大学采购合同管理制度

PAGE大学采购合同管理制度一、总则（一）目的为加强大学采购合同管理，规范采购行为，维护学校合法权益，提高采购效益，根据国家相关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在教学、科研、行政及后勤保障等活动中签订的采购合同。（三）基本原则1.合法性原则：采购合同的签订、履行必须遵守国家法律法规，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.公平公正原则：合同双方应在平等、自愿、公平、公正的基础上签订合同，明确双方权利义务。3.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。4.归口管理原则：采购合同实行归口管理，由学校指定的部门负责合同的审核、签订、履行、监督等工作。二、合同签订管理（一）合同承办部门1.各部门、各单位负责本部门采购项目的合同承办工作，指定专人作为合同承办人。2.合同承办人应熟悉采购业务，具备相应的法律知识和合同管理能力。（二）合同签订流程1.采购项目实施前，合同承办人应根据采购需求，起草合同文本。合同文本应明确合同双方的名称、地址、联系方式，采购标的的名称、规格、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等主要条款。2.合同承办人将起草好的合同文本提交本部门负责人审核。部门负责人应重点审核合同条款是否符合采购需求，是否公平合理，是否存在法律风险等。审核通过后，在合同文本上签署意见并加盖部门公章。3.合同承办人将经部门负责人审核后的合同文本提交学校归口管理部门审核。归口管理部门应按照本制度的规定，对合同文本进行全面审核，重点审核合同条款是否符合法律法规和学校相关规定，是否与采购预算一致，是否存在潜在的法律纠纷等。审核通过后，在合同文本上签署意见并加盖归口管理部门公章。4.合同承办人将经归口管理部门审核后的合同文本提交学校分管领导审批。分管领导应根据学校采购政策和实际情况，对合同进行审批。审批通过后，在合同文本上签署意见并加盖学校公章。5.合同承办人将经学校分管领导审批后的合同文本送对方当事人签字盖章。合同双方应在合同文本上加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。6.合同承办人将签字盖章后的合同文本一份留存本部门备案，一份交学校归口管理部门存档，一份交财务部门作为付款依据。（三）合同签订注意事项1.合同文本应使用国家规定的标准合同文本或学校制定的示范文本。如无标准文本或示范文本，合同承办人应根据采购项目的特点和实际情况，起草合同文本，并确保合同条款合法、合理、明确、完整。2.合同条款应明确约定采购标的的质量标准、验收方法、验收时间、验收人员等内容，确保采购标的符合合同要求。3.合同条款应明确约定付款方式和付款时间，确保学校资金安全。付款方式应符合学校财务管理制度的规定，一般应采用银行转账方式支付。4.合同条款应明确约定违约责任，对双方的违约行为进行约束，确保合同的顺利履行。违约责任应具体、明确，具有可操作性。5.合同签订后，如因特殊情况需要变更合同条款的，合同承办人应及时与对方当事人协商，并按照合同签订流程重新办理合同变更手续。三、合同履行管理（一）合同履行责任1.合同承办部门负责合同的具体履行工作，按照合同约定的时间、地点、方式等要求，组织采购项目的实施，确保采购标的按时、按质、按量交付。2.合同承办人应定期跟踪合同履行情况，及时掌握采购项目的进展情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。3.学校归口管理部门负责对合同履行情况进行监督检查，定期对合同履行情况进行统计分析，及时发现合同履行过程中存在的问题，并督促合同承办部门采取有效措施加以解决。（二）合同变更管理1.合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同条款的，合同承办人应及时与对方当事人协商，并签订书面合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因及双方的权利义务等，作为原合同的补充协议，与原合同具有同等法律效力。3.合同承办人将签订好的合同变更协议按照合同签订流程提交审核、审批，并送对方当事人签字盖章。审核、审批通过后，合同承办人将合同变更协议一份留存本部门备案，一份交学校归口管理部门存档，一份交财务部门作为付款依据。（三）合同终止管理1.合同履行完毕后，合同承办人应及时办理合同终止手续。合同终止手续包括对采购标的进行验收、结算货款、清理合同文件等。2.合同承办人应在合同履行完毕后[X]个工作日内，将合同履行情况报告本部门负责人和学校归口管理部门。报告内容应包括合同履行情况、验收情况、结算情况、存在问题及处理建议等。3.学校归口管理部门应在收到合同承办人提交的合同履行情况报告后[X]个工作日内，对合同履行情况进行审核。审核通过后，在合同履行情况报告上签署意见并加盖归口管理部门公章。4.合同承办人将经学校归口管理部门审核后的合同履行情况报告一份留存本部门备案，一份交学校档案室存档。四、合同监督管理（一）监督检查内容1.合同签订是否符合法律法规和学校相关规定，合同条款是否公平合理，是否存在法律风险。2.合同履行是否符合合同约定，采购标的是否按时、按质、按量交付，付款是否及时、准确。3.合同变更和终止是否符合规定，是否签订书面协议，协议内容是否明确、合法。4.合同文件是否齐全、完整，是否按照规定进行存档。（二）监督检查方式1.定期检查：学校归口管理部门定期对合同履行情况进行检查，每年至少组织一次全面检查。检查内容包括合同签订、履行、变更、终止等环节。2.不定期抽查：学校归口管理部门不定期对合同履行情况进行抽查，重点检查合同履行过程中存在的问题及整改情况。3.专项检查：根据学校采购工作的实际情况，对重点采购项目或存在问题较多的采购项目进行专项检查。专项检查应制定详细的检查方案，明确检查内容、检查方法、检查时间等。（三）监督检查结果处理1.对监督检查中发现的问题，学校归口管理部门应及时下达整改通知书，要求合同承办部门限期整改。整改通知书应明确整改内容、整改期限、整改责任人等。2.合同承办部门应按照整改通知书的要求，认真组织整改，并在规定期限内将整改情况报告学校归口管理部门。整改情况报告应包括整改措施、整改效果、存在问题及下一步工作计划等。3.学校归口管理部门应对合同承办部门的整改情况进行跟踪检查，确保整改工作落实到位。对整改不力的合同承办部门，学校将视情节轻重，给予相应的处罚。五、合同档案管理（一）档案内容1.采购项目的立项审批文件、采购预算文件、采购需求文件等。2.合同文本及相关附件，包括合同变更协议、合同终止协议等。3.合同履行过程中的相关文件，如验收报告、付款凭证、违约处理记录等。4.合同监督检查过程中形成的文件，如检查报告、整改通知书、整改情况报告等。（二）档案整理1.合同承办人应在合同签订后[X]个工作日内，将合同档案整理成册，并按照档案管理的要求进行编号、装订。2.合同档案应按照采购项目的类别、时间顺序等进行分类整理，确保档案资料齐全、完整、规范。（三）档案保管1.合同档案由学校档案室负责保管，保管期限按照国家有关规定执行。一般采购合同的保管期限为[X]年，重要采购合同的保管期限为[X]年。2.档案室应建立健全合同档案管理制度，配备