基建公司采购管理制度

PAGE基建公司采购管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购管理，规范采购行为，确保采购工作的高效、有序进行，保障公司工程建设的顺利开展，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有基建项目的物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资和服务符合工程建设要求。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购各环节的监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员及相关部门负责人组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，对采购工作进行指导和监督。（二）采购执行部门公司设立采购部，作为采购执行机构，负责具体采购业务的实施。采购部职责如下：1.制定采购计划：根据公司工程建设需求，结合库存情况，制定年度、季度、月度采购计划。2.供应商管理：建立供应商档案库，对供应商进行评估、选择、考核和管理。3.采购询价与谈判：开展市场调研，进行询价、比价、议价，与供应商进行商务谈判。4.采购合同签订与执行：起草、审核、签订采购合同，并跟踪合同执行情况，确保合同有效履行。5.采购验收与付款：组织采购物资和服务的验收工作，办理采购付款手续。6.采购信息管理：收集、整理、分析采购信息，并及时反馈给相关部门。（三）其他相关部门职责1.工程部门：负责提出工程建设物资和服务的需求，参与采购合同技术条款的审核，协助采购部进行采购验收。2.技术部门：提供采购物资和服务的技术标准和要求，参与采购合同技术条款的审核，对采购物资进行技术检验。3.财务部门：负责审核采购预算，办理采购付款手续，对采购成本进行核算和分析。4.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。三、采购流程（一）采购申请1.工程部门根据工程建设进度和实际需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息，并提交给采购部。2.采购申请表需经工程部门负责人审核签字，重大采购项目还需报公司领导审批。（二）采购计划制定采购部收到采购申请表后，结合库存情况，进行综合分析，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并报采购决策委员会备案。（三）供应商选择与评估1.采购部根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩情况、信誉状况等。3.建立供应商评估体系，对通过资格审查的供应商进行评估。评估指标包括产品质量、价格、交货期、售后服务、企业信誉等。采购部组织相关部门对供应商进行实地考察，综合评估后确定合格供应商名单，并建立供应商档案库[供应商档案库应包括供应商基本信息、评估报告、合作记录等内容]。（四）采购询价与谈判1.采购部向合格供应商发出询价函，要求供应商提供产品报价、交货期、售后服务等信息。2.收集供应商报价后，采购部进行比价分析，选择报价合理、质量可靠的供应商进行谈判[谈判内容包括价格、交货期、质量标准、售后服务等条款]。3.谈判过程中采购部应与工程、技术等部门密切沟通，确保谈判结果符合公司利益和工程建设要求。谈判达成一致后，形成谈判纪要，并由双方签字确认[谈判纪要应记录谈判时间、地点、参与人员、谈判内容及结果等信息]。（五）采购合同签订1.采购部根据谈判结果起草采购合同[采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款]。2.采购合同初稿提交给工程、技术、财务、法务等部门审核。各部门根据职责对合同条款进行审核，提出修改意见。采购部根据审核意见对合同进行修改完善后，报公司领导审批。3.经公司领导审批通过的采购合同，由采购部与供应商签订。签订后的采购合同原件交公司档案室存档，复印件交采购部、财务部门等相关部门留存。（六）采购合同执行1.采购部负责跟踪采购合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。2.供应商交货前，采购部应通知工程、技术等部门做好验收准备工作。3.供应商交货时，采购部组织工程、技术等部门按照合同约定的质量标准进行验收。验收合格后，由验收人员填写《采购验收单》，并签字确认。验收不合格的，采购部应及时与供应商协商解决，要求供应商限期整改或重新供货。（七）采购付款1.采购物资和服务验收合格后，采购部根据合同约定填写《付款申请表》，并附上采购合同、验收单、发票等相关资料，提交给财务部门审核。2.财务部门对付款申请表及相关资料进行审核，审核无误后报公司领导审批。3.经公司领导审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、竞争较为充分的采购项目，采用招标采购方式。2.招标程序：编制招标文件[招标文件应明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容]。发布招标公告[通过公司官网、行业媒体、招标代理机构等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标]。发售招标文件[向购买招标文件的潜在供应商收取费用，并提供招标文件]。开标[按照招标文件规定的时间和地点开标，公开唱标，公布投标人的投标报价、技术方案等内容]。