哈药集团采购制度

PAGE哈药集团采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范哈药集团的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司生产经营的物资需求，提高采购资金使用效益，维护公司利益。（二）适用范围本制度适用于哈药集团总部及所属各子公司、分公司的采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，遵循公平公正的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视，确保竞争环境公平。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，除涉及商业秘密等特殊情况外，采购流程、采购结果等应向相关人员和部门公开。4.效益原则：在满足公司生产经营需求的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本，提高资金使用效率。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的义务，维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.采购决策委员会：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，负责审议重大采购项目、采购政策和采购预算等，对采购活动进行决策和监督。2.职责制定和修订采购战略、政策和制度。审议年度采购预算和重大采购项目计划。对采购过程中的重大事项进行决策，如供应商选择、采购价格确定等。监督采购活动的执行情况，对违规行为进行纠正和处理。（二）采购执行部门1.采购部门：负责具体采购业务的实施，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订与执行、采购款项支付等。2.职责根据公司生产经营需求和库存情况，编制采购计划，经审批后组织实施。开展供应商调查、评估和选择工作，建立供应商档案，维护供应商关系。按照采购流程，组织采购谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况，确保合同有效履行。负责采购物资的验收、入库工作，对采购物资的质量、数量、规格等进行核对，发现问题及时处理。办理采购款项的支付手续，审核相关凭证，确保支付合规。定期统计采购数据，分析采购成本和效益，为公司采购决策提供依据。（三）其他相关部门1.需求部门：提出物资和服务的采购需求，参与采购项目的技术要求制定、供应商选择和验收等工作。2.职责根据公司生产经营计划和实际需求，准确提出采购申请，明确采购物资的规格、型号、数量、质量要求等。协助采购部门进行供应商技术交流和谈判，提供技术支持和质量标准要求。参与采购物资的验收工作，对验收结果进行确认。反馈采购物资的使用情况，提出改进建议。2.质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和监督，确保采购物资符合质量标准。3.职责制定采购物资的质量检验标准和验收流程。对采购物资进行抽样检验或全检，出具质量检验报告。对采购物资质量问题进行调查和处理，提出整改意见和建议。参与供应商质量管理体系评估，推动供应商提高质量水平。4.财务部门：负责采购资金的预算管理、支付审核和财务核算等工作。5.职责参与编制采购预算，审核采购资金使用计划。对采购款项支付进行审核，确保支付凭证合法合规，资金支付安全。进行采购业务的财务核算，准确记录采购成本和相关费用。定期对采购资金使用情况进行分析和监督，防范财务风险。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据公司生产经营计划、库存情况和实际需求，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。对于重大采购项目，需提前提交采购决策委员会审议。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请表后，结合公司库存情况、采购周期、市场供应情况等因素，对采购需求进行综合分析和评估。2.根据评估结果，编制采购计划，明确采购物资的具体规格、数量、采购时间、采购方式等内容。采购计划经采购部门负责人审核后，报公司分管领导审批。（三）供应商选择与管理1.供应商调查采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行调查，了解其基本情况、生产经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况。实地考察供应商的生产基地、生产设备、质量管理体系等，评估其实际生产能力和管理水平。2.供应商评估与选择采购部门根据供应商调查结果，建立供应商评估指标体系，对供应商进行综合评估。评估指标可包括供应商资质、产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等方面。采用定量与定性相结合的方法，对供应商进行打分，选择得分较高的供应商作为合格供应商。对于重大采购项目，可组织相关部门进行联合评审，确定最终供应商。3.供应商管理采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史、交易记录等内容。定期对供应商进行跟踪评估，根据评估结果调整供应商等级，对于表现不佳的供应商，采取警告、暂停合作、淘汰等措施。与供应商保持良好的沟通与合作，及时反馈公司需求和意见，共同解决合作过程中出现的问题。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判采购部门根据采购计划和选定的供应商，组织采购谈判。谈判人员应包括采购人员、需求部门代表、质量部门代表等，必要时可邀请法律专业人员参与。谈判内容包括采购物资的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等条款。谈判人员应充分了解市场行情和公司需求，争取有利的谈判结果。在谈判过程中，应保持公平公正，尊重对方意见，通过协商达成双方都能接受的采购合同条款。2.合同签订采购谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，合同内容应符合法律法规要求，明确双方的权利和义务，包括采购物资的详细规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同经公司法律部门审核后，由采购部门负责人与供应商签订。