国企采购统一管理制度

PAGE国企采购统一管理制度一、总则（一）目的为加强国有企业采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，防范采购风险，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本企业实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国有企业及其所属全资、控股子企业的采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动应当遵守国家法律法规和政策要求，严格按照规定的程序和方式进行。2.公开公平公正原则：采购过程应当公开透明，确保所有潜在供应商享有平等的机会参与竞争，评标标准应当公平公正，不受任何歧视性因素影响。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，通过科学合理的采购方式和流程，降低采购成本，提高采购效益。4.诚实守信原则：采购各方应当诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒或提供虚假信息。二、采购管理组织与职责（一）采购决策机构企业设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由企业领导班子成员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略和政策；2.审批重大采购项目的采购方案；3.监督采购活动的执行情况；4.研究解决采购过程中的重大问题。（二）采购管理部门企业设立采购管理部门，负责采购活动的组织实施和日常管理。采购管理部门的职责包括：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准；2.编制采购计划，组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动；3.建立和管理供应商库，对供应商进行评价和考核；4.负责采购合同的签订、履行、变更和终止等管理工作；5.协调处理采购过程中的争议和纠纷；6.统计分析采购数据，定期向上级汇报采购工作情况。（三）采购需求部门采购需求部门负责提出采购需求，配合采购管理部门开展采购活动。其职责包括：1.根据企业生产经营需要，准确提出采购货物、工程和服务的需求；2.参与采购项目的技术规格制定、评标标准确定等工作；3.负责采购项目的验收工作；4.反馈采购项目的使用情况和改进建议。（四）其他相关部门财务部门负责采购资金的预算安排、支付审核和财务管理；审计部门负责对采购活动进行审计监督；法务部门负责对采购合同等法律文件进行审核把关，防范法律风险。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.采购需求部门应当根据企业年度生产经营计划、预算安排和实际工作需要，提前编制采购计划。采购计划应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应当按照采购项目的重要性和紧急程度进行分类管理，分为年度采购计划、季度采购计划和月度采购计划。对于重大采购项目，应当单独编制采购计划，并报采购决策委员会审批。（二）采购计划的审批1.采购计划编制完成后，应当按照企业内部审批流程进行审批。一般采购计划由采购管理部门负责人审批；重大采购计划由采购决策委员会审批。审批通过后的采购计划应当严格执行。2.在采购计划执行过程中，如因市场变化、企业生产经营调整等原因需要调整采购计划的，应当按照原审批程序进行审批。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。公开招标适用于采购货物、工程和服务的金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。2.采用公开招标方式采购的，应当按照以下程序进行：编制招标文件：采购管理部门应当根据采购项目的特点和要求，编制招标文件。招标文件应当包括招标公告、投标人须知、评标标准、合同条款等内容。发布招标公告：采购管理部门应当在国家指定的媒体上发布招标公告，公告期不得少于规定天数。发售招标文件：采购管理部门应当向潜在投标人发售招标文件，并收取招标文件工本费。开标评标：采购管理部门应当按照招标文件规定的时间、地点组织开标评标活动。开标应当公开进行，评标应当按照评标标准进行评审。中标公示：采购管理部门应当将中标候选人名单在国家指定的媒体上进行公示，公示期不得少于规定天数。签订合同：采购管理部门应当与中标人签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。邀请招标适用于采购货物、工程和服务的金额较大、技术复杂、潜在供应商较少的项目，或者涉及国家安全、国家秘密、抢险救灾等不适宜公开招标的项目。2.采用邀请招标方式采购的，应当按照以下程序进行：确定邀请对象：采购管理部门应当根据采购项目的特点和要求，从供应商库中选择不少于规定数量的潜在供应商作为邀请对象，并向其发出投标邀请书。编制招标文件：采购管理部门应当根据采购项目的特点和要求，编制招标文件。招标文件应当包括投标邀请书、投标人须知、评标标准、合同条款等内容。发售招标文件：采购管理部门应当向被邀请的潜在投标人发售招标文件，并收取招标文件工本费。开标评标：采购管理部门应当按照招标文件规定的时间、地点组织开标评标活动。开标应当公开进行，评标应当按照评标标准进行评审。中标公示：采购管理部门应当将中标候选人名单在企业内部进行公示，公示期不得少于规定天数。签订合同：采购管理部门应当与中标人签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。竞争性谈判适用于采购货物、工程和服务的技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求；或者采购项目时间紧迫，需要尽快采购的项目。2.采用竞争性谈判方式采购的，应当按照以下程序进行：成立谈判小组：采购管理部门应当组织成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家组成，成员人数应当为单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：采购管理部门应当根据采购项目的特点和要求，制定谈判文件。谈判文件应当包括谈判邀请书、谈判须知、谈判内容、合同条款等内容。邀请供应商：采购管理部门应当向不少于三家符合相应资格条件的供应商发出谈判邀请书。谈判：谈判小组应当与供应商进行谈判，谈判过程中应当严格按照谈判文件规定的程序和内容进行。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。确定成交供应商：谈判小组应当根据谈判文件规定的评标标准，从符合要求的供应商中确定成交供应商，并向采购管理部门提交成交报告。