评标[组建评标委员会，按照评标标准对投标人的投标文件进行评审，推荐中标候选人]。定标[根据评标委员会推荐的中标候选人，确定中标人，并发布中标公告]。签订合同[中标人确定后，采购部与中标人签订采购合同]。（二）询价采购1.适用范围：对于金额较小、技术简单、市场货源充足的采购项目，采用询价采购方式。2.询价程序：选择询价供应商[从供应商档案库中选择不少于三家的合格供应商进行询价]。发出询价函[向询价供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价][询价函应明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量等信息]。收集报价[收集询价供应商的报价，并进行整理分析]。比价确定供应商[根据报价情况，选择价格合理、交货期合适的供应商作为成交供应商，并与其进行谈判，确定最终采购价格和交货期等条款]。签订合同[与成交供应商签订采购合同]。（三）竞争性谈判采购1.适用范围：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目，采用竞争性谈判采购方式。2.谈判程序：成立谈判小组[谈判小组由采购代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二]。制定谈判文件[谈判文件应明确谈判项目的技术要求、商务条款、谈判程序、评定成交的标准等内容]。确定邀请参加谈判的供应商名单[邀请不少于三家的合格供应商参加谈判]。谈判[谈判小组与供应商进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容][谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商]。确定成交供应商[谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，谈判小组根据谈判文件规定的评定成交的标准，确定成交供应商，并向其发出成交通知书]。签订合同[采购部与成交供应商签订采购合同]。（四）单一来源采购1.适用范围：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目，采用单一来源采购方式。2.采购程序：填写《单一来源采购申请表》[详细说明采用单一来源采购方式的原因、采购项目的名称、规格、型号、数量、预算金额等内容，并提交给采购决策委员会审批]。采购决策委员会审批[采购决策委员会对单一来源采购申请表进行审核，批准后方可采用单一来源采购方式]。与供应商协商[采购部与单一来源供应商就采购价格、交货期、质量标准等条款进行协商，并签订采购合同]。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部根据公司工程建设计划和采购计划，结合市场价格行情，编制年度采购预算草案。2.采购预算草案应明确采购项目的名称、规格、型号、数量、预算金额等内容，并报财务部门审核。3.财务部门对采购预算草案进行审核，结合公司年度财务预算，提出修改意见。采购部根据审核意见对采购预算草案进行修改完善后，报公司领导审批。4.经公司领导审批通过的采购预算，作为公司年度采购工作的控制依据。（二）预算执行1.采购部应严格按照采购预算执行采购任务，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定程序办理预算调整手续。填写《采购预算调整申请表》[详细说明调整原因、调整项目的名称、规格、型号、数量、调整金额等内容，并提交给采购决策委员会审批]。采购决策委员会审批[采购决策委员会对采购预算调整申请表进行审核，批准后方可调整采购预算]。2.财务部门负责对采购预算执行情况进行监控，定期对采购支出进行统计分析，及时发现和纠正预算执行过程中的问题。六、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场价格波动、供应商垄断市场等因素可能导致采购成本增加或无法按时采购到所需物资和服务。2.质量风险：供应商提供的物资和服务质量不符合合同要求，可能影响工程建设质量和进度。3.合同风险：采购合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等问题，可能导致公司利益受损。4.供应商风险：供应商破产、倒闭、违约等情况，可能导致采购中断或无法按时交货。（二）风险评估1.采购部定期对采购风险进行评估，分析各种风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果[确定风险等级，制定相应的风险应对措施]。（三）风险应对1.市场风险应对措施：建立市场价格监测机制[及时掌握市场价格动态，合理安排采购时间，降低价格波动风险]。拓展供应商渠道[避免过度依赖单一供应商，降低供应商垄断市场的风险]。2.质量风险应对措施：加强供应商质量管理[严格审核供应商资质，定期对供应商进行质量评估和监督，确保所采购物资和服务的质量]。完善验收制度[加强采购验收环节的管理工作，严格按照合同约定的质量标准进行验收，发现质量问题及时与供应商协商解决]。3.合同风险应对措施：加强合同管理[规范合同起草审核签订执行等流程，确保合同条款明确具体合法有效]。建立合同纠纷处理机制[及时处理合同执行过程中出现的纠纷，维护公司合法权益]。4.供应商风险应对措施：对供应商进行动态管理[定期评估供应商的经营状况和信誉情况，及时发现潜在风险]。要求供应商提供担保或保证金[降低供应商违约风险]。七、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部应