招标与采购管理工作制度

PAGE招标与采购管理工作制度一、总则（一）目的为规范公司招标与采购管理工作，确保采购活动合法合规、公开透明、高效有序，降低采购成本，提高采购质量，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、子公司的各类物资采购、工程发包、服务采购等招标与采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保招标与采购活动合法合规。2.公开公平公正原则：招标与采购信息公开，程序公正，机会均等，确保所有潜在供应商或承包商能够公平参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、交货期、售后服务等因素，实现采购效益最大化。4.诚信原则：建立诚信机制，采购方与供应商或承包商应诚实守信，履行合同约定。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定采购计划，组织实施招标与采购活动。2.收集、整理供应商或承包商信息，建立供应商或承包商数据库。3.参与采购合同的起草、审核与签订，跟踪合同执行情况。4.协调解决采购过程中的问题，处理供应商或承包商的投诉。（二）需求部门1.提出采购需求，明确采购物资、工程或服务的规格、数量、质量要求等。2.协助采购部门进行供应商或承包商的考察、评估。3.参与采购合同的验收工作。（三）财务部门1.负责审核采购预算，监督采购资金的使用。2.参与采购合同的审核，确保合同付款条款合理合规。3.负责采购款项的支付与结算。（四）审计部门1.对招标与采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况。2.审查采购合同的合法性、合规性和效益性。3.对采购过程中的违规行为进行调查处理。（五）法务部门1.为招标与采购活动提供法律咨询和支持。2.审核采购合同的法律条款，防范法律风险。3.处理采购过程中的法律纠纷。三、招标与采购流程（一）采购计划制定1.需求部门根据公司生产经营计划、项目进度要求等，提前提出采购需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物资、工程或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计交货期等内容，并提交相关技术文件和资料。2.采购部门对需求部门提交的《采购申请表》进行审核，结合库存情况、市场供应情况等，制定采购计划，明确采购方式、采购时间安排等，并报分管领导审批。（二）供应商或承包商选择1.供应商或承包商信息收集采购部门通过多种渠道收集供应商或承包商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加行业展会等方式，建立供应商或承包商数据库。对收集到的供应商或承包商信息进行整理和初步筛选，重点关注其生产经营状况、产品质量、价格水平、售后服务能力、信誉等方面。2.供应商或承包商考察与评估根据采购项目的特点和要求，采购部门会同需求部门等相关人员对潜在供应商或承包商进行实地考察。考察内容包括企业基本情况、生产设备、生产工艺、质量管理体系、人员状况、财务状况等。对考察合格的供应商或承包商进行评估，评估内容包括产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等方面。评估可采用打分法、综合评价法等方式进行，确定供应商或承包商的综合得分和排名。3.供应商或承包商确定根据评估结果，采购部门提出拟选用的供应商或承包商名单，报分管领导审批。对于重大采购项目，需经公司领导班子会议研究决定。（三）招标与采购文件编制1.采购部门根据采购项目的特点和要求，编制招标与采购文件。招标与采购文件应包括招标公告（或采购邀请书）、投标文件（或响应文件）格式、技术规格、商务条款、评标标准（或评审办法）、合同条款等内容。2.招标与采购文件应明确采购项目的技术要求、质量标准、交货期、售后服务等内容，确保采购项目的目标一致性和可操作性。3.招标与采购文件编制完成后，需经采购部门负责人审核、分管领导审批。对于重大采购项目，需经公司领导班子会议研究审核。（四）招标与采购活动实施1.招标公告发布对于依法必须进行招标的项目，采购部门按照国家有关规定在指定的媒介上发布招标公告。招标公告应包括招标项目的名称、内容、规模、资金来源、招标人名称和地址、招标项目的实施地点和工期、获取招标文件的时间和地点、投标截止日期和开标日期等内容。对于非依法必须进行招标的项目，采购部门可通过公司内部网站、邮件、电话等方式向潜在供应商或承包商发出采购邀请书。2.投标文件（或响应文件）接收与开标（或评审）采购部门按照招标与采购文件规定的时间和地点接收投标文件（或响应文件），并进行登记和编号。在开标（或评审）前，采购部门应组织相关人员对投标文件（或响应文件）进行初步审查，检查投标文件（或响应文件）的完整性、符合性等。