签订合同：采购管理部门应当与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购；或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购；或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采用单一来源采购方式采购的，应当按照以下程序进行：提出申请：采购需求部门应当向采购管理部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、申请单一来源采购的理由等内容。审核论证：采购管理部门应当对采购需求部门提出的单一来源采购申请进行审核，并组织相关部门和专家进行论证。论证通过后，采购管理部门应当将单一来源采购申请报采购决策委员会审批。公示：采购管理部门应当将单一来源采购申请在企业内部进行公示，公示期不得少于规定天数。公示无异议后，采购管理部门应当按照审批意见组织实施单一来源采购。签订合同：采购管理部门应当与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价适用于采购货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采用询价方式采购的，应当按照以下程序进行：成立询价小组：采购管理部门应当组织成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家组成，成员人数应当为单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。制定询价文件：采购管理部门应当根据采购项目的特点和要求，制定询价文件。询价文件应当包括询价邀请书、询价须知、询价内容、合同条款等内容。邀请供应商：采购管理部门应当向不少于三家符合相应资格条件的供应商发出询价邀请书。询价：询价小组应当向供应商发出询价单，要求供应商在规定时间内报价。供应商应当按照询价单要求填写报价，并提供相关证明材料。确定成交供应商：询价小组应当根据询价文件规定的评标标准，从符合要求的供应商中确定成交供应商，并向采购管理部门提交成交报告。签订合同：采购管理部门应当与成交供应商签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标人或者成交供应商后，采购管理部门应当及时与中标人或者成交供应商签订采购合同。采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同应当包括以下主要条款：采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任、争议解决方式等。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购各方应当按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应当跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.采购需求部门应当按照合同约定组织验收，验收合格后应当出具验收报告。验收报告应当包括采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、质量标准、验收情况等内容。（三）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，如因市场变化、企业生产经营调整等原因需要变更合同内容的，采购管理部门应当与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应当作为原采购合同的补充文件，与原采购合同具有同等法律效力。2.采购合同履行完毕或者出现法定终止情形的，采购管理部门应当及时办理合同终止手续，并对合同履行情况进行总结和评价。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门应当建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和程序。供应商准入条件应当包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。2.采购需求部门或者其他相关部门发现潜在供应商后，应当向采购管理部门推荐。采购管理部门应当对推荐的潜在供应商进行资格审查，符合准入条件的，纳入供应商库管理。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应当定期对供应商进行评价和考核，评价和考核内容包括供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面。评价和考核结果应当作为供应商续用、淘汰和调整采购份额的依据。2.采购管理部门应当建立供应商评价档案，记录供应商的评价和考核情况。对于评价和考核不合格的供应商，采购管理部门应当及时采取措施，如暂停采购、降低采购份额、淘汰等。（三）供应商激励与约束1.采购管理部门应当建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如优先采购、增加采购份额、提供合作机会等。2.采购管理部门应当建立供应商约束机制，对违反采购合同约定或者法律法规规定的供应商，依法追究其违约责任，并采取相应的处罚措施，如暂停采购、降低采购份额、淘汰等。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应当建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动进行风险识别和评估。风险识别和评估内容包括采购政策风险、采购计划风险、采购方式风险、采购合同风险、供应商风险等方面。2.采购管理部门应当根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险采购项目，应当重点关注，加强管理和监督。（二）风险应对措施1.采购政策风险应对措施：采购管理部门应当密切关注国家法律法规和政策变化，及时调整采购政策和流程，确保采购活动符合法律法规和政策要求。2.采购计划风险应对措施：采购需求部门应当加强采购计划的编制和审核，提高采购计划的准确性和合理性。采购管理部门应当加强采购计划的执行监督，及时调整采购计划，确保采购项目按时完成。3.采购方式风险应对措施：采购管理部门应当根据采购项目的特点和要求，选择合适的采购方式，并严格按照采购方式的程序和要求进行操作。对于重大采购项目，应当组织专家进行论证，确保采购方式的合法性和合理性。4.采购合同风险应对措施：采购管理部门应当加强采购合同的签订、履行、变更和终止等管理工作，严格审查合同条款，确保合同的合法性和有效性。采购合同签订后，应当及时跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。5.供应商风险应对措施：采购管理部门应当加强供应商管理，建立供应商评价和考核机制，选择优质供应商，并与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。在采购过程中，应当加强对供应商的监督和管理，及时发现和解决供应商存在的问题。八、采购监督与审计（一）内部监督1.企业内部审计部门应当定期对采购活动进行审计监督，审计内容包括采购管理制度的执行情况、采购计划的编制和执行情况、采购方式的选择和执行情况、采购合同的签订和履行情况、供应商管理情况等方面。2.审计部门应当及时发现和纠