学校三包采购制度

PAGE学校三包采购制度一、总则（一）目的为规范学校采购行为，加强对采购活动的管理与监督，确保采购质量，提高资金使用效益，保障学校教育教学工作的顺利开展，特制定本制度。（二）依据本制度依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规以及学校所在地区关于政府采购的具体规定和行业标准制定。（三）适用范围本制度适用于学校各类物资、服务及工程项目的采购活动，包括但不限于教学设备、办公用品、图书教材、后勤服务、校园建设等。（四）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受学校师生及社会监督，保证公平竞争。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与投标，确保采购到性价比最优的物资和服务。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由学校领导班子成员、相关部门负责人及教师代表组成。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行部门学校设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购的具体执行工作。采购执行部门应具备专业的采购人员，熟悉采购流程和法律法规，负责采购项目的组织实施，包括采购需求调研、采购文件编制、供应商选择、合同签订与执行等工作。（三）采购监督部门学校设立采购监督小组，由学校纪检监察部门人员、财务人员及教职工代表组成。采购监督小组负责对采购活动全过程进行监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理，确保采购活动依法依规进行。（四）各部门职责分工1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求、技术参数等详细信息，并对采购需求的合理性和准确性负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的安全和合理使用。3.资产管理部门：负责对采购物资进行验收、登记、入账、保管等资产管理工作，定期对资产进行清查盘点，确保资产的安全完整。4.审计部门：负责对采购项目进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规性、效益性，对采购过程中的违规行为提出处理建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据学校教育教学工作的实际需要和发展规划，在每年末编制下一年度的采购预算。采购预算应详细列出采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并说明采购项目的必要性和预期效益。2.采购执行部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总审核，结合学校财力状况和采购重点，对采购预算进行综合平衡，形成学校年度采购预算草案。3.学校财务部门对采购预算草案进行审核，报学校采购领导小组审议通过后，纳入学校年度财务预算，报上级主管部门备案。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.采购执行部门在采购过程中应严格控制采购成本，确保采购价格不高于市场同类产品或服务的合理价格，避免浪费和不合理支出。3.财务部门应加强对采购资金的管理，按照采购合同约定及时支付采购款项，确保采购资金的安全和有效使用。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇国家政策调整、市场价格波动、学校发展规划变更等原因，导致原采购预算无法满足实际需要时，需求部门应及时提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容、调整后的预算金额等，并提供相关证明材料。采购执行部门对预算调整申请进行审核，报学校采购领导小组审议批准。3.经批准的预算调整事项应及时通知相关部门，并对采购预算进行相应调整。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。2.采购执行部门应按照相关法律法规和学校采购制度的要求，编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。3.公开招标公告应在指定的媒体上发布，公告期限不得少于规定天数。采购执行部门应组织开标、评标活动，按照评标标准确定中标供应商，并发布中标公告。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购执行部门应根据采购项目的特点和需求，确定邀请供应商的范围，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包含采购项目的基本情况、投标要求、开标时间和地点等内容。3.采购执行部门应组织开标、评标活动，按照评标标准确定中标供应商，并发布中标公告。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采购执行部门应成立谈判小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。3.采购执行部门应组织谈判活动，与供应商进行多轮谈判，在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购执行部门应组织专业人员对采购项目进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和依据，并填写单一来源采购申请表。单一来源采购申请表应包含采购项目名称、采购内容、采购金额、拟采购供应商名称、采用单一来源采购方式的原因等内容。3.