时，采购部门应与其办理相关的交接手续，包括合同终止、款项结算、资料交接等。同时，采购部门应将供应商退出情况通知公司内部相关部门，确保工作的顺利衔接。五、监督与管理（一）内部监督1.采购部门自查：采购部门应定期对采购服务项目的询价过程和采购结果进行自查，检查是否符合本制度的规定和公司的相关要求。自查内容包括询价文件编制、供应商选择、评审过程、合同签订等环节。2.审计部门审计：公司审计部门应定期对采购服务项目进行审计，审查采购过程的合规性、采购结果的合理性以及采购资金的使用情况等。审计部门可通过查阅文件、实地调查、数据分析等方式进行审计，并出具审计报告。3.投诉处理：公司内部任何部门或人员如发现采购服务项目存在违规行为或其他问题，均可向采购部门或公司领导投诉。采购部门应及时受理投诉，并进行调查和处理。投诉处理结果应及时反馈给投诉人，并在公司内部进行通报。（二）外部监督1.法律法规遵循：公司采购服务活动应严格遵守国家相关法律法规和行业标准，接受政府有关部门的监督检查。采购部门应及时了解和掌握法律法规的变化，确保采购行为的合法性。