对于重大采购合同，需报公司分管领导或采购决策委员会审批后签订。（五）采购合同执行与验收1.采购合同执行采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交付采购物资。供应商应按照合同约定的时间、地点和方式交付采购物资，采购部门应提前做好接收准备工作，包括安排运输车辆、仓库存储空间等。在采购物资交付过程中，如发现问题或纠纷，采购部门应及时与供应商协商解决，必要时可依据合同约定追究供应商的违约责任。2.验收采购物资到货后，采购部门通知质量部门、需求部门等相关人员进行验收。验收人员应按照合同约定的质量标准和验收流程对采购物资进行检验。验收内容包括采购物资的数量、规格、型号、外观质量、性能指标等方面。验收人员可采用抽样检验、全检等方式进行验收，并出具验收报告。如验收合格，采购物资办理入库手续；如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格为止。对于因质量问题给公司造成损失的，采购部门应按照合同约定追究供应商的赔偿责任。（六）采购款项支付1.采购物资验收合格且发票等相关凭证齐全后，采购部门填写付款申请单，附上采购合同、验收报告、发票等资料，提交给财务部门审核。2.财务部门按照公司财务制度和相关规定，对付款申请单及相关凭证进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、验收结果、发票的真实性和合法性、付款金额的准确性等。3.财务部门审核通过后，报公司分管领导审批。经审批同意后，财务部门办理采购款项的支付手续，确保资金支付安全、合规。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门根据公司年度生产经营计划、采购需求预测等因素，编制年度采购预算草案。采购预算应包括采购物资的种类、数量、预计采购金额等内容。2.采购预算草案经采购部门负责人审核后，提交给财务部门。财务部门结合公司年度财务预算和资金状况，对采购预算草案进行综合平衡和审核。3.采购预算经公司分管领导审核后，报采购决策委员会审议批准。批准后的采购预算作为公司年度采购活动的控制依据。（二）预算执行与监控1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并向采购部门反馈。采购部门应根据财务部门的反馈意见，采取有效措施确保采购预算的执行。3.采购决策委员会定期对采购预算执行情况进行检查和评估，对预算执行偏差较大的情况进行分析和研究，提出改进措施和建议，确保采购预算的有效执行。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险因素进行评估，确定风险的等级和影响程度。3.根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略，优先处理高风险因素，降低采购活动的风险水平。（二）风险应对措施1.市场风险应对关注市场动态，及时了解市场价格波动、供应短缺等信息，合理安排采购计划，避免因市场变化导致采购成本增加或物资供应中断。与供应商建立长期稳定的合作关系，通过签订长期合同、锁定价格等方式，降低市场价格波动风险。开展市场调研，寻找多个供应商，拓宽采购渠道，提高市场供应的稳定性和灵活性。2.供应商风险应对加强供应商管理，定期对供应商进行评估和考核，淘汰不合格供应商，降低供应商违约风险。要求供应商提供履约保证金或担保，以保障公司利益。建立供应商应急管理机制，在供应商出现突发情况导致供应中断时，能够及时采取替代供应商等措施，确保公司生产经营不受影响。3.质量风险应对严格执行采购物资质量检验标准和验收流程，加强对采购物资质量的检验和监督，确保采购物资符合质量要求。与供应商签订质量保证协议，明确质量责任和违约责任，要求供应商对采购物资质量负责。定期对供应商质量管理体系进行评估，推动供应商提高质量管理水平。4.合同风险应对采购合同应明确双方的权利和义务，条款清晰、准确、合法，避免合同纠纷。加强合同签订前的审核工作，确保合同符合法律法规要求和公司利益。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同执行情况，发现问题及时采取措施解决，防范合同违约风险。5.付款风险应对严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款，确保付款合规。加强对付款凭证的审核，防范虚假发票等风险。建立供应商信用评价体系，对信用状况不佳的供应商采取谨慎付款或其他风险防范措施。六、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部门通过多种渠道收集采购相关信息，包括市场价格信息、供应商信息、行业动态信息、法律法规政策信息等。2.建立采购信息收集机制，明确信息收集的责任人和渠道，定期收集和整理采购信息。3.鼓励采购人员、需求部门人员等积极提供采购信息，对提供有价值信息的人员给予奖励。（二）采购信息分析与利用1.采购部门对收集到的采购信息进行分析和研究，提取有价值的信息，为采购决策提供依据。2.分析采购信息的变化趋势，如市场价格走势、供应商动态等，预测采购成本和供应风险，提前制定应对策略。3.利用采购信息优化采购流程，提高采购效率和效益，如通过分析供应商报价，选择性价比高的供应商。（三）采购信息保密1.明确采购信息的保密范围，包括供应商信息、采购价格、采购合同条款、公司采购计划等涉及公司商业秘密的信息。2.对接触采购信息的人员进行保密教育，签订保密协议，明确保密责任和义务。3.采取必要的技术措施和管理措施，确保采购信息的安全存储和传输，防止信息泄露。七、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门对发现的问题及时提出整改意见和建议，并跟踪整改情况，确保采购活动规范、合法。3.公司纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违规行为，维护公司利益。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，配合政府部门做好采购项目的备案、审批等工作，确保采购活动符合法律法规要求。2.主动接受社会监督，如通过公司网站、公告栏等渠道公开采购信息，接受供应商和社会公众的监督。（三）采购考核1.建立采购绩效考核制度，对采购部门和