单一来源采购申请表经学校采购领导小组审议批准后，采购执行部门应与拟采购供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购执行部门应成立询价小组，由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.询价小组应对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.各需求部门根据学校教育教学工作的实际需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术参数、预算金额、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.采购申请表应经需求部门负责人审核签字后，报采购执行部门。（二）需求调研与论证1.采购执行部门收到采购申请后，应组织相关人员对采购项目进行需求调研，了解采购项目的实际需求情况，核实采购项目的必要性和可行性。2.对于金额较大、技术复杂的采购项目，采购执行部门应组织专家进行论证，确保采购项目的技术方案合理、经济可行。（三）采购文件编制1.根据采购项目的特点和采购方式，采购执行部门编制采购文件。采购文件应包含采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、采购合同草案等内容。2.采购文件应明确采购项目的各项要求和标准，并确保采购文件的内容合法合规、公平公正、完整准确。（四）供应商选择与确定1.采购执行部门根据采购项目的要求和特点，通过发布招标公告、投标邀请书、询价通知书等方式，邀请符合条件的供应商参与投标或报价。2.采购执行部门对供应商的资格进行审查，确保供应商具备相应的资质和能力。对于参与投标的供应商，采购执行部门应组织开标、评标或谈判等活动，按照评标标准或谈判结果确定中标供应商或成交供应商。3.采购执行部门应将中标供应商或成交供应商的情况及时通知需求部门和相关部门，并在学校内部进行公示，公示期不得少于规定天数。（五）合同签订1.采购执行部门应与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术参数、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同应符合法律法规的要求，合同条款应明确、具体、合理，避免出现模糊不清或歧义的条款。采购合同签订后，应报学校财务部门备案。（六）采购验收1.采购项目到货后，采购执行部门应及时通知资产管理部门、需求部门等相关人员组成验收小组，对采购项目进行验收。2.验收小组应按照采购合同和采购文件中的要求，对采购项目的数量、质量、规格型号、技术参数等进行逐一核对，确保采购项目符合要求。3.验收合格的采购项目，验收小组应出具验收报告，并在验收报告上签字确认。验收不合格的采购项目，验收小组应及时通知供应商进行整改或退换货，直至验收合格为止。（七）采购付款1.采购项目验收合格后，需求部门应填写付款申请单，经部门负责人审核签字后，报财务部门。2.财务部门对付款申请单进行审核，审核无误后，按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。3.财务部门在支付采购款项时，应严格审核相关凭证，确保支付款项的真实性、合法性和准确性。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购执行部门与中标供应商或成交供应商签订。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、技术参数、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同草案提交学校法律顾问进行审核，确保合同条款符合法律法规的要求，避免出现法律风险。3.采购合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本送学校财务部门、资产管理部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购执行部门应督促供应商按照采购合同约定履行义务，确保采购项目按时、按质、按量交付。2.在合同履行过程中，如遇供应商违约或出现其他问题，采购执行部门应及时与供应商沟通协商，采取相应的措施解决问题，如要求供应商承担违约责任、更换货物或服务、解除合同等。3.需求部门应配合采购执行部门做好合同履行的监督工作，及时反馈合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同内容的，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的权利和义务等。2.如因供应商违约、采购项目取消等原因需要解除采购合同的，采购执行部门应按照合同约定或法律法规的要求，与供应商协商解除合同，并办理相关手续。解除合同后，双方应按照合同约定或法律法规的要求，承担相应的责任。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，采购执行部门应及时与供应商沟通协商，寻求解决方案。如协商不成，可按照合同约定或法律法规的要求，通过仲裁或诉讼等方式解决纠纷。2.在合同纠纷处理过程中，采购执行部门应及时收集相关证据，维护学校的合法权益。同时，应配合学校法律顾问做好纠纷处理工作，确保纠纷处理结果符合法律法规的要求。七、采购监督与管理（一）内部监督1.采购监督小组应定期对采购活动进行监督检查，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理。2.采购监督小组应加强对采购文件、采购合同、采购验收报告等采购资料的审查，确保采购资料真实、完整、合法。3.采购监督小组应受理学校师生及社会对采购活动的投诉举报，对投诉举报事项进行调查核实，对违规行为依法依规进行处理。（二）外部监督1.学校采购活动应接受上级主管部门、财政部门、审计部门等相关部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购资料和情况说明。2.学校应按照规定及时公