学校政府采购制度及流程

PAGE学校政府采购制度及流程一、总则（一）目的为了规范学校政府采购行为，加强学校政府采购管理，提高资金使用效益，促进廉政建设，依据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保政府采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开、采购过程公开、采购结果公开，接受社会监督。3.公平竞争原则：为供应商创造公平竞争的市场环境，保证采购项目质量，降低采购成本。4.公正原则：采购活动中遵循公正的程序和标准，维护各方合法权益。5.诚实信用原则：采购当事人在采购活动中应诚实守信，履行各自的义务。二、采购组织与职责分工（一）采购决策机构学校成立政府采购领导小组，由学校领导、相关职能部门负责人等组成。主要职责是：1.研究制定学校政府采购政策、制度和发展规划。2.审议重大采购项目的采购方式、采购预算、采购合同等。3.协调解决政府采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立专门的采购部门或指定相关部门负责政府采购的具体执行工作。其职责包括：1.贯彻执行政府采购法律法规和学校政府采购制度。2.编制采购预算，制定采购计划，组织实施采购活动。3.负责采购项目的信息发布、供应商资格审查、采购文件编制、开标评标等工作。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，组织验收工作。5.整理和归档采购项目资料，建立采购档案。（三）监督管理机构学校纪检监察部门负责对政府采购活动进行全程监督，确保采购活动合法合规、公正廉洁。审计部门负责对采购项目进行审计监督，审查采购项目的预算执行、合同履行、资金使用等情况。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制本部门的采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照规定的格式和要求报送采购部门。3.采购部门对各部门报送的采购预算进行汇总审核，结合学校财力状况和采购需求，提出采购预算建议方案，报学校政府采购领导小组审议。（二）预算执行1.采购预算一经批准，必须严格执行。采购部门应按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整或突破预算。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序报学校政府采购领导小组审批。四、采购方式（一）公开招标公开招标是政府采购的主要采购方式。采购项目达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式采购。公开招标应按照以下程序进行：1.采购部门编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准等内容。2.在规定的媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.对供应商进行资格审查，确定符合要求的供应商名单。4.组织开标、评标活动，按照评标标准进行评审，确定中标供应商。5.发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。邀请招标应按照以下程序进行：1.采购部门从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。2.组织开标、评标活动，按照评标标准进行评审，确定中标供应商。3.发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应按照以下程序进行：1.采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。3.确定参加谈判的供应商名单，谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。4.组织谈判活动，谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。5.确定成交供应商，谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。6.签订采购合同，采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应按照以下程序进行：1.采购部门组织成立单一来源采购小组，采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.采购小组对采购项目进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。3.公示单一来源采购信息，在学校内公示单一来源采购项目的名称、采购内容、预算金额、采用单一来源采购方式的原因及相关说明等信息，公示期不得少于五个工作日。4.确定供应商，公示无异议后，采购小组确定单一来源供应商，并签订采购合同。（五）询价采购货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。询价应按照以下程序进行：1.采购部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。2.询价小组确定被询价的供应商名单，询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。3.询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。4.确定成交供应商，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。5.签订采购合同，采购部门与成交供应商签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《学校政府采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由、技术要求等内容，并加盖部门公章。2.将申请表报送采购部门，采购部门对申请内容进行初审，审核通过后报学校政府采购领导小组审批。（二）采购审批1.学校政府采购领导小组对采购申请进行审议，根据采购项目的性质、金额等情况，做出审批决定。2.对于重大采购项目，应提交学校党委会或校长办公会研究决定。（三）采购实施1.采购部门根据审批意见，按照确定的采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式的，采购部门应在规定的媒体上发布招标公告或投标邀请书；采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的，采购部门应向符合资格条件的供应商发出采购文件。3.供应商按照采购文件的要求编制投标文件或响应文件，在规定的时间内提交给采购部门。4.采购部门组织开标、评标、谈判、询价等活动，按照规定的程序和标准进行评审，确定中标供应商或成交供应商。（四）合同签订1.采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格（金额）、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送学校财务部门、纪检监察部门、审计部门备案。（五）验收1.采购项目完成后，采购部门应组织相关部门和人员按照采购合同的要求进行验收。2.验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行检查和测试，填写《学校政府采购验收报告》。3.验收合格的，验收人员在验收报告上签字确认；验收不合格的，采购部门应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格。（六）付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写《学校政府采购付款申请表》，报学校财务部门审核。2.学校财务部门按照规定的程序和要求进行审核，审核通过后办理付款手续。3.付款方式应按照采购合同的约定执行，一般采用财政直接支付或财政授权支付方式。六、采购文件管理（一）采购文件编制采购部门应根据采购项目的特点和要求，编制规范、完整的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、评标标准、合同文本等内容。（二）采购文件审核采购文件编制完成后，应提交采购部门负责人、学校政府采购领导小组进行审核，确保采购文件的合法性、公正性和合理性。（三）采购文件存档采购活动结束后，采购部门应将采购文件整理归档，保存期限按照国家有关规定执行。采购文件应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、合同文件、验收文件等资料。七、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购部门在采购活动开始前，应对供应商的资格进行审查，确保供应商具备承担采购项目的能力和条件。2.供应商资格审查的内容包括：供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉情况等。（二）供应商诚信管理1.建立供应商诚信档案，记录供应商在采购活动中的表现，包括遵守法律法规、履行合同情况、售后服务质量等。2.对诚信记录良好的供应商，在同等条件下优先选择；对诚信记录不良的供应商，限制其参与学校政府采购活动。（三）供应商投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以向采购部门提出质疑；对质疑答复不满意的，可以向学校政府采购领导小组或相关监管部门投诉。2.采购部门或相关监管部门应及时受理供应商的投诉，并按照规定的程序进行调查处理，在规定的时间内作出答复。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.学校纪检监察部门、审计部门应定期对政府采购活动进行监督检查，重点检查采购项目的合法性、合规性、公正性、廉洁性等情况。2.监督检查的内容包括：采购预算