卫计系统物资采购制度

PAGE卫计系统物资采购制度一、总则（一）目的为加强卫计系统物资采购管理，规范采购行为，确保物资采购的合法性、合规性、合理性和效益性，保障卫计系统各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫计系统内各级各类医疗卫生机构、疾病预防控制机构、卫生监督机构等单位（以下统称“各单位”）的物资采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：物资采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格按照本制度及相关采购流程进行采购操作，确保采购过程规范有序。3.合理性原则：根据各单位实际工作需要，合理确定采购物资的品种、数量和规格，避免浪费和过度采购。4.效益性原则：在保证物资质量的前提下，通过科学合理的采购方式和管理手段，降低采购成本，提高采购效益。5.公开、公平、公正原则：采购活动应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。二、采购组织与职责（一）采购决策机构各单位应成立物资采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由单位领导、相关部门负责人等组成，其主要职责包括：1.审议物资采购计划和预算。2.审定采购方式和采购文件。3.监督采购过程，协调处理采购中的重大问题。4.对采购结果进行审核和批准。（二）采购执行部门各单位应设立专门的物资采购部门或指定专人负责物资采购的具体实施工作。采购执行部门的主要职责包括：1.根据各部门需求，编制物资采购计划。2.组织实施采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标等。3.与供应商签订采购合同，并负责合同的执行和跟踪。4.收集、整理采购相关资料，建立采购档案。5.定期统计分析采购数据，为采购决策提供参考依据。（三）需求部门各单位内部的各部门为物资需求部门，负责提出物资需求计划，并对采购物资的质量、规格等进行确认。需求部门的主要职责包括：1.根据本部门工作实际，提前向采购执行部门提交物资需求计划，明确物资的品种、数量、规格、技术要求等。2.参与采购过程中的技术谈判和验收工作，确保采购物资符合本部门工作需要。3.对采购物资的使用情况进行跟踪和反馈，为采购决策提供参考。（四）监督部门各单位应设立内部监督部门，对物资采购活动进行全程监督。监督部门的主要职责包括：1.监督采购决策机构和采购执行部门的工作，确保采购活动符合本制度及相关规定。2.受理对采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查处理。3.定期对采购活动进行审计，检查采购程序的执行情况和采购资金的使用效益。三、采购计划管理（一）计划编制1.各需求部门应于每年年底前，根据本部门下一年度的工作任务和业务发展需求，编制物资需求计划，并提交给采购执行部门。2.采购执行部门应结合各需求部门的物资需求计划，综合考虑库存情况、市场供应情况等因素，编制年度物资采购计划。年度物资采购计划应明确采购物资的品种、数量、规格、预算金额、采购时间等内容。3.对于临时性或紧急性物资需求，需求部门应及时向采购执行部门提出申请，采购执行部门应根据实际情况，在确保工作正常开展的前提下，合理安排采购。（二）计划审批1.采购执行部门编制的年度物资采购计划应提交给采购决策机构进行审批。采购决策机构应根据各单位的工作实际和资金状况，对采购计划进行审核和批准。2.经批准的物资采购计划应严格执行，不得擅自调整。如因特殊情况需要调整采购计划，应按照规定的程序重新进行审批。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的物资采购，应当采用公开招标方式：采购金额达到规定限额以上的。采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的。非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定及其他原因不能事先计算出价格总额的。3.采用公开招标方式采购的，采购执行部门应按照相关法律法规和规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标和定标等工作。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的物资采购，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购执行部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书，组织开标、评标和定标等工作。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的多家供应商分别进行谈判，从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的物资采购，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的物资采购，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购执行部门应组织相关人员进行论证，并形成论证意见。论证意见应包括采购项目的必要性、单一来源供应商的唯一性、采购价格的合理性等内容。采购执行部门应将论证意见提交给采购决策机构进行审批。经批准后，采购执行部门应与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购执行部门应向三家以上供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。