大学采购制度管理规定

PAGE大学采购制度管理规定一、总则（一）目的为了规范大学采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本规定。（二）适用范围本规定适用于大学各部门、各学院及附属单位（以下统称“采购部门”）使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，所有参与采购活动的供应商享有平等的机会，不得歧视任何一方，保证采购结果公正合理。3.效益原则：在满足教学、科研和管理需要的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购部门与供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的市场秩序。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成：由学校分管领导担任主任，成员包括财务、审计、纪检监察、资产管理等部门负责人以及相关专家代表。2.职责审议学校采购管理制度、采购政策和采购计划。对重大采购项目进行决策，监督采购活动的执行情况。协调解决采购过程中的重大问题，对违规采购行为进行调查处理。（二）采购部门1.职责负责编制本部门采购预算，制定采购计划，并按规定组织实施采购活动。建立健全采购内部管理制度，规范采购流程，确保采购活动的顺利进行。负责采购项目的需求论证、市场调研、采购文件编制、供应商选择、合同签订与执行等工作。配合采购管理委员会和相关部门做好采购监督检查工作，及时报告采购过程中的重大事项。（三）资产管理部门1.职责负责采购资产的验收、登记、入账、保管、维护和处置等工作，建立健全资产管理档案。参与采购项目的需求论证和验收工作，对采购资产的质量和性能进行监督检查。定期对学校资产进行清查盘点，确保资产安全完整，提高资产使用效益。（四）财务部门1.职责负责审核采购预算和采购资金支付计划，确保采购资金的合理使用。按照财务管理制度和相关规定，及时办理采购资金的支付手续，对采购资金的使用情况进行监督检查。配合采购部门做好采购项目的成本核算和效益分析工作。（五）审计部门**1.职责：负责对采购项目进行审计监督，审查采购项目的预算执行情况、采购程序合规性、采购合同履行情况等，对发现的问题提出审计意见和建议，并依法依规进行处理。（六）纪检监察部门**1.职责：负责对采购活动进行全程监督，受理采购过程中的投诉举报，查处采购活动中的违规违纪行为，维护采购活动的正常秩序。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据学校事业发展规划、教学科研任务以及部门工作需要，结合上一年度采购执行情况，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照学校预算编制要求和时间节点报送财务部门。3.财务部门对采购预算进行审核，结合学校财力状况，提出调整建议，报学校批准后下达各采购部门执行。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整预算。因特殊原因确需调整预算的，应按照学校预算调整程序办理审批手续。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，确保采购资金专款专用，提高资金使用效益。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请预算调整：因国家政策调整、学校事业发展需要等原因，导致采购项目内容发生重大变化的。由于市场价格波动、不可抗力等因素，致使采购预算无法执行的。其他确需调整预算的情形。2.采购部门申请预算调整时，应提交书面申请报告，并详细说明调整原因、调整内容、调整金额等情况。经财务部门审核后，报学校采购管理委员会审批。四、采购方式及适用范围（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到200万元以上的。工程类采购项目，单项合同估算价在400万元以上的。服务类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到100万元以上的。3.公开招标采购项目应当按照以下程序进行：采购部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、售后服务等内容，并报采购管理委员会审核。在指定的媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。组织开标、评标和定标，确定中标供应商。采购部门与中标供应商签订采购合同，并按照合同约定组织实施采购。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.使用邀请招标方式采购的，采购部门应在采购活动开始前，在学校内部网站或其他指定媒体上发布投标邀请书，邀请符合资格条件的供应商参加投标。其他采购程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购项目应当按照以下程序进行：采购部门成立谈判小组，成员由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式的，采购部门应组织相关人员进行论证，并形成论证意见。论证意见应包括采购项目的必要性、单一来源供应商的唯一性、采购价格合理性以及其他需要说明的事项。经采购管理委员会批准后，方可实施单一来源采购。