开标（或评审）应按照招标与采购文件规定的程序和评标标准（或评审办法）进行，由采购部门主持，需求部门、财务部门、审计部门、法务部门等相关人员参加。开标过程应记录在案，并存档备查。评标（或评审）结束后，采购部门应编写评标（或评审）报告，推荐中标候选人（或成交供应商）名单，并报分管领导审批。（五）合同签订1.采购部门根据评标（或评审）结果，向中标人（或成交供应商）发出中标通知书（或成交通知书），并与其签订采购合同。采购合同应明确采购物资、工程或服务的名称、规格、数量、质量、价格、交货期、付款方式、售后服务等条款，确保双方权利义务明确。2.采购合同签订前，需经采购部门负责人审核、财务部门审核、法务部门审核、分管领导审批。对于重大采购合同，需经公司领导班子会议研究决定。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分送需求部门、财务部门、审计部门、法务部门等相关部门备案。（六）合同执行与验收1.合同执行采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，督促供应商或承包商按照合同约定履行义务，确保采购物资、工程或服务按时、按质、按量供应。需求部门应配合采购部门做好合同执行过程中的协调工作，及时反馈合同执行过程中出现的问题。2.验收采购物资、工程或服务到货后，需求部门应按照合同约定和相关标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等方面。验收合格后，需求部门应填写《验收报告》，并签字确认。验收不合格的，需求部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商或承包商协商解决，直至达到验收要求。（七）付款与结算1.财务部门根据采购合同约定和验收情况，审核采购款项的支付申请。支付申请应包括采购合同编号、供应商名称、采购物资或服务名称、数量、金额、已付款金额、本次申请付款金额等内容。2.财务部门审核无误后，按照公司资金管理制度和财务审批流程办理付款手续。付款方式应符合合同约定和公司财务规定，确保资金安全。3.采购部门负责与供应商或承包商进行结算工作，核对发票金额、付款金额等信息，确保结算准确无误。四、招标与采购方式（一）公开招标公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商或承包商较多的项目。（二）邀请招标邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商或承包商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大的项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商或承包商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、评标标准与方法（一）评标标准制定原则评标标准应根据采购项目的特点和要求制定，科学合理、客观公正，能够全面、准确地反映供应商或承包商的综合实力和履约能力。（二）评标标准内容评标标准一般包括技术部分、商务部分和价格部分。技术部分主要评审供应商或承包商提供的产品或服务的技术性能、质量标准、技术方案等；商务部分主要评审供应商或承包商的企业信誉、业绩、售后服务、交货期等；价格部分主要评审供应商或承包商的报价合理性。（三）评标方法评标方法主要有综合评估法、最低价评标法等。综合评估法是指在最大限度地满足招标文件实质性要求前提下，按照招标文件中规定的各项因素进行综合评审后，以评标总得分最高的投标人作为中标候选人或者中标人的评标方法。最低价评标法是指以价格为主要因素确定中标候选人或者中标人的评标方法，即在全部满足招标文件实质性要求前提下，依据统一的价格要素评定最低报价，以提出最低报价的投标人作为中标候选人或者中标人。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对招标与采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。内部监督应形成审计报告，报公司领导班子会议审议。2.公司设立举报信箱和举报电话，接受公司员工对招标与采购活动中违规行为的举报。对举报事项应及时进行调查核实，如情况属实，依法依规严肃处理相关责任人。（二）外部监督积极接受政府有关部门、行业协会等外部机构的监督检查，配合提供相关资料和信息，对提出的意见和建议及时进行整改落实，不断规范公司招标与采购管理工作。七、违规处理（一）对供应商或承包商的违规处理1.供应商或承包商在招标与采购活动中存在提供虚假材料、串通投标、恶意低价中标、不履行合同约定等违规行为的，采购部门应视情节轻重，采取警告、罚款、暂停合作、取消供应商资格等措施，并依法追究其法律责任。2.因供应商或承包商违规行为给公司造成损失的，公司有权要求其赔偿相应损失。（二）对