采购执行部门应根据供应商的报价情况，选择报价最低且符合采购需求的供应商作为成交供应商，并与其签订采购合同。五．采购流程（一）采购申请1.需求部门根据本部门工作需要，填写物资采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等内容，并提交给采购执行部门。2.物资采购申请表应经需求部门负责人签字确认，并加盖部门公章。（二）采购审批1.采购执行部门收到物资采购申请表后，应进行初步审核，核实采购需求的真实性和合理性。2.对于符合采购条件且金额较小的采购申请，采购执行部门可直接进行采购；对于金额较大或重要的采购申请，采购执行部门应提交给采购决策机构进行审批。采购决策机构应在规定时间内完成审批，并将审批结果通知采购执行部门。（三）采购实施1.根据采购审批结果，采购执行部门选择合适的采购方式进行采购。2.公开招标采购流程：采购执行部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，通过指定媒体或网站向社会公开招标信息，邀请潜在供应商参加投标。接受供应商报名，对报名供应商进行资格审查，确定符合要求的供应商名单。组织开标、评标会议，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。3.邀请招标采购流程：采购执行部门从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。组织开标、评标会议，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。4.竞争性谈判采购流程：采购执行部门成立谈判小组，制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。邀请符合资格条件的供应商参加谈判，谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商进行报价。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。与成交供应商签订采购合同。5.单一来源采购流程：采购执行部门组织相关人员进行论证，并形成论证意见。论证意见应包括采购项目的必要性、单一来源供应商的唯一性、采购价格的合理性等内容。将论证意见提交给采购决策机构进行审批。经批准后，采购执行部门与单一来源供应商进行协商，并签订采购合同。6.询价采购流程：采购执行部门向三家以上供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价。采购执行部门根据供应商的报价情况，选择报价最低且符合采购需求的供应商作为成交供应商，并与其签订采购合同。（四）合同签订1.采购执行部门应在确定成交供应商后，及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资的品种、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订后，采购执行部门应将合同副本提交给需求部门、财务部门等相关部门备案。（五）验收付款1.物资到货后，需求部门应按照采购合同的要求，及时组织验收。验收内容包括物资的品种、规格、数量、质量、技术要求等方面。验收合格后，需求部门应填写物资验收单，并签字确认。2.采购执行部门应根据物资验收单和采购合同，办理付款手续。付款方式应按照采购合同的约定执行。财务部门应严格审核付款申请，确保付款依据充分、手续齐全。3.对于验收不合格的物资，需求部门应及时通知采购执行部门与供应商协商处理。如因供应商原因导致物资不合格，采购执行部门应按照采购合同的约定，要求供应商承担相应的违约责任，如退换货、赔偿损失等。六、采购合同管理（一）合同签订采购执行部门应在确定成交供应商后，按照采购文件和谈判结果，与供应商签订书面采购合同。采购合同应明确采购物资的品种、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，采购执行部门应将合同副本提交给需求部门、财务部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息。2.供应商应按照采购合同的约定，按时、按质、按量供应物资。如因特殊原因需要变更合同条款，供应商应提前通知采购执行部门，并经采购执行部门同意后签订补充协议。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更或解除合同的，采购执行部门应及时与供应商协商，并签订变更或解除合同的协议。2.合同变更或解除后，采购执行部门应及时通知需求部门、财务部门等相关部门，并办理相应的手续。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，采购执行部门应及时与供应商协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。2.采购执行部门应积极配合相关部门处理合同纠纷，提供必要的证据和资料，维护本单位的合法权益。七、采购监督与管理（一）内部监督1.监督部门应定期对物资采购活动进行检查，重点检查采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.监督部门应建立健全采购监督档案，对采购活动中的监督检查情况、投诉举报处理情况等进行详细记录。（二）供应商管理1.采购执行部门应建立供应商档案，对供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、信用状况等进行记录和管理。2.采购执行部门应定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交