采购部门应将单一来源采购项目的名称、采购内容、采购金额、采购理由、论证意见等信息在学校内部网站或其他指定媒体上进行公示，公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，采购部门与单一来源供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价采购项目应当按照以下程序进行：采购部门成立询价小组，成员由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.采购部门根据工作需要和预算安排，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源、采购方式建议等内容，并提交相关证明材料。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，报采购管理部门审批。采购管理部门应根据学校采购政策和相关规定，对采购申请进行审核，必要时组织相关人员进行论证。审核通过后，报采购管理委员会批准。（二）采购文件编制1.采购部门根据采购项目的特点和要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购预算、采购程序、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应符合国家法律法规和行业标准的要求，明确采购项目的技术规格、质量要求、交货时间、售后服务等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购文件编制完成后，应报采购管理部门审核。采购管理部门应对采购文件的合法性、合规性、完整性进行审核，提出修改意见，确保采购文件符合要求。（三）供应商选择1.采购部门按照采购文件规定的方式和程序，选择符合资格条件的供应商参与采购活动。2.对于公开招标、邀请招标采购项目，采购部门应在指定媒体上发布招标公告或投标邀请书，邀请潜在供应商报名参加投标。报名截止后，采购部门对报名供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。3.对于竞争性谈判、询价采购项目，采购部门应从符合相应资格条件的供应商名单中随机抽取或邀请不少于三家的供应商参加谈判或询价。4.采购部门可以要求供应商提供相关证明材料，对供应商的资格、信誉、业绩、技术能力、售后服务等情况进行综合评估，选择最优供应商。（四）采购合同签订**1.采购部门与确定的成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容，确保合同条款完整、准确、合法。2.采购合同签订前，采购部门应将合同草案报采购管理部门、财务部门、审计部门等相关部门审核。审核通过后，采购部门方可与供应商签订合同。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送采购管理部门、财务部门、资产管理部门等相关部门备案。（五）采购验收1.采购项目完成后，采购部门应组织相关人员按照采购合同和采购文件的要求进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量、性能、服务等方面。2.对于大型或复杂的采购项目，采购部门可以邀请相关专家或专业机构参与验收工作。验收人员应认真履行职责，严格按照验收标准进行验收，并出具验收报告。3.验收合格的采购项目，采购部门应及时办理资产入账、资金支付等手续。验收不合格的采购项目，采购部门应按照合同约定，要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格为止。因供应商原因造成的损失，采购部门有权要求供应商赔偿。六、采购监督与管理（一）内部监督1.学校建立健全采购内部监督机制，采购管理部门、财务部门、审计部门、纪检监察部门等相关部门应各司其职，加强对采购活动的全过程监督。2.采购管理部门应定期对采购项目的执行情况进行检查，重点检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时督促整改。3.财务部门应加强对采购资金的管理，严格审核采购资金支付申请，确保采购资金专款专用，防止资金挪用和浪费。4.审计部门应定期对采购项目进行审计，审查采购项目的预算执行情况、采购程序合规性、采购合同履行情况等，对发现的问题提出审计意见和建议，并依法依规进行处理。5.纪检监察部门应受理采购过程中的投诉举报，对采购活动中的违规违纪行为进行查处，维护采购活动的正常秩序。（二）供应商管理1.采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、诚信记录等内容，并定期对供应商进行评估和考核。2.对于在采购活动中存在违规行为、提供虚假材料、产品质量不合格、售后服务不到位等问题的供应商，采购部门应将其列入不良供应商名单，并在一定期限内禁止其参与学校采购活动。对列入不良供应商名单的供应商，采购部门应及时向学校采购管理委员会报告，并通报相关部门。采购部门应加强对不良供应商名单的管理，定期进行更新和清理。（三）采购信息化管理1.学校应建立采购信息化管理平台，实现采购项目申报、采购文件编制、供应商选择、采购合同签订、采购验收、采购资金支付等采购全过程的信息化管理。2.采购信息化管理平台应具备采购信息发布、供应商管理、采购流程监控、数据分析统计等功能，提高采购管理工作的效率和透明度。3.采购部门应按照学校信息化管理要求，及时将采购项目相关信息录入采购信息化管理平台，确保采购信息的准确、完整和及时更新。七、法律责任（一）采购部门及相关人员责任1.采购部门及相关人员在采购活动中违反本规定，有下列行为之一的，由学校责令改正，并视情节轻重给予相应的